事件管理技术早已为人所知，开发并投入使用。 您始终可以订购一揽子活动，从会议开始到婚礼结束。
面向学生和学生的机器人竞赛和节日（不要与展览或示威相混淆）在这一行中脱颖而出，尤其是当它们规模庞大且在短时间内举办时。 由于存在许多细微差别，此类事件无法完全留给承包商。
削减-简要概述了机器人竞赛组织者必须处理的功能。
任何关注机器人技术的教育组织迟早都会为学生举办比赛，并参加其他各种规模的机器人比赛。
我们将开箱即用的招募措施，在某些情况下，还包括挑选将要参加比赛的球队的选择，我们将直截了当。
首先，儿童机器人比赛不同于其他比赛，因为以下几点被添加到组织清楚易懂的其他方面：
- 孩子们，孩子们和孩子们又来了。 一个地方有很多孩子。
- 从几块到几十个竞争领域，其中所有事情都是独立进行的，但总的来说，他们的流程应与总体时间表保持一致。
- 当团队出现在站点上的有限时间内进行批量注册。
- 了解每个参与者每时每刻在做什么。
- 在有限的时间内组织大众餐饮。
- 在有限的时间内批量授予。
当然，很大程度上取决于人数：团队，参与者，来宾和潜在访客。 进行100人和1000人参加比赛的技术是非常不同的。 对于5000名参与者，他们发生了巨大变化。 但始终与此类事件有关，关键公式仍然是一切“在有限的时间内大量发生”。
在儿童参与的任何事件中，都需要特别注意护送特殊服务，其中包括救护车，消防服务和安全。
下面我们将详细讨论2000-3000人之间的活动，但是大多数建议也适用于本地学校活动。
五个问题
这些一般性问题和紧密相关的问题的答案将使您可以更有意义地过渡到详细的活动计划。
什么啊 您需要了解计划的活动格式。 对于学校之间的20个团队来说，这将是一个友好的活动，对于1000个团队来说，这将是一个大型节日。
在哪 区分以下内容很重要：或者您在一个可以容纳一定数量团队的站点上达成协议；或者 或者您必须要寻找站点的团队数量最少。
什么时候 从这一点出发，不仅取决于对准备时间的了解，还取决于对团队的预测。 例如，如果您计划与小学生和学生一起参加活动，则暑假，学年开始或考试时间不是正确的时间。 仔细阅读学校/学生生活的活动日历，以免比赛日期重叠。 否则，有可能没有主要参与者。
谁啊 我们绝对需要了解活动的主要组织者是谁。 如果其中有几个，则有必要确定谁是硬道理，谁是文件盖章的持有人，以及-谁的组织员工是站点上的关键，并管理所有流程。
由谁来承担？ 始终是一个非常重要的问题，需要理解。 特别是在预算数量和收到预算的时间方面。
活动只有四个阶段-计划，准备，进行和结束阶段。 最困难的时刻是经过总体规划后的活动准备。 上一个阶段未考虑的所有问题都必须在下一个问题上解决，这会占用资源和时间（尤其是如果比赛开始后发现被忽略的问题）。
全部在文件夹中
怎么不忘记每件事并考虑到一切呢？ 特别是如果您的人力，临时和财务资源有限。 有用于各种目的和类型的调度程序。 有人使用它们，有人不使用。 但是最重要的条件是整个系统能够提供不间断的脱机访问所有信息的能力。
不忘记任何内容并考虑所有因素的最简单，最有效的方法之一是即使在云中，甚至在本地计算机上都创建文件夹。 原理很简单：文件夹应包含全面的信息； 每个文件夹都应包含来自组织团队的每个人的清晰且相关的信息。
例如，我将提供一个文件夹列表，我认为，这些文件夹可以使您最充分地反映活动的准备和进行：
- 团队徽章和贴纸
- 致谢
- 奖励形式和证书
- 义工
- 临时文件发送
- 商业程序
- 条约
- 建筑
- 参加者须知
- 方向
- 给参与者的答案
- 开幕活动和嘉宾，开幕脚本
- 正式地
