在过去的一个月中，我与多家公司进行了71次Skype呼叫培训。 任务是介绍我们正在开发的项目管理系统。 同意这种格式的所有人的要求几乎都是相同的：“如何将团队吸引到项目管理系统和项目本身中？”。 或简单地说：“
如何使一切正常？ ”
最初的Skype很长，而且效率不高，但是从15日开始，我对脚本感到满意，并开始根据公司和情况填写已发行报价的表格。
本文包含将团队吸引到项目中的10条关键建议。 下面表达的所有想法都适用于任何系统，但是我们的
YouGile的界面给出了一些示例。
一个重要的事实是，经过一个小时的Skype使用后，公司的参与者在我们系统中的活跃度是普通用户的8.5倍。 与同意使用Skype的用户相比，活跃度提高了2.3倍，但后来取消了该活动。
大致了解一下，我将给出一些公司及其活动领域，并在此基础上编制了一系列建议：
- 视频制作。 36个人 拍摄广告和短米。
- 金矿开采厂 。 25个人 他们正在计划对公司进行重组。
- 网络工作室/ SMM代理商 。 12个人 实施客户项目。
- 设计和施工组织 。 15个人 开发用于住宅建筑物重建的项目。
- 浴室的建设者。 28个人。 对象的实现。
- 审计公司。 20个人 一家大银行的女儿，负责部门审计的项目。
- 国立研究大学。 支持部10人。 票务管理和网络现代化项目的实施。
- 银行业的IT开发。 110-135人。 他们编写内部软件。
- 购物和娱乐综合体的建设，租赁和维护。 大约100人。 设施建设，维修，收债项目。
将团队吸引到项目中的10条建议
1.提出符合业务流程逻辑的董事会结构
此项是最重要的，这是任何管理系统都不能长期存在于公司中的第一个原因。
通常，公司没有任何规定的流程。 如果它们不在控制系统出现之前，则不会在之后出现。 混乱依然存在。 在实现之前，有必要坐下来写下您要作为算法组织的所有内容。 然后弄清楚如何在带有列的木板系统中实现此功能。
通常情况看起来像这样。 “年轻”项目经理（项目经理）分三列-“新建”，“工作中”，“完成”，并告诉团队：“入门”。 并且...该命令至少在系统中不起作用。 真实的过程总是有很多细节，即使是三列中最简单的过程也应该具有优先级和负责任性。
这是如何不这样做的另一个典型示例。
想象一下办公室经理的简单工作，可以清楚地将其组织在董事会中的三列中：
- 领导者将两个人添加到该项目中-他本人和经理Lena。
- 分为三列-“新建”，“工作中”，“完成”。
- 他说：“我将任务添加到“新建”中，您需要执行这些任务。 是的，如果您发现自己需要某些东西，则添加任务并继续。 最重要的是我们的办公室应该非常好，每个人都希望一直在这里。 简而言之，您需要在家...”。
没用！ 这不是业务流程！一周后，莉娜（Lena）说她做了所有事情，只是她没有时间注意其他事情。 一分为二-通常会有一些任务通过。 三周后，一切都会安全地恢复为总经理的事实。 会定期来莉娜说要怎么做。 如果公司发展壮大，他将尝试“委托”这项责任-现在，人力资源主管将前往Lena并说要做什么。
要工作，您需要特异性，准确性和迭代性。
例如：
- 每个星期一至11:00，“工作中”栏中应恰好出现五个任务。 Lena自己需要从大量可能的工作列表中选择具有优先任务的任务。 如果有时间，您可以解决其他问题。
- 设置任务的人员应将所有紧急任务标记为“紧急”。
- 工作中已经进行了一周以上的所有任务都应有期限。
- 每个星期五下午5点，经理和办公室经理之间都会开会，讨论两个问题：“做了什么？” 和“您打算做什么？” 根据计划会议的结果，编制并讨论了可能的工作清单，并确定了优先事项。
当然，这只是一个可能的例子，即使在办公室工作这样简单的过程，也都取决于具体情况。 像往常一样，魔鬼出现在细节中：“莉娜是什么专家？ 办公室里有几个人？ 他们在办公室做什么？ office旋的标准是什么？ 几层楼？ 外面的气候是什么？ 依此类推。
需要准确指定过程。 您当然也需要在控制系统中实现它们。 如何在复杂的开发过程中做到这一点，例如“新钻井系统”是一个单独的问题，超出了本文的范围。 在本培训手册中，我们将自己限制在以下事实：从流程到信息系统的过渡始于流程的制定。
这是一个董事会的示例，您可以立即在其上说工作正在进行中。 细节清晰可见，一切都很整洁
，即使您是第一次看板，也可以理解过程 。 实际上，这是使董事会满意的主要标准-新人必须快速了解他们在项目中的工作以及这里的一切组织方式。
