公司通常决定实施项目管理服务的主要原因有两个。 首先是选择适当的服务既可以解决当前的问题，也可以解决与公司成长相关的未来问题。 第二个原因是总体上业务流程效率的提高。 当然，这些原因并非互斥的-公司通常会实施一种解决方案来一次实现所有目标。
当组织决定实施时，总是会观察到类似的模式，例如，在早期阶段就表现出明显的领导热情。 管理层期望取得快速结果，改善指标。 当然，事情并不是那么简单，并且由于出现了许多问题，所以一切都没有按计划进行。 在本文中，我将分析6个典型问题，这些问题使项目管理解决方案无法带来结果。 而且，当然，我将为每个解决方案提供解决方案。
我建议首先列出使用项目管理解决方案为公司带来的主要好处：
- 这样的系统提供业务流程的透明性。 当每个任务都有执行者和最后期限时，每个员工都会了解谁负责每天的任务以及如何确定任务的优先级
- 该解决方案充当项目中所有通信的单一枢纽。 您不再需要使用各种工具（如电子邮件，What's App，Slack，Skype等）来收集分散的数据。所有这些工具都是集中式的，很容易看到大图。
- 节省时间。 当所有项目数据始终可用时，可以减少会议数量。 而且，如果该解决方案具有项目模板的功能，那么只需单击几下即可启动新模板。
- 该解决方案简化了战略和战术计划。 许多项目管理系统都包含用于控制和共享路线图的工具，并允许用户在必要时进行更改。 这使您可以查看项目的所有部分如何形成一个整体，并评估各种因素-从项目中所有人员的行为到整个团队的工作量。
管理层通常期望公司将获得上述收益中的一些（或更好的-全部），并且该解决方案将很快带来成果。 但是，有许多因素可能导致惨败。 总的来说，我们总是在谈论两件事：缺乏管理变更的工作计划，以及从一开始就无法建立和实施新流程。 下面列出的所有问题都以某种方式与第一类或第二类有关。
6个问题
问题＃1：缺少入职或入职不正确
实施解决方案时，管理必须考虑许多因素。 其中包括将当前现有业务流程转移到系统中，进行培训，在团队成员之间分配角色（用户，管理员）。 所有这些活动统称为“入职”。
许多管理人员低估了入职的重要性，甚至更喜欢跳过入职。 他们认为该决定将“扎根”并开始带来好处。 我有个坏消息：这不会发生。 为了使解决方案开始带来价值，管理层必须在实施阶段投入大量时间。 新手入门不完整或表现不佳是一个严重的问题。 经常会发现，员工没有准备好花时间在与入职相关的活动上：他们不观看培训视频，不参加有关将业务流程转移到新系统的会议（当然，这需要他们的专业知识），或者甚至根本不了解具有基本功能。
解决方案：
- 必须在选择项目管理工具的阶段做出由团队花足够时间进行入职的决定。 不晚 管理层应参加与入职相关的所有活动，并确保所有员工都参与其中。
- 如果解决方案提供商可以提供实施服务（不幸的是，今天并不是所有人都可以提供），那么这将是一个很大的好处。 专业的实施顾问将为团队节省大量时间，因为他们知道在入职的每个阶段究竟需要做什么。
问题2：缺乏管理支持
决定实施项目管理工具并不容易。 通常，公司总是有几位积极主动，精通技术的员工，他们只是让他们尝试一种新工具。 这太好了。 但是有一个问题：工具的引入总是导致对比赛场地的彻底重画。 这不是具有生产率提示的简单清单。 而且，只有几个员工的热情不足以使该工具为组织带来价值。 如果管理层在解决方案的实施阶段和将来都没有提供全面的支持，它将面临部分（或完全）缺乏结果的问题。
解决方案：
- 确保经理自己使用该工具，并为其他员工树立榜样。 当管理层坚持要求团队成员使用他们自己根本不会采用的解决方案时，它总是会产生动力。
- 与管理层会面，讨论成功实施解决方案需要哪些资源。 确保您拥有所有部门/团队的负责人，并且他们准备好花时间研究和实施解决方案。
- 请经理与团队定期（例如每周一次）开会，讨论谁使用解决方案以及如何使用该解决方案。 在这些会议上，有可能讨论出现的问题并寻求帮助。
问题＃3：团队在产品方面的培训不足
