如何停止“编写TK”并开始工作？

许多在代理机构工作的人都熟悉这样一种情况，即即使涉及软件开发，发起促销活动或创建等复杂任务，客户设定的任务也越来越不准确。触发通讯。

更为罕见的情况是，客户留下了足够的时间让代理机构进行详尽的采访，准备高质量的简介，协调必要的文档，设定任务并让工作平静下来。


来源

从行业的熟人和朋友那里，我越来越听到同样的故事。 一家公司，例如市场营销机构或软件开发商，赢得了知名服务品牌的招标。 管理层对新合同寄予厚望，并毫不犹豫地将机构的最佳资源用于该项目。 当然，对于每个小公司而言，与大品牌合作都是在市场上立足的机会，但是当第一次欣喜若狂时，真正工作的时机就到了。

此时，一个光明的未来梦想正面临着残酷的现实，在此现实中，客户经理需要对每项任务做出快速反应，制定和批准任务的时间实在令人无法接受，需要协调项目材料而遇到不幸的障碍，并且缺少项目文档和适当的期限会导致您严重偏头痛。

在这种情况下，项目更像是从山上奔腾而下的雪球，所有任务都变得急需解决，客户总是不满意，您将任务设置为“膝盖”，并在项目完成后一个月的空闲时间添加技术任务，因此经理承诺向客户提供设计文档。 最后，您的团队动力不足，开始犯错。

为了不陷入这种情况并确保高工作节奏怎么办？

明确生产流程

要在困难的情况下实现团队合作，在这种情况下，对传入任务的反应的速度和准确性会最大程度地影响结果和在其生产上花费的资源量，请确保整个团队都知道自己在做什么。 参与项目工作的每位员工应了解：

• 如何建立从第一步到最后一步的工作顺序；
• 他负责什么；
• 他的工作结果如何影响他的同事和整个项目的结果；
• 他可能会或不应该自己做出什么决定；
• 他们做什么以及其他团队成员做出的决定。

在现成的流程的指​​导下，团队将花费最少的时间来解决类似的问题，更准确地呈现最终结果，并更快地响应客户的要求。 内部和外部通信的数量将减少。

在工作过程中指定现成的描述-它们将帮助识别隐藏的“时间杀手”，并成为为项目设置项目管理系统或ERP的基础。

我们没有现成的业务流程，该怎么办？

如果团队中有一个在设计或描述业务流程方面经验丰富的人，请寻求帮助，让他使用任何合适的符号为您准备最容易理解的文档和一些图表（可选，对于复杂流程） （例如，我是BPMN的忠实拥护者 ）。

如果没有这样的人，则在SMART原则的指导下，逐步描述每个员工在执行特定任务时的行为。 您应该获得一个动作列表，从中可以非常清楚地知道谁负责该阶段的结果以及结果（例如，文档，代码或某个动作的结果）。


这是准备分发电子邮件模板的过程的简化示例：

• 在广告活动开始前不少于5个工作日（最短-5天，建议期-10天），项目经理将任务发送给电子邮件营销人员，以开发电子邮件模板和布局；

电子邮件模板的开发任务包含：第1款，第2款，第N款

• 电子邮件营销人员在1个工作日内收到任务后，将检查收到的布局和任务内容：
• 如果布局存在错误或缺少材料，则电子邮件营销人员会向项目经理提供有关错误的信息，并提供解决方案的建议；
• 如果验证布局没有发现任何缺陷，请转到步骤3
• 电子邮件营销人员应在计划的活动开始至少三天之前配置分发模板；
• 计划的广告活动开始至少提前2天，电子邮件营销人员正在测试

