集成工程和IT解决方案的设计和实现涉及根据法律要求创建大量技术文档。 一个特殊的部门正在LANIT-Integration进行准备和发布。 在炎热时期，我们平均每四个小时在1000张图纸中打印约40册文件，花费约750线性米的纸张，面积超过400平方米。 m。在峰值负载下，体积增加了2-2.5倍。 没有专业的设备，就不可能应对这些任务。 今天，我将告诉您如何以及为什么我们切换到另一类设备，以及什么有助于显着减少准备文档的最后阶段-打印和缝合时的时间。

来源

大量复印非常快

在发布高质量的技术文档集之前，需要完成认真的工作：与客户协调文档的组成和副本的数量，以在项目的总进度表中包括文档准备所有阶段所需的人工成本。

各种各样的任务要经过我们的部门，但是现在我们正在谈论发行印刷文档。 这是电子文档在成为物理卷之前通常要经过的基本操作。

1）编辑

这个阶段将持续多长时间，不仅取决于体积，还取决于我们收到的材料的质量。 不能将编辑委派给任何人，只有合格的员工才能编辑和执行文档。 他们依靠自动化系统和程序文档的构建，设计标准。

除某些项目的国家标准外，还必须考虑客户组织的法规行为的要求。 例如，领先的石油和天然气公司已经建立了公司标准化体系。 这些文档反映了所使用技术的功能。 该领域的一些公司还使用国际（ISO）和欧洲（CEN）标准以及俄罗斯的标准。 对金融部门以及火箭和太空工业中的企业的文档有特殊要求。 我们不得不反复考虑他们的内部标准。

2）转换

PDF格式既方便预览完成的文档，也可以方便地写入电子媒体以交付给客户，也可以将其发送以打印，因此通常我们将所有可编辑格式的文件合并为一个PDF文件。

3）打印输出

打印速度更取决于设备的参数和数量。

4）领料

由印刷的纸张，有必要形成一组（物理体积）。 为此，必须将它们折叠（将大尺寸图纸折叠成A4纸的大小），按顺序排序，然后将其放在文件夹（纸板或拱形）中，缝在弹簧上，或装在纸板箱中。

排序文件

我们忙于编织时，部分文档在“印刷机”下进行跟踪

没有缝合的文档集，无法在晚上以任何方式完成。 有时，在执行文件交付阶段（最终在工厂形成文件时）需要这种形式的文件。



LANIT-Integration专门从事复杂的IT解决方案的IT咨询，设计，实施和支持。 该公司为每个主要项目设计和实施了数十个系统，这些系统如果没有大型图形部分就无法实施：设备布局图，结构和功能图，接线图和其他连接。

为了交付，客户经常需要在不同阶段打印所有文档集的几份副本：设计，工作，执行。 为了介绍这些内容，我将向您介绍俄罗斯体育场积极准备2018年世界杯时发生的最近事件。

体育场现代化工程的项目经理决定使用自己的汽车将文档提供给客户。 我们将所有东西折叠起来，放到办公室的正门。 但是，在查看并评估了实际文件量之后，经理决定致电第三方运输公司。 几十个篮子，每个篮子的容积为四分之一立方米，显然即使在相当宽敞的“旅行车”中也无法容纳。

装入运输单据之前

如此大的数量必须在有限的时间内释放。 不幸的是，我们和其他所有人一样，没有因未能遵守承包商的最后期限，总承包商和客户的行为不一致以及其他问题而落伍。 项目越大，越重，您必须处理的陷阱就越大。 重要的是要有一定的时间来解决问题和错误，并重新发布文档以符合截止日期。

当项目数量增加并且LANIT-Integration的技术部门扩大时，我们还必须发展自己的部门。

晚上打印

最初，技术文档团队只有一台普通的办公室打印机，一台A1绘图仪（HP DesignJet 500，在13分钟内打印速度仅为一张纸）和一个手电筒。 文档涉及2-3人。 然后，他们购买了第二台HP DesignJet T1300绘图仪，其打印速度为2-3分钟，打印速度为1张A1纸，并增加了工作人员：该部门经常雇用多达五名员工。

在2012年，部门的工作量和所发布的文档数量增加到了我们需要一个单独的区域：移动之后，他们开始在三台绘图仪上打印-我们在上述两台绘图仪中添加了HP DesignJet T2300绘图仪，购买了HP Color LaserJet CM6030 MFP MFP，该打印机可以打印以下格式的页面A4和A3的速度高达40 ppm。 当时，该部门最多只能有6个人工作。

