今天，市场上有各种各样的项目管理解决方案。 在他们的帮助下，公司有机会显着提高流程效率，对谁在做什么工作有清晰的了解，节省时间并避免团队压力。 最后，它很时尚。 但是实际上，在许多情况下，公司还没有准备好实施项目管理解决方案。 在本文中，我们将讨论这种情况的几个示例，并讨论您的公司应该进行哪些更改，以便解决方案的实施将带来切实的结果。
场景＃1。 团队员工少
随着Internet的发展，越来越多的公司只有很少的人在其中工作。 如今，即使可以将严重的大规模业务流程自动化和/或外包，也不再需要拥挤的办公室。 当所有项目信息都定期添加到该决策中时，公司将从项目管理解决方案中获得真正的价值。 在只有几个人在办公室工作并且他们有机会快速亲自讨论所有必要问题的情况下，将数据输入系统所需的时间可能会超过收益。
应该改变什么？
与上述情况相关的场景有2种，公司将从中受益于项目管理解决方案的实施。 第一种情况很明显：公司成长，出现了更多的员工，并且确实需要有效地管理项目并使每个团队成员的工作和结果对其余人员透明。 如果公司根本没有办公室，并且所有工作都在远程进行，则第二种情况特别有用。 在这种情况下，公司将从实施项目管理解决方案中真正受益。 这里的一个好处是，对于许多解决方案而言，非常小的团队可以免费订阅。
场景2。 决策者权限不足
当公司的经理竭尽所能来最有效地实施解决方案时，情况就不那么罕见了……只有他缺乏权力。 他只是一群决策者之一。 或者，他甚至可能是部门的负责人，但是为了使该解决方案真正使公司受益，必须在各处实施该解决方案。 其他部门的负责人则反对或根本不感兴趣。 有很多例子。 他们的共同点是员工没有足够的权限来确保整个组织都使用该解决方案。
应该改变什么？
提倡实施解决方案的领导者需要准备足够数量的论据，以便在就实施解决方案的必要性进行对话时向高级管理层（或其他部门的负责人）提出。 如果决策得到管理层的批准，权限不足将不再是障碍。 在这种情况下，只需将其从顶部降低到底部即可。 与解决方案提供商的客户成功经理举行会议也是一个好主意，这可以帮助开发指标来评估流程的当前状态并预测如何进行改进。
场景＃3。 变更管理问题
要改变一个人的行为，他必须要改变。 大多数团队成员认为，如果您没有重大的理由，您将无法在组织中进行更改（并且相信我，项目管理解决方案的实施需要重大的范式转换）。 否则，您将花费大量时间和金钱来尝试实施该解决方案，结果将为零。 请记住，不同团队成员的动机可能非常不同。 例如，对于管理层而言，关键因素可能是流程的透明性，而对于销售部门的员工而言，则是避免参加无休止的会议并有更多时间致电其客户的机会。
应该改变什么？
首先要做的是找出不同部门的员工将能够从您的解决方案的实施中受益，并向他们提出适当的论据。 收集足够的数据，并提供每个部门使用您的产品将获得的具体和可衡量的收益。 不要期望快速的结果-变更管理始终涉及许多准备工作，并且需要在各个级别进行沟通。 当您感觉到大多数员工已经在您身边时，请召开一次一般性组织会议来讨论该解决方案的实施。 认真听取各方的论点。 您考虑的意见越多，员工使用该解决方案并定期向其输入信息的动力就越大。
场景4。 解决方案实施初期，管理层尚未准备好承担资源成本
通常，在决定实施项目管理工具的同时，人们对它如何帮助实现既定目标也抱有一定的期望。 在此之前，公司将面临额外的成本（除了解决方案本身的成本之外）。 这些费用包括管理人员和每个团队成员的工作时间。 员工将必须熟悉解决方案的功能，了解并接受管理层制定的使用规则。 另外，有时需要大量的技术资源来实施您的产品。 没有这些步骤，原则上新公司将无法有效地采用您的服务，只有成功通过这些服务才能保证能够实现预期的结果。
但是一些领导人认为，他们可以跳过所有这些步骤，并立即在决定将开始有益的时候发现自己。 我有个坏消息：这不会发生。
应该改变什么？
管理层应准备初期投资所需的资源。 尽管市场上的解决方案数量很多，但是几乎有三种类型的资源与之相关：
时间管理和将使用该解决方案的员工
由其开发人员提供的解决方案实施服务的成本
*可选-必要时开发与其他解决方案集成的成本
如您所见，本文介绍的大多数功能都非常明显。 但是，如果您正在考虑实施项目管理解决方案，则必须牢记它们。 只有在这种情况下，产品才能为您的组织带来切实的成果。