标准测试计划：条款1，条款2，条款N

• 根据测试结果，电子邮件营销人员将有关测试结果和任务结果的信息传输到项目经理。

必须为以下事实做好准备：并非所有过程，尤其是与智力工作或创造性任务有关的过程都可以用这种方式描述，但是以我的经验，只有5-10％的工作是不可接受或难以描述的。

在此阶段，最重要的标准就是提供可供理解的现成文档，因为您必须向所有团队成员介绍他们，回答问题，这应该花费最少的时间。 并避免过多的细节！

现在改变任何东西为时已晚

无论您现在处于哪个阶段，是站在“开始并运行”后面的线的前面，还是已经越过该线，都没有关系。 您越深入项目，就越了解与客户端一起工作的功能，所使用的系统和软件以及要解决的任务的细节。 逐一描述流程并将其逐步引入团队。 在“充分”原则的指导下，您可以轻松地进行几周的描述，处理10-15个流程，每天花1-1.5个小时来完成此任务。

使用项目管理系统

Basecamp ， Jira ， Slack和[ 您最喜欢的项目管理系统 ]。 使用您喜欢或最适合其工作性质的任何系统。 成功实施PMC（PM）的主要好处是提高管理效率和跟踪任务状态，并加快团队成员之间重要信息的交换。

我将对上述服务说几句话。

大本营

Basecamp更适合于经理和市场营销人员的任务导向型团队，它的成本极低，非常适合与客户共享任务和信息，并且功能尽可能简单，易于感知。



资料来源： basecamp.com

吉拉

Jira更适合开发人员，开箱即用，它支持许多典型的项目组织模板。 在这里，对于您和看板，Scrum产品待办事项以及任务管理，如果标准选项不适合您，那么Jira提供了许多选项来微调流程和工作空间。 但我建议您小心一点，该系统的入门门槛很高，可能会使经验不足的团队的生活变得复杂。 同时，Atlassian的定价政策不是最民主的，但您可以免费试用。



资料来源： confluence.atlassian.com

在我的文章“ 2019年文档管理和数据存储的趋势”中阅读有关项目文档管理系统流行功能的更多信息。

松弛

如果您的工作主要建立在持续的个人和团队沟通基础上，那么Slack将是一个很好的帮助，可以将所有内部聊天和个人信件收集到一个地方。 除此之外，Slack具有一些用于组织任务跟踪，创建待办事项表的功能。 此外，该系统具有与各种服务集成的强大功能，您很有可能会在其中找到自己喜欢的任务跟踪器或其他工具。 使用该服务的价格在很大程度上取决于团队中的人数-从零到每月数百美元。



资料来源： slack.com

写详尽的摘要

写下并与客户综合摘要进行协调，即使遇到阻力也是如此。 如果可能的话，甚至尝试超出简要说明的范围，以便从客户那里获取尽可能多的有关他期望收到的结果，以及最重要的是，他将如何使用此结果的信息。

例如，在制定活动时，消费者将个人数据留在登录页面上，然后进入触发交流链中，那么您很容易会错过客户计划在以下交流中用于细分活动受众的数据，但忘了告诉您。 此类数据可以是站点上的用户操作，收件人与信件的交互以及触发链上的客户提升。 尽管最常见的错误通常是Google Analytics（分析）或DoubleClick丢失计数器，但该计数器会在广告系列结束时记住。

编写摘要的另一个重要要点-高质量的摘要可以毫不费力地转换为功能性任务！

标准化项目内容要求

如果可能，请尝试使项目各个元素的需求标准化，并始终将它们放在手边。

例如，如果您在项目中收集相同的个人数据，则为该数据集制定验证和验证规则，以免每次都提出该要求。 您也可以对功能任务进行描述。

您试图重新提出的需求的某些部分可能已经存在，而您对此一无所知。 通常，CRM策略中已经描述了控制所收集数据的质量和组成的方法，并由所用软件的功能（例如，具有API的客户端CRM）进行了规定，而安全性要求和技术由全球IT客户端长期以​​来就发明出来了。 不幸的是，他们经常想起这一点，或者在与客户一起工作后的几年中偶然发现了这一点。

用功能代替职权范围

技术规格和功能之间有什么区别？

职权范围详细回答了“如何做”的问题，并且需要大量现成的材料来准备文件，因此，准备文件所需的人工成本直接取决于项目的复杂性。 在大多数情况下，您的同事（例如，开发人员）不需要任务的此类详细信息即可完成工作。

