知识管理,我们为什么以及如何做到

那些没有意识到知识是比土地,劳动力或资本更重要的生产手段的公司将逐渐死亡,并且永远不了解杀死他们的原因。
愚蠢是上帝的恩赐,但不应滥用。

前言


几年来,我们公司的技术支持工程师在日常实践中成功地使用了KM “知识管理”技术。 同时,一些同事仍然将知识管理与培训混为一谈,完全没有意识到这些技术之间的区别。 我认为此文本是对感兴趣的读者的某种程度的最低限度的信息,这使我们能够从表面上理解KM的本质,同时也为怀疑的读者提供了支持KM的论点。

如果您真的考虑过,您将得出结论,编写本文是一项艰巨的任务。 原因有很多,所有这些都是经过时间考验和经验的:

  • 首先是没有必要向听众介绍您的成功,因为如果每个人都很清楚成功,那么读者会与您争论而不是“留心”,如果不那么明显,那么他们会像垃圾邮件一样大声疾呼。
  • 第二个是不好的风水,以鼓励读者在“他的王国”中改变某些东西,好的风水-当读者“成熟”时,便寻求解决方案以解决他的见解。
  • 第三,我故事的主题“似乎”在学生时代有时就为学生所熟知,并且像那个时期的许多知识一样,在实践中(至少可以说)是浪费时间。
  • 还有其他原因...

事实证明,我的目标很复杂,而且收益并不明显...我坦白地说,我的内心是要吹嘘与广大受众分享我的成功。 我认为哈勃适合观众,尤其是因为还没有发展出“重要的KM派对” ...

因此,我决定最好分两部分提交材料。

第一部分是最容易理解的,但同时又在逻辑上关联了KM。

第二部分是从今天起我与2014年以来我之间进行讨论的形式,当时我当然听说过知识管理,但是出于第3个原因,我没有背叛它。 我承认,这种格式有些“精神分裂症”,以这种方式对自己说话使我更容易以某种方式“出售”赞成我的观点的论点。

在结构上,材料的组织方式如下:

  • 前两章简短回答了以下问题:“关于什么”和“与谁有关”。
  • 第三章载有“理论基础”。
  • 在第四章“实际实施”中,非常简短地介绍了在我们组织中实施知识管理的经验;
  • 在倒数第二章中与怀疑论者进行讨论;
  • 总之,简要比较了知识管理实施前后的知识水平。

这句话是关于什么的


本文是关于一种用于提高称为“知识管理”的团队的质量和有效性的方法。

鉴于缺乏专门的知识管理工具,我认为该技术在世界上没有得到足够的应用,在俄罗斯几乎从未使用过。

此文本给谁


以我的拙见,必须从7±2名员工起将这些文本读给管理团队的经理。
除管理人员外,提供的信息可能对具有专业相关技术支持或HR的人员也很好奇。

理论


知识是人“获取”(实现)或人经验获得的信息。 没有人,知识就不存在。 毕竟, 沟通和知识的获取是员工在组织中占据特定职位的前提,因为在执行公务时必须使用它们。

为了简短地讨论在组织中管理常识,我们首先要问自己什么是组织?

组织是指为了实现共同目标或换句话说,是组织的使命而团结一致的一群人。 组织中的每个人都是任何领域的专家。 为了在组织内进行有效的沟通以完成任务,专家需要一般知识。

常识是根据所有员工均等解释和均等使用的信息而获得的知识。 因此,组织员工的知识的最低可接受水平(或最低可接受水平)是这样的一般知识水平,因此,员工可以有效地履行其职责,与组织的同事和信息系统进行交互。

一个人(专家)需要使用与“知识包”相关的知识,该知识包被定义为可接受的最低知识水平,这首先确定一个人是否应该以雇员的身份参与组织,或者可以接受使用相应专家的外包。

如果您对一般知识的重要性持相同看法,那么问题可能是如何“保证”员工心中已经存在或即将出现的最低水平的常识。

您可以通过两种方式获得常识:

  • 传统教育(学校,大学等);
  • KM(知识管理)。

我不会在传统教育的故事上浪费您的时间,尤其是因为传统教育并不能保证将很少使用的知识保存在我的脑海中,因此不能保留关于知识管理的知识。

知识管理的基础是组织员工定期使用(培训)知识的想法。 知识的常规使用是通过使用情境建模技术来实现的。 情境建模技术包含知识应用的场景(用例)。 每个用例依次为“实际”情况建模,在这种情况下,员工需要运用知识来解决方案中描述的情况。
该脚本包括两个部分:

  1. 培训部分(知识)-即员工所需的结构化信息;
  2. 控制(涉及,写入记忆)部分是一种将上述信息放入员工记忆的方法。

用例脚本的两个部分在含义和主题上都相关。 当培训部分包含来自控制部分的对问题的提示提示时,这是一个理想的选择,但是要弄清这一点,您需要使用其他信息源。

在每天的知识培训中,员工决定几个用例。 保存每个用例的解决方案结果。 结果统计最终显示出EKi员工的知识水平。 EKi对于员工和整个组织都是一个很好的关键绩效指标。

值得补充的是,一方面,每日用例的解决量取决于最低可接受的知识水平,另一方面,它不超过员工“拒绝知识管理”的阈值。 用例在KM过程中的可重复性由Ebbinghaus曲线(遗忘曲线)确定

