提供打印服务和创建文档是每个公司工作中相当重要的组成部分。 由于打印服务的停机会导致严重的后果，因此工作流的连续性正越来越多地被置于许多具有战略意义的任务上。 随附运输文档，质量证书，会计帐户，产品目录注册-可能有很多示例，它们的维护可能会对IT部门的员工造成沉重负担。 我们提供了一个小清单，可以帮助您完成此任务。
评估当前绩效
评估公司现有的打印设备数量是否最佳。 为此，值得审核打印基础结构和过程。 实际上，有必要分析每个部门生产的打印文件的类型，这些文件的数量，过程，生产的时间和设备。 一切可能比乍看之下要复杂得多。 有必要根据所有打印设备的打印量来分析实际样本，并考虑到文档生产的季节性以及每个部门对文档本身质量的要求的独特性以及创建文档的可能可用选项。 您将不得不深入研究文档创建过程，并了解每个部门的满意度和需求。 许多公司能够自行完成这项任务，但是如果设备车队由大量设备组成，则这种分析将变得更加困难，并且有些公司将不得不处理公司办公室的复杂地理位置，这将使任务更加复杂。
获取这些统计信息后，有必要分析打印设备的每种型号，并了解该设备的功能是否足够，其打印速度，该设备的资源是否与其实际负载相对应，以及确定何时需要更换模型。
另一个重要问题是设备操作的总成本以及在不降低质量的情况下降低价格的可能性。
收集数据后，有必要评估信息并了解所有可能的选择和更改方式。 但是，并非所有可用于收集统计信息和后续分析的信息和工具都可以在开源中获得。 评估自己的优势：有时候，找到一家在外包方面拥有专业知识，对质量负责的公司比自己承担这项工作更好。
变更实施
最困难的阶段之一 人们倾向于警惕任何变化。 无论创新是否对员工有利，打印基础架构的任何更改都将导致工作流程的额外麻烦，这对于IT部门可能是个问题。
更改本身可以逐步进行，也可以立即进行，但是无论如何，您都需要考虑用户的意见。 更新后的系统的所有优点都应清楚，清楚地传达给公司的每个员工，以及公司在实施这些更改时所追求的目标。 在此过程中，有关使用新设备和软件的信息信函，培训和说明，培训管理员和主要用户以及高层管理人员的变更概述将为您提供帮助。 如果所有这些都包含在更新服务的过程中，则说明该工作已有效完成。 否则，任何缺陷都可能导致某些问题。
打印系统的后续管理
重要的是要记住，如果没有持续的控制和管理过程，打印服务就会失去其意义。 打印过程应不间断且容错，所生成文档的质量应始终处于要求的水平，并且用户应始终可以使用当前系统的最大可能功能。 因此，组织应能够监视打印设备和软件解决方案的运行，立即响应任何事件并根据公司主要业务的目标迅速进行更改。
还必须明确控制与打印服务有关的事件数，解决事件数据的响应时间以及服务的恢复时间。 评估负载非常重要：根据公司的规模和任务的数量，所有这些都可能意味着系统管理员要花费大量时间，还要分配整个员工部门来管理创建和维护文档的过程。
控制的另一个重要方面是所生产文档的安全性和信息泄漏的可能性。 最后，在开展每项业务之前，有3种方法来解决此问题：对控制不充分视而不见，设置某些任务并加载自己的员工，或将此过程交给服务提供商的管理层。
简化和简化您的工作流程。
考虑到打印设备和随附软件生产中的所有最新技术进步，几乎可以实现任何管理要求：从移动设备打印，扫描后自动路由文档，在内部ERP系统中启动批准流程，识别文档并自动搜索特定单词按下几个按钮之前，会通知安全部门，自定义界面并简化设备的操作，并带有条形码 以及随后在文件夹中分发文档。 此列表仅受想象力限制，实施的可能性仅限于内部员工的知识和专长。
无论如何，已经在第一阶段就可以评估负载的程度，并决定您是否能够在内部处理任务，还是值得将其外包。 我们谨此提醒您，我们可以为您提供帮助。
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