敲响天堂：使用SAP Ariba管理云中的采购

今天，我们想谈谈SAP Ariba解决方案系列，该系列解决方案提供了有趣的技术，可用于开发采购领域中公司之间的交互过程。 在这篇文章中，我们将讨论在SAP平台上针对俄罗斯的一个相对较新的解决方案的工作原理，并讨论几个已经实施且具有现成结果的项目。

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简而言之，2012年，Ariba收购了SAP。 而且有充分的理由。 Ariba产品系列基于Ariba Network（Ariba Network），Ariba Network是一个全球业务网络，展示了高增长动力，现已扎根俄罗斯。 在Ariba Network上注册的公司超过250万家，每年通过它进行的付款达到500亿美元。 同意，对于在国际上工作感到好奇吗？ 但是，作为NORBIT专家的俄罗斯集成商，我们是NORBIT的专家 ，对它在IT服务市场权威评级中的第一名做出了巨大贡献（顺便说一下， 这是IDC最新研究的结果 ），比SAP Ariba更加有趣在我们国家可能有用。

采购问题

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在俄罗斯，采购部门是世界上监管最严格的部门之一。 在立法层面，监管框架的变化和补充不断出现，涉及公共采购和有州参与的公司的采购。 因此，有必要不断更新业务流程并更改与内部和外部信息系统的交互。 如您所知，这需要大量的人工和财务成本。

成本很高。 在分析了各组织公布的用于开发和支持采购流程的计划后，我们得出的结论是，大公司每年在这方面的花费从几百万卢布到几千万卢布不等，其中有超过一亿卢布用于支持采购活动。 这还不包括维持一支提供支持的专家队伍所产生的额外费用。


但是最大的问题是浪费了宝贵的时间，对瞬息万变的情况做出迅速反应变得不可能。 结果，即使在完善单个决策功能和优化的情况下，公司也被束缚为复杂的预算周期，供应商选择程序和文档要求（根据GOST）。 现有的对维持运营电路的重视并不能使很多精力集中在解决其他紧急问题上，在这种情况下，SAP Ariba可以成为更改“游戏规则”的非常有用的解决方案。


系统中业务流程的动态变化使采购流程现代化，包括解决采购部门的紧急需求：

• 过渡到统一的采购策略，
• 由于自动化降低了成本，
• 支持数据的相关性和准确性，
• 搜索和快速鉴定供应商，
• 提高运营效率
• 在工作场所进行培训。

文书工作继续在俄罗斯公司中占主导地位，在最佳情况下，中间文件是通过邮件发送的，然后将生成的文件扫描并放置在文件管理系统中。

因此，需要开发或实施现成的用于采购管理的单一工具，并将其与公司的各种IT系统集成-从ERP和会计到仓库和物流。 通常，您需要更改整个数据传输和批准链。 毕竟，如果您简化了典型的采购流程，它将看起来像这样：


如您所见，处理文档的过程从一个部门转移到另一个部门，执行了多个批准周期，职责范围并不总是形式化的，并且试图实施以当前形式集成与采购相关的所有流程的IT解决方案的尝试陷入了困境。 创建一种方案，其中不需要相互多次传输文档，也不需要大量批准，这将更加简单-这样，IT工具本身就可以规范所有流程，并有助于提高采购效率。


与对手方互动时，俄罗斯公司也会遇到同样的问题。 为此，他们通常会进行开发，然后多年支持组织与供应商互动的各种解决方案：与电子平台集成，开发供应商门户，连接市场位置，与电子信息交换运营商互动等等。 相反，SAP Ariba网络的使用消除了中间商，降低了与供应商互动的复杂流程的集成和维护成本，并为所有内部和外部流程参与者的互动形成了一个单一的信息空间。

我应该重新发明轮子吗？

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SAP Ariba包含其他公司已经在使用的模板。 该系统不断为各种规模和行业部门的公司提供新的采购方法，这些方法由参与者存储为一组业务规则。 换句话说，SAP Ariba允许您根据现有法规进行采购，但要考虑到其他组织的积极采购经验以及使招标和开票流程自动化。 作为已经建立的采购实践的示例，以下是具有基于Ariba的集中式采购管理系统的典型公司结构。


