在本文中，我将与您分享文档管理和文档领域的趋势概述。 该材料基于个人经验和观察，来自开放源的数据以及供应商的出版物。
天生的数字est mort！ Vive le“生机盎然”！
从恐龙到“出生在线”的文档历史
曾几何时，当计算机刚刚成为日常工作流程的一部分，并且软件在识别扫描文档方面刚刚开始改进时，人类开始积极地将纸质文档转换为数字格式。
然后是一个新时代。 所有文件，包括工作和个人文件，都是计算机上出生的，但仍打印在纸上。 这种情况一直持续到“无纸化”的概念出现在人们眼前，旨在提高工作流程的步伐，并逐渐将其转移到特殊软件的肩膀上。
同时，我们观察到随着互联网的广泛普及，“出生数字化”时代的到来，这不仅表明了在数字环境中为数字环境创建的资料的出现，而且用户转向了相关内容的消费。
“出生数字化”的定义是指以数字格式创建的材料，与经历了从模拟格式到数字转换的材料不同。 该术语通常用于组织中与数据存储和知识产权相关的电子图书馆和流程。 但是，随着技术的发展，“天生数字”的概念也开始应用于私人消费的数字内容（电子书，音乐等）。 适用于此类内容的其他术语是“本地数字”，“数字优先”或“数字专有”。
-每 维基百科
此外，在“出生数字化”的背景下，“印刷数字化”是有区别的，但是，我认为，真正的“出生数字化”应被视为“出生于/将继续/保持在数字化”，并通过信息的生命周期来确定。
迈向数字化转型的最后一步是从“出生数字化”到“出生在线化”的转变，这一转变始于几年前，并且在世界范围内持续增长。 在争夺商业用户的过程中，微软和谷歌等巨头提供了熟悉的文档格式的完全“在线”体验。 在这里，我谈论的是Microsoft Office 365和Google G Suite（我们通过Google文档，表格和幻灯片对其很熟悉）。
我将从这个地方开始有关使用文档和文档的趋势的故事。
加强趋势
用户迁移到Web服务
切换到用于处理文档的在线工具的过程变得越来越密集。
用户转向在线工具是既成事实。 还需要补充一点的是，随着Microsoft Office 365和Google G Suite等服务的功能越来越强大，访问性越来越强，切换到用于处理文档的在线工具的过程变得越来越密集。 “天生在线”时代有望拖出很长时间。
文档版本控制功能
如果直到最近只有程序员谈论版本控制，那么现在几乎每个专业领域都有其自己的工具来支持存储文档的版本控制。
许多流行的在线文档管理服务都支持版本控制。 这是使大多数桌面软件在质量上无法实现文档编辑过程的最好的事情。 通过学习利用此功能，您将始终能够以所需的形式访问历史数据，而不会淹没在无数个“ _final”文件中。
这只是一个文档的整个版本列表的1/5。 这不是必需的。如果直到最近只有程序员谈论版本控制，那么现在几乎每个专业领域都有其自己的工具来支持存储文档的版本控制。 在用于设计人员的工具中（例如在
Figma中 ，在制图服务中（例如在
Lucidchart中） ，在管理工程文档中也存在类似的可能性，例如，我曾经有机会基于Microsoft SharePoint实施
Vitro-CAD ，具有文档版本控制功能和与文档协作的机会。
例如，本文的较早版本之一在Google Docs界面中看起来像这样。无论文件的扩展名和内容如何，都可以使用类似的选项来管理文件版本，这些文件可以在Dropbox，OneDrive，Google云端硬盘中找到。 重新保存文件-很简单，收到了一个新版本。
SpiderOak（ 来源 ）该应用程序的潜在好处：- 减少存储文件数
- 更多变更控制功能
- 处理文档时更改的透明度
- 访问所有文档修订历史记录
产品示例： Microsoft Office 365，Google文档，SpiderOak，Dropbox，OneDrive
转到云存储
遵循这一趋势，越来越多的公司将数据从其办公室服务器转移到云中。 这种方法提供了使用工具与文档进行协作的最佳体验，使信息交换更加容易，这对于地理位置分散的公司尤其如此。 迁移到云的一个好动机是高存储可靠性和对文档访问的质量控制。
SpiderOak（ 来源 ）该应用程序的潜在好处：- 取消与本地办公室基础设施，工作和VPN的链接
- 无法支持本地服务器进行文件存储
- 增加数据访问控制的灵活性
- 互联网和移动平台上的数据可用性