通常，经过深思熟虑的流程，一切都会正常进行，并且在团队的参与下一切都会井井有条。 这发生在大约10％的组织中。 在这一点上可能会完成，但是对于团队的有效性仍然存在疑问，而且公司会走得太远，幻想太多，并试图意识到不是。
2.不要复杂化。 适用于所有员工的简单规则
无需立即添加实际过程中没有的内容。 期限过剩就是一个很好的例子。 在实践中，通常随着公司管理系统的出现，截止日期会出现在所有任务上，尽管之前没有出现。 您可能会认为，这是公司良好管理的最后期限，但事实并非总是如此。 最好完全重复公司中的流程。 如果没有截止日期，则不应仅仅从控制系统具有这样的选择这一事实开始。
截止日期是管理时间最受人喜爱和最具争议的方式。 如果仅仅是因为他们将在已经启动或稍后启动工作。 在讨论流程的一半以上的情况中，事实证明，截止日期是这样添加的，而流程中并没有严格的截止日期。 任何新的且并非总是令人愉快的手续都会导致此类超载，从而大大降低了成功撤回团队的可能性。
每个员工的所有规则都应该简单。 如果对每个任务都可以形式化并归结为
始终清除带有任务的某种列，那就太好
了。最终成为潜规则的简单工作规则的示例：
- 员工负责确保尽快将列清空。
- 员工负责优先级为“重要！”的所有任务的转移。 在本周末之前的最后一列中。
- 在所有任务中，都会添加注释“了解所有内容”（例如，在培训板上）。
- 员工负责从第一列获取的最大票数。
- 员工负责用卡片来填写该栏，卡片上应准确描述问题所在的设施。 到本周末，他要负责没有其他问题。
- 员工负责在工作完成当天附上照片。
当然，并非所有员工都能做到这一点。 好吧，如果与30％的团队合作，随着时间的推移，它就会成为显而易见的规则。
相比之下，一些不起作用的规则示例：
- 员工负责维护董事会。
- 员工负责及时完成任务。
- 员工负责撰写描述文本的质量
- 员工负责在系统中销售和修复此问题
3.指派一个流程经理。 重要-他们不应该成为领导者！
在规定了简单的规则之后，需要立即有人来对此进行监控。 顺便说一下，确保需要指派某人担任此角色，这需要使规则变得简单且固定。
即使团队有5个以上的人员，任命一个人同时监视系统中的项目管理也是合理的，每天花费不超过30分钟。
最重要的是，它不应成为领导者或项目经理！ 如果领导者监督优先级的分配，截止日期，董事会的及时整理和其他手续，他很快就会失去讨论工作质量的机会。 而且，例如，如果在一个小型网络工作室中，这是由一个年轻的会计师完成的，那么一切将变得整洁，讨论任务的过程将基本上不会受到影响。
同样，建议销售部门选择一个足够友好的人来跟进在CRM中填写卡片的工作。 如果这是由领导者完成的，则将在后台讨论产品或吸引客户的方法。
这里最困难的事情是选择合适的人。 在我的实践中，这不是太多的实践，这是团队中最冷静最愉快的人，与其他人一起吃饭的人。 这样的人尽可能以中立或带有小小的积极情绪来宣告在板上或在任务说明中做某事的每个请求，而决不会引起阻力。
4.介绍迭代计划
对于那些熟悉Scrum，看板和其他敏捷方法的人来说，没有什么新鲜的。 根据
VersionOne的一项民意测验，有90％的团队使用了迭代计划。 包括那些不认为自己采用灵活方法的人。
如果您不考虑任何情况，每两周对所有任务进行一次简单的检查并更新优先级，则足以说明该团队采用了迭代方法。
从团队撤回的角度来看，主要好处是将更新所有团队成员的共同原因，并且每个人都清楚该项目尚在运行中并且需要完成任务。 关于“活着”-这不是在开玩笑。 大型团队无所作为的主要原因之一是不确定性：“此任务是否仍然有意义？” 例如，市场营销人员听说产品存在问题。 内部产生一个合理的疑问：“认真地在市场上推广它是否值得？”
在我召开各种定期股东大会的实践中，遇到了一个问题。 随着时间的流逝，每个人都习惯了，会议变成一种形式，在这里根本无法讨论真正的任务。
一切都归结为以某种方式工作的意图的集体确认。 每个人都进行报告和尝试，因此不会有太多问题和讨论。
有一个有效的技巧-随机主持人。 每次，抽签中都会从团队中选出一个随机的人，并问问题：“做了什么？” 和“计划什么？”。 然后，他尝试安排讨论团队活动各个领域的细节。 随着角色的不断变化，不可能适应并形成正式的关系。 所有会议都是不同的，甚至是情感上的。
最酷的事情是主持人是否“愚蠢” ，但使用其临时职位提出问题。 然后，您必须非常清楚地了解要做什么以及为什么要做。