优点是这里不需要集成任何东西-已经实现了所有接口，并且系统内部支持协调过程。 例如，一个相当大的金融集团在签约时遇到了问题。 从历史上看，该组织已经开发了处理合同的各种方法的实践，结果，合同的数量达到了240种，每项新协议的签订周期开始要花几个月的时间。 此外，该公司目前拥有6,000多个客户和25,000多个需要管理的有效合同。

基于SAP Ariba，我们能够逐渐切换到标准合同，并创建一个注册表并向其传输所有合同数据。 实际上，为了解决该问题，仅使用了一个解决方案模块-SAP Ariba Contract Management。 连同模型合同的形成和数据迁移，其实施仅用了5个月的时间。 一年后，公司55％的合同成为标准，为他们创建了6个通用协调方案，签订合同的时间平均减少了32％。


另一个说明性的例子是一家大型运输公司，有6000多名员工，包括地区部门。 随着组织的发展，缺乏单一的数字采购方案导致维修订单和帐户的成本增加（每年分别为250,000和420,000）。 为了解决该客户的问题，已经使用了四个组件-Ariba供应商管理，与ERP系统集成的Ariba P2P，Ariba Sourcing和Ariba Spend Visibility。


整个系统的实施花费了6个月的时间，在此期间，公司收到了用于电子采购和优化承包商工作的交钥匙解决方案。 总共有350个用户连接到该系统，结果如下：运营第一年的成本降低了8.5％，供应商数量减少了14％，采购时间减少了48％，员工效率提高了40％。

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如果我们实质性地讨论已实现的模块，那么它们将与客户解决以下问题。

• Ariba Supplier Management允许您管理客户关系，并且在3个月内实施。
• 通过Ariba网络与承包商进行直接交互的Ariba P2P已在4.5个月内实施，包括与客户的ERP系统集成。
• Ariba Sourcing是一种可帮助寻找新供应商的解决方案，其实施历时2.5个月。
• “支出可见性”分析模块刚刚成为降低成本的关键要素，因为它使您可以跟踪公司与各种供应商互动时的所有支出。 将其集成到公司的基础架构中花了3个月的时间。

有趣的潜力

根据已经实施和正在实施的项目的结果，我们发现了SAP Ariba的一个有趣功能。 该系统使您可以快速优化采购管理流程，同时提供许多可能无法由公司实施但在实践中非常有用的“好东西”。


首先，Ariba可以访问国际采购流程，并允许供应商向他们甚至没有想到的地区的公司提供服务。 反过来，俄罗斯公司可以在中国寻找新的但已同时经过验证的供应商，例如，在中国，并签定更多有利可图的合同。

其次，Ariba允许您评估由于供应商的问题而可能产生的风险。 一个智能系统可以分析来自十万多个来源的数据，并告知您的一个供应商遇到了问题。 特别是，您可以立即停止向他购买产品，这样严重的问题就不会影响您的公司。

第三，自动合同准备工具有助于确保遵守公司业务所在地区的法规要求，并根据当地税务机关的规定开具发票。 开发人员已经创建的通知和提醒系统通知了协调和审核员中所有参与者的必要动作，从而减少了官僚程序所需的时间。

我们注意到的第四件事是现成的过程，从纸质文档逐步过渡到电子合同，然后过渡到所谓的“智能合同”的实施。 同时，可以完全符合FSB和其他监管机构的要求，与包括俄罗斯在内的各种电子签名服务提供商合作。

最后，第五个优势是能够基于SAP Cloud Platform扩展Ariba功能。 借助SAP云平台，该系统几乎可以适应任何具体情况，而不必依赖正在进行改进的特定公司。 解决方案中已经内置了面向业务的流程管理系统，使您无需IT部门专家即可配置和实施业务流程。

同时，鉴于SAP Ariba解决方案最近已在俄罗斯市场引入，因此在某些领域中，SAP Ariba的功能可能需要俄罗斯公司进一步适应法规文件的要求。 考虑到联邦法律“关于电子数字签名”的要求并连接到电子文档交换运营商，在组织具有法律意义的文档流程时必须最终确定该系统。 同样，Ariba将不得不“加快”收集有关俄​​罗斯惯例的供应商信息的服务（USRLE数据，FTS信息，不道德供应商的登记册等）。

但是，该系统实际上具有许多有趣的功能，如果尊敬的Habr读者想了解如何组织风险管理，信息传递，集成以及成功的架构的其他元素以及对俄罗斯解决方案而言足够新的过程，我们将在下面讨论它们帖子。