- 高数据丢失保护
- 部署和支持费用
- 支持Active Directory，SSO，MFA / TFA
产品示例： Google Drive，Dropbox，SpiderOak，IDrive，Box
我的观点是，将文件存储在办公室服务器的网络驱动器上是一个坏主意。 您不必同意我的看法，但是，我认为将数据存储在云中可以教会用户在存储信息的质量和数量上要格外小心。 不要相信将40个版本的文档存储在文件夹中的人称为“最终”。使用文件管理系统
结合了与数据和文档的创建，存储，组织和协作功能的文档管理系统已在公司环境中广泛使用。 许多服务都对与文档相关的自动化工作流提供支持，例如批准，批准，发布，变更请求等。 值得注意的是，项目管理系统越来越多地提供类似的功能。
关于汇合的门户示例（ 来源 ）当您需要为许多参与者提供一定程度的透明性和信息可访问性时，在单个项目中使用文档管理系统也是合理的。 例如，使用Confluence，您可以为客户组织一个FAQ部分，为您的产品或服务发布详细的文档，与客户或同事共享，同时为每个人提供必要的访问权限。
实施的潜在好处：- 标准化和加速工作流程
- 增加信息的透明度和可访问性
- 简化信息交流
- 组织文件和信息文件的存储
产品示例： Confluence ，
HotDocs ，
Microsoft SharePoint对移动友好型服务的需求正在增长
如果您具有文档管理系统，或者将文档存储在云中，或者在线创建和编辑文档，那么可以从智能手机访问所有内容，将是很好的选择。 尽管智能手机不是最符合人体工程学的工作平台，但在现代世界中仍非常需要能够参与工作流程并保持移动性。
新视野
数据驱动文件
具有关键数据的新的工作组织水平，对关键数据的跟踪对于业务至关重要，并据此做出决策。
随着数据源数量和数量的增长，企业开始意识到需要新工具来进行决策中复杂数据的输出，可视化和日常使用。 这些工具将有助于最大程度地减少从接收数据到人们将数据处理，解释和使用之间的时间间隔。
诸如Google和Microsoft之类的软件开发领域的领导者已经在这一方面提供了企业可负担的解决方案，这一事实说明了当前对此类功能的市场需求。
Google Data Studio中的Google Analytics（分析）数据报告模板您可以与同事同时与文档，演示文稿，仪表板的内容进行交互，同时访问历史数据，管理内容和图表，过滤结果而无需数据分析技能，SQL知识，编程技能或直接访问数据库。
尽管显然可以实现这些解决方案的简便性，但是要充分利用这些工具，仍然有必要解决收集和准备使用数据的问题。
实施的潜在好处：- 创建用于处理数据的交互式环境
- 减少数据访问时间
- 组织数据驱动的业务管理环境
产品示例： Google Data Studio ，
Microsoft Power BI用于存储和确保数据真实性的区块链
尽管事实是，在追逐新的加密经济学先驱者的负面事件之后，区块链技术已成为市场萧条的受害者，但越来越多的公司将目光投向了区块链产品可以为其产品带来的收益和机遇。 存在用于分布式数据存储的整个网络服务，这些服务当然不能提供“经典”云软件这样的丰富功能，但是具有许多其他优点。
例如，对存储数据的真实性的高度保证是行动中的主要区块链，与特定供应商或公司的基础设施的高度独立性，前所未有的数据访问安全性。 甚至市场上公认的一些公司，例如SpiderOak，都在引入区块链来解决此类问题。
使用区块链时，在实验级别的单独尝试也会出现在大数据的存储区域中。
实施的潜在好处：- 最大程度保证存储数据的真实性。
- 前所未有的数据访问安全性。
- P2P可以提供高速文件访问。
- 无论您身在何处，分布在世界各地的对等点都将提供高数据可用性。
- 极低的成本（每太字节2美元左右）
产品示例： Storj ，
Sia ，
SpiderOak总结
我想说的是，无论您以多快的速度实施用于处理文档的新工具和技术，在99％的情况下，它都是一个追赶游戏。 每个实施的解决方案和产品始终具有许多优点和缺点，这对于不同的公司可能具有不同的权重。 在事先回答自己有关工作所需的功能以及可以安全拒绝的功能的问题之前，请使用新工具。
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