5.将所有人添加到其他人的监视者中
有机会观察开发部门在市场营销部门中的任务执行情况，或者让工头工人观察工程师为新建筑建模的过程。 当然，访问只能用于阅读，而不会破坏任何内容。
读取访问将不时使用。 有人多一些，人少一些，但是在公司中，这样的对话就会开始出现：“我看到您在那儿发布了新版式...”或“我看过，问题已在那儿解决了……”。 每当有人这样说时，就可以认为团队解释了谁做了保存的工作有几个小时。
如果在公司中设置了透明度，则还会出现更多优点：竞争效果，准确执行任务的动机以及新员工的引进。 没错，实现透明度并不是那么容易，尤其是在大型公司中。 起初，由于种种原因，许多人不会喜欢这样。 值得在临时实验上与团队达成协议，一个月后一切都会扎根。
6.观察参与参数
他们说，减肥很容易，如果没有体重，则变胖。 幸运的是，我的体重已经15年没有变化了。 如果您也很幸运，并且您的团队也已经稳定地工作了很多年，请随时转到下一段或下一篇文章。 在其他情况下，值得为团队整体参与项目找到某种指导。 不过，理想情况下，您仍需要能够查看每个员工在系统中的活动程度，最后与他的兴趣有关。
例如，YouGile为此具有一个单独的工具-能够在任何时间段内查看任何用户组上任何动作的活动。 结果可以以表格形式或图形形式显示。
这是过去2周我们的远程开发团队的活动活动：
令人惊讶的是，交流远不止其他行动。
当团队刚开始在项目中工作时，时间表如下所示：
大多数新任务。 一段时间后，图片应该会改变。
监视设计部门活动的另一个示例。 布局文件板，其中提供布局的活动可见：
当然，人们不能考虑上传文件的效率以及编写代码行的效率。 但是，如果一周都没被淹没，那就有些困难了。 如果项目连续几天严重无法按计划进行，那么很可能没有紧急任务或有人在休假。
7.使用自动运行放下所有桌面版本
这是给出即时结果的最简单方法。 它立即使使用项目管理工具的活动增加了一倍。 只需将管理系统的桌面应用程序提供给每个人，就将立即创建两倍的任务，剩下的注释以及仅有的信息视图。
团队参与是一个痉挛过程。 刚开始时存在障碍，因此必须进行工作，以使团队开始对公司的总体状况感兴趣，并就小细节提出问题。 但是在某个时候会有一个巨大的飞跃，整个过程无需付出额外的努力。 此外，团队开始保护和支持以前必须努力实施的内容。
如果您认为流程的实施需要在初始阶段克服障碍，那么如何放置台式机版本这样简单的想法应该可以正常工作。 早晨，每个参与者都将看到当前带有任务的委员会，并查看他们所订阅的卡片中的新变化。 习惯会更快形成。
8.提出很多问题
下个月在任务卡中问一百个问题。 团队一定会参与进来。 不管团队中的角色如何，请告诉我您所说的公司中有几条陈述，有多少条问问题？ 如果大部分通信都是通过控制系统进行的，则可以按照讨论进行分析。
有关任务的注释的一些示例，每个注释对员工参与项目的影响不同：
-“ Lena，布局做得不好，没有灵魂，请重做。”
“莱娜，你能拍多少？” 重做一切！”
“莱娜，也许应该重做布局？” 这个选项似乎不起作用吗？
“莱娜，你觉得结果如何？” 我应该重做吗？”
“您如何看待结果？” 我们会把它给客户吗？”
“我不明白为什么我不喜欢它。 有什么可以改善的吗？”
“如果再花两个小时，情况会好起来吗？”
即使明天您成为一个特别的人为问题，公司的管理水平也会提高。
最先关闭的是提出太多任务的公司，提出很多问题的公司感觉最好。
9.在系统中公开强调结果和表扬
有句好话：“负面-口头表达，正面-写作，负面-面对面，正面-在公开场合。”
在任何您可以交流的管理系统中进行项目时，尤其如此。 如果您对每个已完成的任务发表简单的正面评论，则所有任务将
在该系统中尽快关闭。
一种流行的做法是在流程中的板上创建“检查”列。 对于那些将任务移到那里的人来说，这样的专栏看起来并不好。
但是，如果所有测试人员都提前进行安装，那么一切都会发生巨大变化：“听着，当任务没事的时候，您不仅要将其拖到“完成”列中，还必须在此处写下“我看，一切都很好。”
10.花时间习惯
一个团队习惯了一个新的团队，每个人大约需要一天的时间。因此，如果团队有10个人，则需要10天才能完全过渡到新流程，如果100个人需要100天。预计到向项目管理系统的过渡几乎会立即发生而没有任何阻力，甚至所有任务都将按时完成时，情况就很普遍。耐心几个星期！我们的站点，我们在其中更新系统，这应该将团队拖到项目中。