功能任务仅限于回答“做什么/做什么”问题，并且可以完全不同的方式执行，代表不同材料（文本，图形，完成的文档，设计布局等）的组合。 通常，任务的最低限度要求描述为2-3页，相对于已发布的技术规范而言为15-20页。

如果您的项目具有多种功能，请使用现代工具，例如，Scrum产品待办列表将帮助您快速记录产品/项目/服务的新要求并有效地管理它们。

同时，功能性任务的格式可以准确地描述您的工作，并为您的同事留出余地来完成任务，而准备工作所需的时间要少得多。 您将节省60-80％的时间来准备任务，在简单的项目上甚至可以节省多达99％的时间（更改文档的标题仍然可以）。

upd：注释指向以下插图。 传统上，该图显示了文档内容从一个到另一个的过渡如何节省时间和成本。 同时，请记住，不同级别的专家总是参与文档的准备工作，如果数学会聚，最好先花8个小时来准备文档，然后再花4个小时来聘请系统架构师。

实践表明，在99.9％的情况下，客户端没有专家可以客观地评估技术任务的质量和内容。

因此，如果不需要直接执行技术任务，则将其丢弃。
如果您不打算在开始工作之前与客户协调职责范围，请拒绝。

输入执行文件

实际上，这一点是先前思想的逻辑延续。 每次关闭项目时，都要做一些工作，以将摘要，功能性任务（如果有多个迭代），累积的开发任务以及传入和传出的文档组合在一起。

几乎每个项目管理系统或ERP都提供适当的功能。 Confluence （来自Atlassian）， Basecamp ， Miscrosoft SharePoint-所有解决方案都不错。 您的主要任务是创建有关项目的知识库，而无需花费大量时间。

建议您的管理层不喜欢

在建立关系的一开始就仔细评估服务对象的毒性。 不要让自己受到操纵，“不惜一切代价的客户”会花费公司优秀的专家，造成巨大的损失，并严重损害您的声誉。

大品牌可以成为您脖子上的沉重锚点。

如果您从一开始就发现客户建立了您始终是“人质”的关系，被迫进行无偿处理或从事免费工作，并且工作量的增长速度最初有可能超出您团队的能力，则紧急发出警报。 你有大问题。 并且不要认为业务多元化是傻瓜发明的。 数十家公司的骨头，在历史的怀抱中泛滥成灾，证明了通过将希望寄托在大客户的业务上，您会将自己置于一个依赖的弱势地位。 市场上几乎没有公司能够执行如此独特的工作并拥有不可替代的知识。

最差的客户是支付最高的客户。

我宁愿有20个小客户会“偶像化”我的公司，也不愿有一个会擦我的脚。 同时，它们每个都不具有关键价值，这使您足够稳定以应付危机情况。 最差的客户是支付最高的客户。

项目经理奖金

我看到许多项目经理花了几个小时排掉文档中的缩进，用粗体和斜体突出显示各个单词，设置表格格式，为图像加上标题，给它们编号，并用客观上可以理解的术语编写词汇表。 我的同学就这样在小学写日记。绝对不要那样做。避免过度格式化文档！

结论

好吧，这就是我在这篇文章中想要说的。我希望对您中的某些人来说，我的建议将很有用，可以让您重新了解熟悉的事物，预防危险情况或解决紧急问题。而且，老实说，“重要”是许多重要的话题，我想在接下来的文章中与您详细讨论。

为了让粉丝们仔细阅读文章，我简要介绍了主要思想：

• 使生产过程易于理解-让团队中的每个人都了解他们的角色和任务；
• 使用项目管理系统-任务管理应该简单且省时；
• 撰写详尽的摘要-尝试使任务更进一步；
• 规范项目内容要求；
• 如果不需要直接执行技术任务-拒绝，则不要做不必要的工作；
• 输入执行文档-在项目完成后总结知识；
• 避免有毒客户；
• 避免过度格式化文档。

仅此而已。如果您喜欢这篇文章，那么该材料将非常有用-在社交网络上分享并订阅我的个人资料。如果您不同意某件事或有建议，请让我们讨论！留下评论或亲自给我写信。

在田里好运！