- 合作伙伴-信息
- 印刷品
- 营养学
- 优胜者
- 位置
- 邀请函
- 奖项与奖励
- 日程安排
- 注册清单
- 结果
- 法官和专家
填充的逻辑可以不同，并且列表中的文件夹仅按字母顺序排列，以便于搜索和理解。
徽章和带有团队贴纸的徽章
为什么需要这个？ 这样可以在任何给定时间提供非常清晰的渐变并易于识别。 这对于后勤和安全工作极为重要。
例如，您可以使用徽章的以下颜色区分：
- 组委会-绿色
- 评委-红色
- 客人-黄色
- 新闻-蓝色
- VIP-黑色
- 技术服务-灰色
徽章最适合团队成员。 使用带有注册号时分配给他们的团队编号标签的贴纸或徽章更为方便。 顺便说一下，在预算问题上：用于在普通打印机上打印的徽章的贴纸在办公室商店中以非常经济的版本出售-A4纸上为65张。 此外，此方法还可以使您获得很多好处：
- 参赛队将使用代表比赛的识别字母代码和序列号进入比赛。 例如，竞赛称为“ Kegelring”，涉及年龄较大和年龄较小的人群。 因此，带有团队编号的字母代码可能看起来像这样：KPc-08（年龄较大的组，连续第八个团队方向“ Kegelring”）。
- 许多团队允许您避免出现歧义情况（例如，当一个团队突然决定取“酷蛋”这个名字时，坦白地说，听起来很不真实）。
- 贴纸可以放在徽章，徽章上。 如果您给团队更多此类贴纸，则参与者可以将此类贴纸放置在他们的机器人，笔记本电脑，背包，相机等上。 这加快了发现丢失物品的过程。 徽章具有双重功能：这是团队成员的标识，以及纪念活动的纪念品。
- 贴纸也可以用来为参与者提供饭菜。
- 当数百人甚至数千人在一个小时或两个小时内到早上办理登机手续时，您便省去了当场打印徽章的耗时且非常昂贵的过程，从而避免了您的麻烦。 另外，在竞赛过程本身中更改参与者或更改团队名称不再是问题。
- 乍一看，组织者知道他面前是什么样的人：来自哪个团队，比赛的哪个方向以及他的场地在哪里-并可以立即确定他的方向。
将这些材料放在“印刷材料”文件夹中是合乎逻辑的，但是不应该这样做：这是与注册列表关联的重要区域，需要特别注意和快速访问，因此应该放在眼前。
注册清单
注册列表是整个活动的基本基础，它使您可以控制参与者的数量和团队的组成，预测和计划许多会大大影响预算的事情（例如，用餐）。
注册可以通过多种方式进行。 只有一件事是不变的：遵守2006年7月27日“关于个人数据”的第152号联邦法律。
无论如何注册活动参与者，都应将所有内容合并并制成表格。 从这里将形成问讯处的登记清单，并发行一包纪念品产品，从这里将形成食品清单和法官清单。 最后，将在同一表格中打印出竞赛优胜者和参与者的证书和文凭。
接下来是可以大大简化生活的简单提示：
- 姓，名和主语应该放在不同的列中，以简单有效地批量打印证书和信件。
- 应该从固定列表中选择区域和住区，以便于处理和快速接收统计信息。 经过实践检验，人们甚至可以用几种不同的方式来书写“莫斯科”一词。
- 要求以8 123 456 78 90的格式指示电话，以便电子表格不会破坏您的所有列表。 或强制重新格式化输入。
- 要求只指定团队的一封电子邮件，这有助于形成邮件列表（希望这是实际负责团队的人的联系方式，而不是教育机构的负责人或校长的联系方式）。
- 备有面向后来者的Excel注册表模板，并确保填写示例。
理想的选择是所有数据都收敛。 但都是如此，由于某种原因，会有一些个人参与者或整个团队没有注册，或者数据不匹配。 在这种情况下，现场组织者将不得不对此类参与者采取一系列行动：将其添加到列表中，进行更新，并将其传递给法官以及负责打印文凭和证书的人员； 以及履行从此类参与者那里收到一揽子文件的义务部分-同意处理个人数据，安全措施，陪伴令，新的团队名单。
