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过程方法的一个示例：对一家工业公司的项目前调查。 BPMN图表示例



在“ 什么是计算机信息系统 ”和“在实现软件时建立过程模型”一文中，我答应举例说明将理论知识付诸实践。 下面是一个来自实际实践的示例，包括有关公司调查结果的报告和图形符号，清楚地展示了所提议的工作模型。

此类报告是研究公司工作作为任务的一部分的结果。 即 在创建文档之前，对公司的管理层和员工进行了调查，研究了部门互动的技术能力和特征。 并且已经基于对现有业务流程的理解，创建了文档来优化工作，包括使用自动化（软件产品的实现）。

业务范围：工业设备的生产和销售。

公司员工：约50人。

您可以从预览中看到图片，并以BPMN格式以图形方式表示此处描述的流程

公司架构


三个销售部门正在与客户合作，每个部门都有自己的发展方向，并带有组织中接受的名称：

  1. 高***
  2. 舞会***
  3. 期限***

此外，属于Vys部门的测试部门与相同的客户一起工作，因此在与客户一起工作时不会分开考虑。

公司的结构还包括：

  • 自己生产
  • 市场部
  • 仓库
  • 服务部门。

以及与销售流程无关的单元，此处将不考虑。

任务


根据对公司工作的调查结果，发现与客户的工作自动化程度较低：

  • 大量的体力劳动
  • 没有与客户的自动电子通信，
  • 无法控制电话，
  • 无法与潜在客户进行计划和质量控制。

我们的专家的任务是制定以下领域：

  • 自动化处理传入请求（潜在客户），
  • 制定标准化的业务销售流程，
  • 为业务流程配置1C配置，

培训员工以使用新系统：

  1. 仓库工人；
  2. 销售部门；
  3. 市场部。

这项工作将分阶段进行：

  1. 开发和实施业务销售流程；
  2. 为市场部门开发工具；
  3. 仓库自动化。
  4. 销售部门的业务流程

分发应用程序时，重要的是要考虑应将其定向到哪个部门。 否则，与客户合作的业务流程是完全相同的。

在系统中注册后，所有请求都必须由负责人处理，负责人的职责包括为每个请求对销售部门进行分类和任命。 这项工作必须每天至少进行两次。 并且，如果可能的话-当它们可用时。

销售角色


销售部门主要扮演两个角色：

  1. 销售经理（卖方）；
  2. 销售主管
  3. 当没有特殊困难，需求或其他与标准销售计划的偏离时​​，经理以通常的方式执行与客户互动的主要工作。

头：

  • 分配来电，
  • 监督经理的工作
  • 在困难和异常情况下与客户合作。

通过研究会计系统中的报告来进行控制，监视卖方完成任务的及时性，并根据顾客对卖方工作的满意度对顾客进行选择性电话调查。 在非标准情况下或在经理明显不能完成任务的情况下，销售部门负责人将直接与销售流程联系，确定问题情况的原因并找到解决方案。

传入渠道


通过以下渠道接收申请：

  • 电话
  • 电邮
  • 公司网站。

在这种情况下，来自站点的所有信息都将通过电子邮件以自动模式发送。 因此，实际上，必须在CRM系统中实现两个渠道：电话和电子邮件。

对于电话通话，MIKO系统是最合适的。 每个来电都必须固定。 如果手机不在数据库中，即 如果有新的潜在客户致电，则应自动为该电话创建潜在客户。

电子邮件字母必须基于以下模板之一加载到CRM系统中：

  1. JivoSite在线聊天中的通信；
  2. 网站反馈表；
  3. 来自潜在客户的手写电子邮件。
  4. 将电子邮件地址下载到CRM系统时，将执行类似的检查以确保联系人的邮件地址与数据库匹配。 并且，如果检测到来自未知地址的请求，则会自动生成潜在顾客和来电。