令人惊讶的是，有多少公司在实施阶段低估了产品培训的重要性。 每个公司都有两类员工：吸收像海绵一样的新技术的员工，以及在技术上难以解决的问题都是大问题的员工。 有时，员工可以掌握使用项目管理系统的基础知识，但是在特定功能方面会遇到问题，幸运的是，这些功能与他们的工作直接相关。 对于特定员工来说，理解新产品是三十分钟的问题，这并不意味着这可以成为其他所有人的标准。 请记住，所有员工都是不同的。
解决方案：
- 从解决方案的制造商那里了解培训需要多长时间，并确保将使用该解决方案的每个员工都能设法分配此时间。
- 根据团队需求定制培训。 找出不同的团队可以从使用解决方案中获得什么好处。 在针对不同团队的培训课程中，对特定功能的重视程度可能相差很大。
- 如果可能，进行一些培训。 通常，在较小的小组中学习过程更有效，因为每个参与者都有机会提出问题
问题4：员工将解决方案视为浪费时间
当管理层决定实施用于项目管理的产品时，通常对产品应带来的价值有明确的期望。 但是，此声明并不总是适用于其他员工。 他们可能认为新工具是另一个IT天才，管理人员将迫使他们使用几个月，然后一切都变得白费了。 这可能是一个严重的问题。
如果您打开任何变更管理书，您都会以一种或另一种形式找到以下短语：“要发生变更，人们必须要进行变更。” 如果员工在变更中看不到自己的直接利益，他们也不会希望变更。 甚至从上至下“降低”决策的方法有时也行不通。 当然，如果管理层定期进行监控，则每天使用该解决方案的员工所占的百分比将会增加。 但是与此同时，这意味着管理正在浪费时间来低效地强加解决方案的使用，从本质上讲，这与从解决方案中提高流程效率的概念相矛盾（尤其是解决方案旨在节省时间的事实）。
解决方案：
- 与领导团队会面，并考虑解决方案如何使不同团队的成员受益。 收集有关他们经常遇到的团队当前问题的信息。 列出该工具可以解决的问题，并与团队讨论。
- 或立即专注于团队的特定流程，以及他们从使用该工具中获得的收益。 例如，销售人员可以说，如果他们不断更新有关其客户和系统中交易的信息，则所有内容对管理层都是透明的，从而他们将无法出席大多数会议并有更多时间致电客户
问题5：团队过去在使用其他解决方案方面已经有负面经验
因此，团队已经尝试了类似的产品，但尝试未成功。 可能有很多原因。 但是这里的主要观点是，现在员工从一开始就对新解决方案持消极态度。 对于最后一个决定，可能花费了很多时间，但没有结果。
公司还可能决定在错误的时间推出该产品。 当员工制定销售计划时，临近最后期限，他们要考虑的最后一件事是“将所有数据紧急转移到新的超级解决方案中”。
解决方案：
- 首先分析公司在实施以前的解决方案时遇到的问题，并结合经验来解决这些问题
- 如果可能，请使用客户成功解决方案提供商经理的帮助。 通常，合格的CSM是变更管理方面的专家，能够在向新解决方案的迁移过程中提供重要支持。
- 如果解决方案提供商提供付费的实施服务，请考虑购买此服务。 如果您的团队是专业团队，则在公司中实施解决方案的初始实施和“部署”的所有步骤将更快，更省力。
问题6：解决方案缺少必要的集成
市场上出现的许多流行的项目管理解决方案，其优点之一，都突显了成为所有项目沟通中心的机会。 但是，如果他们缺乏本地集成（例如，与Slack，Adobe等），该怎么办？ 仅向客户提供良好的绝缘产品已远远不够。 集成的可用性可能是关键因素。
即使该解决方案与所有可能的产品和服务都具有本机集成，解决方案具有开放的API仍然很重要。 这使您可以在必要时开发其他集成。
解决方案：
- 选择解决方案时，请确保找出已集成到其中的集成。 准备团队已定期使用的产品（服务）列表。 然后比较这些列表中有多少项重叠。
- 如果该解决方案对团队来说是理想的选择，但是缺少某些必需的集成，请考虑自己使用API或通过聘请第三方集成专家来构建它们。
实施项目管理解决方案可能会对业务绩效产生重大影响。 但是，只有在公司准备在实施阶段及其后花费足够的时间时，积极的影响才会出现。 我们希望这些技巧可以帮助您达到理想的效果！