义工
如果您有机会吸引活动的志愿者，那就去做吧。
特殊的志愿者组织可以给人们提供帮助，但是您可以吸引自己的免费雇员或当地大学的学生。
当然，对于志愿者来说，有必要事先进行很多准备工作。 但是，如果一切都正确完成，那么志愿者是使参与者和组织者都感到舒适的一种非常有效的方法。
不要忘记，传统上组织者会为志愿者提供制服和饭菜。
志愿者可以做很多事情：
- 根据计划指示通道。
- 在比赛场地帮助裁判。
- 在技术领域，帮助保持秩序。
- 敦促在团队的技术区（训练区）保持秩序。
- 如果不遵守命令的要求，志愿者有权向法官提出取消小组资格的问题。
- 陪同参与者和访客参观网站，衣柜，急救站。
- 根据评委的指示，将团队带入技术区。
但是，有一些志愿人员无法参与的流程（通常在志愿人员协议中直接禁止和规定了这些流程，尤其是通过专门组织参与的情况）：
- 与媒体沟通。
- 执行安全功能（包括询问不当行为的人）。
- 与消防部门或现场管理代表进行沟通。
- 房间打扫。
- 消除电网，机架或设备的故障。
- 处理。
奖励形式和证书
显然，参加机器人（或任何其他）竞赛的个人证书和奖状对所有参与者都是非常有用的文件。 除了认识团队的优点外，这些文件通常是负责任的，并在许多教育机构中算作奖金。
以下是一些有助于在此阶段减少人工的提示：
- 证书和文凭的文本布局必须事先完成并出示测试打印。 而且，所有内容都应脱机工作，也就是说，不能访问Internet。
- 奖励前必须打印所有个人证书，并根据命令将其放入文件夹中。 Life hack，这对搜索和控制很有帮助：将团队编号放在证书的角落。
- Word和Excel文件的众所周知的合并允许大量且在短时间内打印证书。
- 为避免意外，请记住，标准激光打印机可以使用的最大纸张重量为160 g / m2。
- 有必要预先准备所谓的奖励表，其中列出了在奖励期间将要发音的所有单词。 现场的裁判员只需在这些表格上输入球队的名称和号码。 不要忘记，出于阴谋，舞台上声明的位置必须相反。 也就是说，例如，从第3位开始到第1位结束。
- 将用于打印文凭的计算机和打印机放置在访问受限的安静地方。 理想情况下，将接受一名经过特殊培训的人员。 他的任务是快速输入有关比赛结果的信息。 布局文件已预先放置在计算机上。 仅从奖励卡上打印文凭，从而避免犯错。
- 指派某人为所有奖励卡拍照，以免丢失任何东西。
所有这些困难将使得有可能在1.5-2小时的短时间内打印出数十个和数百个个人文凭，组织者和法官必须满足这些文凭。 这是比赛结束与第一名获奖者在舞台上获得奖励之间必须经过的最长时间，以使团队成员没有时间疲劳和“精疲力尽”。
商业程序
如果资源允许，通常在节日和比赛的框架内，安排专业专家，教育机构负责人，团队负责人和活动合作伙伴的会议是合乎逻辑的。 此类会议，研讨会和讨论会在不同的房间内由主持人和主持人举行。
恰恰是，在机器人竞赛框架内，商业计划的任何部分都可以在组织者代表的监督下，由任何外部人员或承包商完美地进行和准备，而该代表知道商业计划的目的和目标，其目的应浸入整个活动的总体过程和时间表中，演讲者应谁来听，如果不能来，谁来代替扬声器。
即，实际上，“业务程序”是事件中的事件。 它具有事件的所有属性：参与者，演讲者，教练，场所，提供，注册，进餐等。 我们一定不要忘记，维护和准备将需要单独的人员和预算。
条约
举行至少具有一定预算的任何活动都需要寻找承包商，并就场地租赁，印刷品，家具租赁，医疗支持，消防，食品，活动保险等订立协议。 在某些情况下，由于存在选择供应商的招标或竞争程序，此过程变得很复杂。