由于无处可放置文档，打印被暂时暂停：所有工作台都很忙

为了及时打印和获取印刷文档，我们小部门的实力有时还不够。 必须从绘图仪上取下每张打印纸，在机械切割机上切掉边缘，手动折叠成A4格式，进行缝合。 所有这些操作都需要大量的劳动和时间，因此有时相关部门和实习生的同事会向我们提供帮助。 印刷好的纸张悬挂在所有可及的表面上，它们等待轮流切割和折叠。


各种格式的折叠图必须手动完成，并且缺乏足够的空间来容纳大量文档。 为了形成多份副本，我们在走廊上布置了床单，有时占据了沿周长数米的整个走廊。 通常，此类工作是在晚上进行的，以免干扰同事。

为了提高工作效率并且不让其他部门的员工参与，我们在2013年下半年购买了Estefold Es-Te 2300文件夹，用于折叠A4格式的图纸，Neolt Electro Trim 130电动切纸机以及A4喷墨打印机/复印机（MFP）由HP PageWide技术提供支持的HP Officejet Pro X576dw为42 ppm。

到那时，2014年索契冬季奥运会的设施已经开始工作。 整个部门缺乏技术力量，打印速度和生产率的问题比以往任何时候都更加重要。 对于紧急工作（裁剪，折叠图纸和针迹数量），我们被迫吸引兼职人员，主要是学生，因为在签发文档时人工成本中的绝大部分就是这些操作。

周末下班后进行的清洁：在一个长箱子中-45米长的“纸页”

当然，有必要对流程进行现代化改造并提高印刷能力：它们的不足在不断增加。 只是如何发展部门？

首先，我们想扩大设备和人员队伍，还需要其他区域。


为了使生产率提高一倍，有必要购买我们已经拥有的尽可能多的设备。 但这几乎不适合我们。

到2017年，许多项目同时进行，我们必须提供其文档支持。 其中最大的一个是：卢日尼基大运动场的重建，其他体育场馆的IT基础设施的创建，Zaryadye公园IT系统的创建，其中一个机场的数十个IT和工程系统的设计和实现。

为了按时处理这些数量，我们需要强大的打印设备，远远超过我们已经拥有的设备。

运送给客户之前的文件

有必要提高质量并将工作速度提高到一个新的水平，而不是以定量的方式（用“弱”设备来整理办公室），而是以定性的方式。 因此，我们开始考虑用于具有专业打印功能的大幅面打印设备。

我们如何选择

首先，我们确定了基本要求。 首先，我们需要高质量的打印以及最高的生产率。 设备的可靠性，盈利能力，易用性也很重要。 考虑到修剪，折叠和装订是主要的人工成本，我们寻求（除了高性能绘图仪之外）一种可以使这些操作中的至少一部分自动化的解决方案。

一直在认真研究打印设备市场。 立即放弃的打印速度相对较低的选件-每分钟最多2-3 p。A1。 由于设备本身及其拥有者的高昂成本，如此高的速度是不值得花钱的。

在质量和速度方面适合我们的流行印刷技术中，仅剩两种。 一家制造商提出使用水溶性墨水，这种墨水不适合存档文件并且不耐潮。 对使用的纸张有特殊要求。 另外，每打印100页后，操作员必须清洁这种设备的头部，这样的断裂当然会影响生产率。

在权衡利弊之后，我们最终选择了满足我们大多数要求的HP PageWide技术。 此外，几年来我们一直在使用基于该技术的HP打印机，它已确立了自己的快速，经济和可靠的地位。


当我们决定使用该技术时，我们去了一家印刷服务提供商，研究实际使用的印刷设备。 根据“性能价格”比率选择了多功能设备的特定型号。 惠普生产一系列PageWide设备：这两种旗舰产品均具有最佳参数，但价格非常昂贵，其型号在打印速度上不如它们，但价格却更便宜。 我们的选择落在带有在线文件​​夹的HP PageWide XL 5000 MFP上，该文件夹使您可以实时折叠最大尺寸为A4的纸张。



MFP随同在线文件夹一起提供给我们。 使用SmartStream软件，我们可以选择所需的折叠类型和样式，或者选择输出展开页的选项。 当然，顺序打印和折叠纸张可以节省大量时间：在输出时，我们已经按打印顺序折叠了文档量的纸张。 开始打印文档后，我们只需要定期从纸盘中取出完成的纸张即可。


他们决定与新的MFP一起购买HP PageWide Managed P77740dn MFP-一种用于以高达60 ppm的打印速度打印A3格式的纸张的设备。


安装新系统后，我们将部门的生产力提高了十倍。 您可以说：“但是这样的打印系统需要很多钱。” 您将完全正确。 但是，拥有该设备的成本相对较小。

合理的支出

我们设备的耗材仅是墨盒。 以5％的覆盖率在未涂布纸上打印HP PageWide XL 5000图纸的油墨消耗为0.35 ml / sq。 m。根据平均费用8,000卢布。 黑色墨盒及其容量为400毫升，我们得到的价格为1平方。 米黑白图纸-约7卢布。 进行比较：黑色喷墨打印机墨盒的容量为130毫升，平均费用为5000卢布。 它的资源是800张A4纸或50平方米。 m（5％的页面覆盖率）。 原来，每1平方的消耗量。 米黑白打印为2.6毫升/平方。 米，成本为1平方。 米-约100卢布。 事实证明，通过消耗品参数将板材的单位成本降低了10倍以上。