潜在客户注册


潜在客户是指对购买商品或服务感兴趣但尚未成为客户的潜在客户，即 我没有做出选择，也没有付款。

潜在客户注册是自动的（电话沟通过程中收到的信息除外）。 该卡包含首次联系期间获得的信息（电话号码，电子邮件，联系人的姓名，要求的实质以及其他数据（如果提供））。

潜在客户会在1C系统中自动创建为“潜在客户”类型的交易对手，并参考其创建依据。

有关新销售线索外观的信息将发送给销售部门负责人，销售负责人将研究这些信息并手动任命负责的员工。

铅资格（初级治疗）
潜在客户资格是潜在客户数据的集合：联系人，公司信息，获取有关潜在客户的需求和希望的信息。

发生这种情况的原因是：

  • 领导人在首次上诉时提供的信息；
  • 数据库检查。

这个阶段是主要的。 它使您可以识别传入的请求基本上是领导者，还是兴趣是初步的，错误的等等。 初始处理由销售部门负责人任命的一名员工执行。

成交


在确定潜在客户的需求并确认对合作的兴趣之后，将创建一个交易，在该交易中将与客户进行所有进一步的工作。

创建交易时，必须填写：

  1. 客户需求（他的所有愿望都在这里列出）；
  2. 有关法人实体的信息（名称，付款明细，实际地址等）
  3. 联系信息。

交易的主要阶段：

  1. 设备选择；
  2. 生产；
  3. 库存销售；
  4. 安装（调试）；
  5. 服务。

每个阶段都反映在交易的状态中。

设备选型


设备的选择基于客户的要求，并考虑了公司当前的能力和其他细微差别。

根据客户的特点，可以选择两种合作方式：

根据签订合同的对价结果草拟并发送商业建议书，并开具发票。 否则，客户拒绝接受并收到“不合格”状态。 在后一种情况下，经理还承担检查卖方作品质量的任务。

未经批准阶段的付款发票（合同）。

该交易反映了客户的需求和要求，即 讨论并可以商量的任何愿望。

在所有问题上达成共识后，这项工作将进入以下两种选择之一：

  1. 从仓库发货。 如果所有必需的设备已经在公司的仓库中可用。
  2. 生产订单。 设备的一部分是否需要制造。

重要的是要考虑：如果客户订单中的货物清单包含仓库中可用的部分货物，而工厂中已订购的部分货物，则必须在交易中反映出来。

  1. 为仓库中的货物创建了储备金。
  2. 生产订单已发送到生产；
  3. 对于生产中订购的商品，有必要创建一个“生产”子系统，该子系统将显示产品可用性的程度和时间。

股票买卖


无论产品是在工厂预定还是订购，都是从仓库发货给客户的。 生产将成品发送到仓库，货物出现在天平上。 只有这样才能出售。

销售随附的所有文件（仓库的托运单，税收和运输发票等）必须“链接”到当前交易。

资质认证


两种类型的设备都需要认证：

  1. 气候**;
  2. 模仿***

认证是由特殊组织进行的，对于验证设备是否符合声明的参数是必要的。

对于其他类型的设备，则不需要此步骤。

服务专区


销售和调试完成后，将为客户提供服务。 因此，服务是交易的强制性阶段，在此过渡期间，经理将组成“提供服务”任务，并且在获得同意的情况下-“签订服务维护合同”。

在就服务，付款和所有支持会计凭证进行谈判之后，交易已结束。

在1C中实施销售业务流程


为了在1C软件系统中实施建议的解决方案，将需要以下工具：

“申诉”目录，其中应记录潜在客户的传入请求。 对于现有客户，将不会创建新的“申诉”（线索）。 来自现有交易对手的请求应添加到与客户的往来历史中，负责与该交易对手一起工作的经理将收到有关新请求的通知。
客户端在对方目录中键入“领导”（除了默认的“合作伙伴”和“对方”）。

文档“交易”中包含商品，数量，条款和其他重要信息的列表。 关键交易参数：

  • 适用范围；
  • 设备类型（泵，压缩机）；
  • 加工材料的类型。

应根据交易中指定的参数自动生成印刷形式的“商业要约”。

买方订单-根据交易中商定的货物清单自动创建一个单据。

仓库订单，生产订单。 供应商订单-根据买方订单自动生成：

  1. 如果货物有库存，则会形成“仓库订单”以预定和随后运输货物。
  2. 如果需要制造商品，则形成“生产订单”。
  3. 如果货物没有库存，而公司没有生产，则形成“发给供应商的订单”。
  4. 销售商品和服务的文件。 一包文件，用于运输和完成订单的付款。 它们必须与交易绑定并在交易的基础上形成。