这是一个大而复杂的块，但是许多人还是从不同角度熟悉它。 与机器人竞赛组织中的其他地方一样，没有普遍协议。 事先与您的会计部门核对文件的条件和形式（包括取消参加者的培训教材和讲义）。
大多数情况下，大多数机器人竞赛都不是自给自足的，私人或公共支出赞助商始终需要密切注意报告文档。
事先批准用于签订合同（表格，附加协议）的表格和文件清单，因为没有时间现场进行。
有关许可证的所有问题也应由RNPR的地方部门（地区监督和预防工作部门），内务部和地方当局解决（通知书，批准的建筑计划，在活动发生时与救护人员和消防员的安排）。
网站开发
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在有限的时间内吃大量的人对组织者和承包商来说并不是一件容易的事，需要详细的计算和与总体时间表的协调。
确保不仅预先批准提供食物的人员，而且还要预先批准饮食后进行清洁的人员。 顺便说一下，即使在机器人比赛的清洁问题上，也有一些细微差别。 例如，许多清洁组织禁止其员工在团队技术区（培训区）的参与者的看台和桌子上进行清洁。 因此，技术领域（团队培训领域）中的垃圾收集是一个单独的问题，还必须事先预见解决方案。
让我们回到营养上。 有必要确定用餐地点和时间，并确保这与比赛的时间安排不矛盾。 菜单的批准在组织者的肩膀上。 它不仅会有所不同（对于参与者和员工），而且除了午餐之外，绝对有必要为全天工作的人员提供晚餐，持续12-16小时（法官，组织者，志愿者）。
手边需要列出所有需要提供食物的人员的清单。
优胜者
任何竞争的结果都是胜利。 参与者本身和担心他们的人都希望尽快在网站或其他官方来源上看到获奖者和获奖者的名字。 因此，应仔细验证和调试收集数据和创建数据透视表的过程。
以下数据收集逻辑运作良好：
- 法官填写奖励表。
- 根据时间表，以印刷的特殊人员将团队带到获奖者表中（请参阅奖励和证书的形式一章，第6节）。
- 该成绩单被发送以打印文凭。
- 根据时间表，领队在颁奖典礼上宣读获奖者。
例如，可以使用特殊软件解决这些问题。 在这种情况下，一切都应该“像时钟一样”工作。
底线：在活动结束时，您有完整的获奖者表，您可以在活动结束后半小时发布和提交。
重要！ 在填满获奖者表格之前，您无法打印文凭，否则将导致无法迅速消除的错误。 上图将帮助确保保存所有重要数据。
位置
在活动中进行工作的主要依据。 对于绝大多数参与者而言，这是他们发送差旅时所依据的主要文件，而差旅费是支付给某人的。 对于组织者而言，这是就站点上的规则和行为达成一致的一种方式。 规定中未阐明的所有内容都可能对您不利。 例如，如果您忘记在法规中指出“竞争对手的年龄为10至14岁”，那么您就不能合法地拒绝参加30岁的叔叔，这将需要在现场进行长时间的澄清，这将窃取您最重要的资源-时间。
该法规至少应指出要点：
- 主办单位
- 目的和目的
- 地点和日期
- 参加者类别
- 参加者年龄限制的竞争方向
- 奖项与奖励
- 允许什么
- 禁止什么
- 项目融资来源
- 特殊要求
法规中经常写明，法规中对每个竞争领域的参数都有更详细的规定。
他们开玩笑说，关于事件的好的法规应该至少有200页。 而且每个人都知道，在每个笑话中，笑话只有一小部分。
邀请函
对于绝大多数参与者而言，合法参加活动的最简单方法是从组委会发出书面邀请。 签发，签名和发送10-15张邀请函的扫描件没有任何困难。 但是，如果这样的邀请的数量超过一百或两次，那么考虑到每个组织在设计此类信件时都有其自己的偏好这一事实，这将花费大量时间。