实际实施


我很乐意犯一个错误,但是还没有现成的解决方案可以完全满足我对KM实施的要求。 今天,我的实现是一些相互集成的“第三方”系统:

  • Request Tracker(RT)-引擎:知识库,用例模板,KM结果存储;
  • Google日历-培训时间表:员工,员工用例员工;
  • Google Spreadsheets-用例库:主题,问题,答案;

系统交互机制


RT被用作定义系统之间交互逻辑的系统。 交互的发起者始终是RT,它接收通过Google API请求的数据:

  • Google日历提供了员工列表以及每个员工今天的用例数量。
  • Google Spreadsheets提供了形成用例所需的信息。
    另外,RT使用“吱吱作响”,模板和通知,首先创建用例并将其传递给每个员工,然后检查员工的响应。

知识训练算法


每天,依次执行以下过程:

  • 创建参与知识培训的员工列表;
  • 为每个员工定义用例主题
  • 为每位员工创建一个用例,其数量等于主题数;
  • 我们将用例转移给员工(电子邮件,RT Web界面...);
  • 员工必须在工作日内回答用例中的问题;
  • 我们检查答案并保存每个用例的验证结果。

怀疑论者


我对自己的文学可能性表示怀疑,并且由于我一生中都读过各种常见问题解答(但这并不准确),因此我选择了这种形式来解答怀疑的读者。 我敢肯定,另一种风格会说服我的读者。

问题编号1


问题:您为什么需要管理知识,因为知识已经存在于我的脑海里了。例如,我的驾驶经验已经超过20年,多年来我一直无事故驾驶,为什么要管理驾驶知识?

答:人类的记忆是如此安排,以至于它清除了不必要的知识。 您经常旅行-这是日常培训,而定期培训是知识管理的方法之一。

问题编号2


问题:好吧,事实如此,事实证明您将标签“知识管理”挂在了我多年来没有标签的情况下。 谢谢你 现在告诉我,您的快捷方式有什么实际用途?

答:问题很重要,我将详细解释。 所以你说,多年来成功驾驶。 考虑一下您是否真的知道如何管理它,是否有替代概念? 回答您的问题-您将驾驶第一次驾驶的汽车是否一样好? 如果这条路“滑”滑了? 如果您沿着狭窄的蛇形走? 但是,如果道路规则与您通常的规则不同? 说您在平常的环境中对“汽车”的表现很好不是更正确吗?事实证明,您每天的训练做得非常好,每年需要几次的技能又如何呢? 每隔几年一次? 这么说并不是更正确:我可以控制机器,但是在必要时,我将在必要时获得其他特定技能。

现在,回答您的问题-思维挂起标签,没有任何人参与,它是如此安排。 捷径是头脑对周围世界进行分类的元素。 头脑可以根据以前的经验来解释环境,就好像专注于主要事物而丢弃非必要事物一样。 分类有一个好处-没有分类,我们就不会区分右边和左边,但是我们不应该忘记细微差别,例如,镜子中的右边和左边是互换的。

问题编号3


问题:“为什么这x $#我...困难,复杂的bl#$ b ...为什么如此困难...通常#他们不清楚?”?

答:嗯...简而言之,如果没有,我会用手指解释。 您只知道自己定期训练或重复训练,以及其他所有事情-您已经评分了,却已经忘记了。

问题编号4


问题:好吧,……如何从中获得实际利益?

答:很简单。 如果您需要与下属保持某些知识,那么除了定期培训外别无其他方法。

问题编号5


问题:胡说八道,不可能牢记所有内容,也没有必要,您可以在必要时阅读必要的文档。

答:当然是不可能的,因此您只需要训练真正必要的知识。

问题编号6


问题:好的,如何确定需要什么知识?

答:其实,这个问题已经太“笼统”了,但我会尽力解释清楚。 知识是放在头上的信息,信息是分类的数据。 因此,正如众所周知的话,知识应该成为应该“振作起来”的信息。 如果从技术支持的实际情况来进行类比,则知识应该是工程师必须记住的信息,而不是每次都进入文档中。

问题编号7


问题:定期重复同一件事是愚蠢的。 从一个月的知识将呕吐。

答:对,这是一个严重的问题。 因此,您需要准备大量用例,以最大程度地减少“ gag reflex”重复同一件事的可能性。 此外,Ebbinghaus方法使您可以遵循消除“阻塞”的复杂算法来重复用例。

问题编号8


问题:显然,可以理解-埃宾豪斯想出了一种保存知识的技术。 我们会教参考书吗?

答:至少要学习参考书-不能有效地使用记忆。 我再说一遍,有必要确定哪些信息应成为知识,并且仅训练该知识...必要时,其余信息应为google。

结论


为了增加文本的“可读性”,我排除了很多理论和实践。 结果是对某些主题的充分覆盖不足,并且有些论文没有完全公开。 特别是,有关知识管理技术有效性的重要论文尚未获得标量/“可测量性”。 员工知识水平的可衡量性-有一个EKi指数。 EKi是我们公司的KPI技术支持。 我认为,下表充分披露了有关知识管理技术有效性的论文。
ki
2016年12月0.35
2018年12月0.92
PS在发布之前,同事就收到了反馈“此EKi尚不清楚。 0.35是好是坏? 0.92是更差还是更好的三倍?” ...我同意,如果可以的话-关于我的下一个文本。

Source: https://habr.com/ru/post/zh-CN439864/


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