销售部门自动化的任务和解决方法


实现销售自动化应采取的措施：

通过数据传输从当前版本的1C系统过渡到“ 1C Trade UT 14”配置：

  1. 仓库货物余额；
  2. 货物和客户目录；
  3. 结算余额；
  4. 未平仓的客户订单。

根据上述解决方案列表最终确定系统1C UT 11.4。

  1. 用于在1C中注册电话的MIKO模块的连接。
  2. 连接到UT 11系统电子邮件。
  3. 为销售部门负责人和经理制定使用系统的说明。
  4. 培训员工以使用新系统（进行培训）。
  5. 使系统投入运行。
  6. 市场部自动化
  7. 根据潜在客户和客户的联系信息，将自动生成一个电子邮件数据库，营销部门应根据该数据库进行邮件发送。

为此，您需要创建从1C电子邮件地址到MailChimp软件的上载。

第二个方向是电话营销。 在这里，为了工作，您需要具有电话和联系人姓名的最新客户数据库。 因此，有必要实现该数据的自动上传，这将根据市场部门的要求定期执行。

此外，根据收到的数据，营销人员应该能够为一个经理或另一个经理设置任务-致电客户。

市场部门的任务和解决方法


实现自动化应采取的措施：

  1. 将在选定段的上下文中卸载客户联系信息到Excel文件中，以便随后上载到MailChimp。
  2. 在选定的细分市场（公司，联系人，电话等）的上下文中编写卸载客户联系信息的信息，以供营销人员在计划电话营销时的后续工作。
  3. 为营销人员撰写工作说明。
  4. 进行员工培训（培训）。
  5. 仓库自动化

为了提高仓库的效率，有必要在几个方面进行工作：

  1. 基于条形码进行自动化。
  2. 通过到期日期自动计费：使用条形码组织串行计费。 为了使商品具有一定的保质期，必须进行这种会计处理。 在有货时出售。 这种方法将有助于大大减少过期商品的注销。
  3. 仓库自动化的任务和解决方法

要完成任务，必须：

  1. 购买条形码和条形码扫描设备；
  2. 设置一个1C配置，以考虑到收货的系列（各部分）来处理条形码：第一个要出售的是最旧系列的遗留物。
  3. 培训仓库人员。

词汇表


潜在客户是潜在客户。 潜在客户通常看起来像经理记录的传入请求或兴趣，潜在客户向您的公司显示。 在CRM中，潜在客户是以对您的产品表现出兴趣的人员的联系信息以及有关请求性质的信息的形式记录的：他到底感兴趣什么，需要回答什么问题。

联系人是有关与经理进行谈判的人的信息。 他的名字，重要信息和联系方式。

客户是组织或个人，是商品和服务的购买者（客户）。 它可以是组织，企业家，个人（最终用户）。 代表客户，一个或几个人可以工作，可以是一家商店（仓库，办公室，公寓）或其他。 但同时，客户是一个，即 有一般指导和资金。

交易（潜在交易）是发送给客户的报价。 它确定了当事人的数量，义务和其他重要细节。 通常，交易是在您提交报价或口头讨论未来合同的详细信息以达成协议时创建的。 签订合同和/或收到付款后，交易被视为完成。

交易的阶段（状态）是一个参数，用于回答以下问题：交易中到底发生了什么，谈判在哪个阶段，经理当前正在按特定潜在订单进行的工作阶段。 交易的各个阶段需要确定当前阶段并计划此交易的后续工作。

1C会计系统是俄罗斯联邦和后苏联其他国家/地区最受欢迎的软件，用于自动化企业中各种流程的会计。 1C有多种配置，专为会计，人员，生产管理，贸易，仓库等设计。

配置1C UT 11-软件1C“贸易管理”的当前配置版本。

IP电话是通过Internet通过IP进行的电话连接。 IP电话是指提供传统电话通信功能的一组通信协议，VoIP设备，软件，技术和方法：拨号，拨号和双向语音通信，以及Internet或任何其他基于IP的网络上的视频通信。

Source: https://habr.com/ru/post/zh-CN426511/

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