我提供了两个选项来优化工作。
首先：您可以在字段中固定填充共享PDF文档，参与者可以自己填写这些PDF文档，然后简单地打印。
第二种选择（以防万一我们有很多有自己需求的组织）涉及到创建邀请的更加耗费精力的算法：组委会提供了带有活动主要参数的文本的基本草稿，并且团队已经自行更改了该文本并将其返回给组委会进行注册。
最好创建一个单独的邮箱来处理邀请，然后可以轻松删除该邮箱。 这样可以节省时间和精力。
奖项与奖励
比赛的高潮是获奖者的决心和回报。 理想情况下，具有文凭，奖牌，奖杯和票价。
为了不给人留下深刻印象，并为获奖者留下难忘的回忆，请遵循以下原则：
在比赛结束和颁奖之间，比赛时间不应超过2小时，最好是一个半小时。 这对于幼儿尤其重要。
团队名称和参与者名称中的错误均不允许出现。
必须为获奖团队的每个参与者打印注册文凭。 对每个人来说，带回一份个人文凭并将其归档在他们的档案袋中都是很重要的。
作为准备奖品的一部分，请不要忘记：
- 确定奖品的组成（由比赛的组织者和合作伙伴直接提供）。
- 确定地点的杯子和奖牌的数量和组（有人获得3个奖项，有人获得4或5个奖项）。
- 使用相同的获胜者表格模板完全了解图片。
- 根据奖励方案将奖品预先包装在盒子中。
- 准备替换奖品（在比赛中，您可能会突然获得第二或第三名）。
最低奖励套件包括：
- 带有奖品，奖牌和杯子的盒子。
- 具有按授予顺序排列的文凭的文件：从最后一个地方开始，到第一个结束。
- 报告卡（针对领导者）。
活动时间表
日程安排-在所有有关方面（法官，赞助商，场地所有者）的协调下进行的长期而艰苦的工作。
进行调度时，从一般到特殊并突出显示主干是最合乎逻辑的，这些主干在任何情况下都不能替换并且不能被放弃：
通常，在比赛区域内的任何地方，在横幅，易拉宝，屏幕上安排日程，使之尽可能清晰可见。
最好的解决方案（如果可能）是具有比赛时间表的智能手机应用程序。
顺便说一句，每个方向都应该有单独的时间表。 当然，一个方向的团队对另一个方向的时间表并不十分感兴趣，为什么他们需要更多信息？ 然后，指示中的时间表可提供对过程的最大自我调节。 即使至少有100支，也要分别为每支球队写一份个人日程表，但参与者会清楚地知道比赛的时间。
客人也需要单独的时间表。
对于组织者来说，当然有一个内部时间表，其中包括所有要点，从建筑开始到站点关闭为止。
结果
在此保存法官的所有数据。 电子协议，比赛结果的扫描和照片。
如有必要，这将有助于无需花费大量精力即可还原必要的信息。
在混乱中，协议可能会失败。 因此，请法官为他们拍照。
致谢
比赛和节日结束后，团队将返回家中，建议每个人向自己，管理层和赞助商展示所做工作的切实证据。 对于那些获奖的人，例如文凭。 对于其余的证书。 另外，重要的指标将是活动的形式所发出的感谢，或者是向发送他们的组织表示感谢，感谢能够为团队旅行分配资金的赞助商。
这不仅是团队的努力，而且是为参加活动做准备的所有工作的人们的切实成果。 也可以挂在墙上的感恩之心总是令人愉快的，并鼓励他们参加以下活动。
为了优化流程，您可以准备一个感谢模板并将其提供给团队。 团队将返回完整的模板，只剩下检查它并发行原始模板并将其发送给团队。
总结
总而言之，我想说的是，如果您有一个由小学生和学生参加的机器人比赛组织，那么无论此类活动的规模如何，都不要将它当作娱乐活动，也不要使用“当场决定”的公式。
为组织者自己举办比赛只是表面上的冰山一角，在冰山下隐藏着大量的工作量和责任感，当他们从舞台上宣布时，这并没有结束：“亲爱的团队成员和客人！ 技术领域和竞争领域正在关闭。 再见！”