当然，你们每个人都熟悉该组织开始在Excel中进行内部分析的情况，因为其功能已经绰绰有余。 但是随着公司的发展，任务变得更加复杂，数据量也随之增加，Excel首先开始吟，然后变成“天体缓慢移动”，这导致每天有偿工作时间的浪费。
我们今天的故事是关于具有大文档流的联邦级公司如何从注册表中以庞大的Excel文件的形式转换为正常的，明智的BI工具。 好吧，这是关于我们对公司的运作方式的愿景（客户尚未做出最终决定）。
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要了解问题的实质：现在，在一家公司中，通过Excel准备和合并数据需要占用员工大约80％的工作时间，其中79％等待程序本身的响应。 也就是说，一个人执行了一些操作，写了一个公式或值，按Enter键然后去吸烟，喝咖啡或吃午饭：一些合并和数据更新操作需要40分钟到2个小时。
主要问题是在古代建立的数据整合机制-一堆复杂的交叉公式，其中恶魔折断了腿。 一旦某种“大师” Excel发明了这种机制，但他显然并不假定会处理如此大量的数据。 以前，一切工作都没有刹车，带有规定公式的文件只是在项目之间复制。 几年后问题开始出现时，没人知道合并是如何进行的。 但是不可能找到可以重做的专家，这并不奇怪：开发人员通常不会学习Excel公式语言，也不会使用它。
Excel中计算的复杂性和持续时间导致了这样一个事实，即随着数据量的增加，有必要逐步雇用越来越多的员工加入部门，因为现有员工不再处理文档。
这种情况并没有立即发生，也没有一天发生。 结果，客户决定：该迁移了。 主要要求是新系统对流程的影响应尽可能小。 也就是说，客户当然不满意Excel的速度变慢，但他确实不希望由于新工具而更改常规操作。 整个过程可以分为两个主要阶段：
- 准备各种来源的数据，主要是纸质文件，
- 注册表项以Excel文件和合并的形式。
客户的技术流程如下：
第二个细微差别：在向注册表中输入数据时，员工检查之前是否已输入过此文档。 为此，请在详细信息集上进行搜索。 我们建议使该过程自动化，并在输入阶段识别出重复项。 就是说，一个新文档到达后，他们开始在没有任何过滤器的情况下将其驱动。 如果系统通过任何参数（例如，按付款目的和日期）找到重复项，则该条目将以红色突出显示，以便用户确定输入的数据或已输入的数据中是否有错误。 因此，实现了通过Excel控制记录重复和正确输入的控制。
我们决定不创建来自其他供应商的动物园。 在这种情况下，Microsoft的解决方案最好不是因为该公司同时开发了Excel和Power BI。 甚至不是因为它们彼此之间很好地集成在一起。 Just Power BI允许您将整个文件夹用作数据源，用户可以在其中放置自己认为合适的其他文件（包括文本文件）。 一键处理它们。 好吧，如有必要，添加其他信息来源（1C，其他部门的自动会计系统等）。
实际上，Power BI和Power Query可以加快数百倍的速度，并绕过Excel操作的数据量的限制。 最初是6万4千行，现在账单已达数百万。 因此，如果您受到Excel功能的限制，那么下一个逻辑步骤可能是切换到Power Pivot或Power BI：它们使用相同的方法和机制。 如果您使用M语言（在Power Query中）或Power Pivot中的DAX中的某些公式来处理数据，则所有这些实际上都将起作用，而无需更改Power BI。
Power BI作为一个单独的集成产品，使您可以将已经“挂在” Excel多年的所有这些技术组合在一起，例如圣诞树上的玩具。 尽管无法（几乎）将数据输入到数据中，但不能像在Excel中那样考虑A + B，但是它可以用作处理大量数据的处理器。 例如，如果您需要对大量的列或行执行一些计算。 Excel也可以做到，但要花几小时，而Power BI只需几秒钟。
假设有两个或三个竞争产品可以同样快地执行相同的计算，但是它们不能与Excel很好地集成，同样重要的是，将需要部署其他IT基础结构。
此外，您不能打折财务组件：如果您只想使用此机制来集成自己的Excel文件，并且可以单独或作为一个小组的一部分来准备报告或分析数据，则Microsoft免费提供Power Pivot Desktop。
同时，可以在计算机之间自由移动创建的Power BI文件，例如Excel报表。 结果，用户不仅获得了一些经过计算的固定数据，而且Power BI为构建各种交互式的，立即重新计算的图形和图表提供了充足的机会。
引入Power BI之后，根据最悲观的估计，计算阶段的持续时间减少了200–300倍（！）。 考虑到该部门目前有12名员工，他们花大量时间处理文件，因此我们可以安全地将员工人数减少4倍。这已经是工资税和税费的显着节省。
但是节省时间和金钱并不是该解决方案的唯一优势。 以前，该公司从未分析过全部数据-仅针对每个业务线或项目进行了分析。 Excel根本无法处理这样的负载。 现在，不仅可以进行项目的横断面分析了。 随着该系列产品的进一步扩展，例如Power BI Pro，Power BI RS甚至Power BI Premium，将有可能为各种类型的用户准备交互式报告，管理对敏感数据的访问级别并提供通过Web或移动设备的访问权限。
也就是说，实际上无需更改工作流程，就可以向公司中的所有决策者提供如他们所说的信息。
Jet信息系统（ McCow ）整合和数据可视化系统部专家Yuri Kolmakov