在设备运行期间需要更换的其他资源材料（维修墨盒，废墨盒，打印头）具有很大的工作资源。 因此，对于打印头，制造商提供一年或10升墨水的保修。 HP Inc.建议总人力资源 可以确定32升，这是使用水溶性墨水的类似生产率的绘图仪的10倍之多。 实际上，在我们的运营年度中，头部的最大流量不超过4升。 9-11个月后，我们更换了其他资源材料。 但是，即使每张纸成本低，也无法证明所有设备成本都是合理的。 对我们而言，首要任务是总体上发布文档的业务流程的生产力：由于我们使用绘图仪的全年工作量，在其上花费了39 719平方米。 或69,039线性米的纸张，以及14.6升墨水。

高科技印刷过程的实施使得几乎可以完全自动化基于纸张的文档发布周期。 以老式的方式，我们仅手动完成文档表。

以前，即使是花钱雇工，我们也不总是能够及时为某些项目准备文件。 有时是由于合同订立不准确，有时是由于提供文件的截止日期突然改变。 有时，客户会“指定”项目中的需求，而几乎在第二天，客户便要求提供经过修改的文档，特别是创造了接受折扣或宣布罚款的情况。

现在，我们的部门已经能够应对此类挑战。在打印和折叠文档页时，尤其是在大型项目中，我们会积极使用该设备的新功能。为了使设备高效运行，我们划定了一个单独的生产室，用于打印，拣选和存储文档以及一个办公区域。而且确实需要（房间），因为拣选仍然是最困难的过程之一，尤其是在您需要使用塑料弹簧的情况下。该部门有四家电子小册子制作商，但是当处理大于A3的格式时，该过程本身很耗时。必须先将每张A2或更大尺寸的纸张切下并塞入下摆。只能在一张纸上打孔（与A4或A3纸相反）。是的有一些技术解决方案可以部分实现此过程的自动化，例如，将打孔贴纸加固为在线文件夹的前缀的施加器，但在当前条件下这在经济上不可行，尤其是因为以这种方式处理的纸张仅适合于放入拱形文件夹中。

减少了文件发布的人工成本，导致了部门的重组和部门活动的专业化，两个方面：第一是在纸上发布技术文件第二个是技术文档的编写，设计和编辑。

新安装不排除以前可用的绘图仪，刀具和折页机的操作。我们不仅将它们用作备份设备（它们在等待供应商的服务工程师到达时每年启动两次），而且还创建了远程作业。

当他们在莫斯科机场之一的新航站楼工作​​时，在关闭项目并准备执行文档的阶段，他们安装了自己的打印机，绘图仪（后者是作为非常便宜，紧凑和移动的设备购买的）和员工的笔记本电脑，通过VPN连接到专用于公司服务器的专用服务器。码头处所。我们的员工当场对文档进行了更正，并替换了所需的工作表。事实证明，这比从办公室传输文件更快，更轻松且更便宜。 Moscow，莫斯科的交通在时间和财务上都很昂贵。

在此之前，他们同样关闭了Ta斯坦（LANIT-Integration）在Ta斯坦的项目”致力于铵化工厂的工程和IT系统的现代化和实施。一个类似的工作场所正在那里展开。我们从莫斯科交付了绘图仪；我们在本地购买了打印机。为了准备执行文件，部门的员工被送到了工厂。

Luzhniki BSA等其他设施也证实了使用这种远程工作站的有效性。莫斯科市杜马大楼等。在某些情况下，我们仅在工厂部署了设备，而现场工程师则独立对文档进行了更正并打印了所需的图纸。

数字在增长

重大项目的印刷本数量继续增长。例如，在8月底，为期8天的项目中的IQ季度准备了大约200册文件。新设备使我们能够在3750平方米的纸张上打印5785张图纸。米或8598线性仪表。值得注意的是，这些天我们同时还发布了另外四个大型项目的文档，而这些项目的数量相当大。

据我们所知，LANIT-Integration是唯一使用此级别设备的系统集成商。现在，我们部门的技术能力使我们不仅可以为公司的项目提供全面的文档支持，还可以为第三方客户发布文档。

如果您正在公司中准备文档，并且对我们的经验感兴趣，那么我们邀请您到LANIT-Integration办事处查看“印刷工厂”的工作方式。