关于技术如何帮助
各种组织乃至
整个州处理来自任何类型文档的信息并将数据输入会计系统的问题，我们已经写过好几次了。 今天，我们将告诉您如何在俄罗斯最大的能源公司之一中实施
ABBYY FlexiCapture 。 为了方便起见，我们将其称为“大公司”。
想象一下自己是一名常规会计师。 我们知道，这并不容易，但仍然可以尝试。 每天您都会收到大量的纸质账单，发票，证书等。 尤其是很多-在报告之前的几天。 必须迅速，仔细地检查所有详细信息和金额，将其重新打印并输入到会计系统中，手动进行交易并将文件发送到存档，以便以后可以将其提交给内部审核员，税务部门，关税监管机构和其他人员以进行及时验证。 有困难吗？ 但这是许多公司中存在的长期商业惯例。 与大公司一起，我们简化了这项艰苦的工作并使之更加方便。 如果您对它的运作方式感兴趣，欢迎光临。
莫斯科的大公司有许多分支机构。 该公司为经济活动购买了大量的设备和服务：每年大约购买2000次。 发起采购的每个部门的文书工作均由特殊员工-合同负责人进行。
一家大公司的合同执行情况如何？ 当策展人达成协议时，他们会从交易对手那里收到许多重要的纸质文件：运单，服务证书，发票，证书等。通常，策展人扫描商业文件，然后将扫描物附加到企业资源管理系统中的订单中。 财务总监手动检查所有数据。 之后，策展人将原始文件带到会计部门。 或快递员这样做，然后移动文档可能需要更长的时间-从几小时到几天。
一切都会好起来的，但在大公司中，就像在许多其他公司中一样：
- 论文可能在报告前几天提交会计。 然后，会计师不得不在工作场所过夜并入睡。 必须手动检查是否正确填写了所有帐户，发票等，然后，如果一切正确，则员工将重新打印会计系统中的数据并过帐。 同时，会计时间的90％用于重印数据-详细信息，金额，日期，项目编号等。 因此，存在犯错的风险。
- 文档可能已经出现错误。 有时没有足够的帐户或证书。 有时，在报告之前的最后几天会对此进行澄清。 因此，文件的批准时间可能会延迟。
- 过帐后，会计师将发票，发票和行为存储在单独的纸质和电子档案中。 为什么会造成困难？ 当下一次州或税务审计需要进行会计核算时，员工必须长时间寻找文件。
和以前一样，大公司的会计计划如下：
大公司是能源行业中第一个决定重建和简化此计划的公司，以便更快地完成交易和提交报告，更好地评估采购过程中的市场变化并计划其财务战略。 一个人独自改变长期存在的会计工作计划并不容易，因此公司决定与其合作伙伴ABBYY一起进行改革。
快说不做
ABBYY的专家团队向大公司介绍了用于智能信息处理的
ABBYY FlexiCapture通用平台，并建立了：
- 用于处理文档的灵活描述（数据提取模板）。 关于它是什么以及为什么有必要，我们在这里和这里详细介绍了哈布雷。 “大公司”借助解决方案来处理30多种类型的文档（例如，已安装设备的证书或用于代理商薪酬的证书），并从中提取50多种属性（文档编号，带增值税的总额，买方，卖方，承包商的名称，货物数量和等）；
- 用于检查和上传数据的连接器，该连接器连接了ABBYY FlexiCapture，SAP和OpenText。 由于使用了连接器，因此可以自动检查订单和合同中各个目录的数据。 我们将在下面讨论这一点；
- 将文档导出到基于OpenText的电子档案中。 现在，所有文档扫描都存储在一个位置；
- 草拟SAP ERP中的会计分录，并提供扫描文档的链接。
然后，ABBYY和Big Company员工开发了一个搜索表，以便会计人员可以在几秒钟内通过电子档案库中的任何属性查找重要帐户，并将其提供给税务检查。
可以根据26个不同的条件进行搜索（图片可点击）：
大公司成功测试了整个系统后，它便开始运行。 整个项目，包括批准，澄清和完善，均在10个月内实施。
在大公司中引入ABBYY FlexiCapture之后的工作方案：
在您看来，什么都没有改变？ 是的，业务流程保持不变，只是机器现在执行了大多数功能。
发布完成！
现在怎么样了 假设合同的策展人收到了一套有关为火力发电厂提供泵的交易或例如供热网络建设的主要文件。 专家不再需要亲自检查文件的完整性和内容，致电快递人员并将原始文件发送给会计部门。 策展人只需扫描签名的原始文档集，然后技术即可解决问题。
员工使用网络扫描系统，将TIFF或PDF格式的扫描结果发送到其热文件夹或邮件中。 然后，他打开ABBYY FlexiCapture输入网站，并选择要处理的文档类型。 例如，“以代理费购买工程/服务”，“收到的材料和技术资源（MTR）”或“财产核算”。
系统应分类，识别和验证的必要文件和数据的类型和数量取决于套件的类型。
策展人下载扫描以进行识别。 系统会自动检查所有文档的可用性，每张纸的内容，并且服务器会识别详细信息-合同日期，金额，地址，TIN，KPP和其他数据。 顺便说一句，Big Company是俄罗斯第一家采用这种方法的能源公司。
如果策展人没有下载所有文档，或者某些运单上未显示某些数据，则系统会注意到这一点，并立即要求员工更正错误：
系统发誓并要求添加缺少的文档（以下是可单击的屏幕截图）：
系统注意到文档已过期：
因此，员工不再需要确定文档是否正确执行。 如果一切正确，则直接在输入Web站点上自动执行大多数数据检查。 只需输入在SAP ERP中指定的订单号。 之后，将识别出的数据与SAP中处理的信息进行比较：TIN和交易对手的检查点，合同编号和金额，增值税，产品或服务名称。 处理和验证一个文档仅需几分钟。
根据详细信息-TIN和PPC-您可以从目录中选择公司：
如果发票或发票中有错误，则不会跳过文档以导出到存档。 例如，如果文档构成不正确或字符之一被错误识别，系统将对此进行指示，并要求员工纠正所有不正确之处。 这是一个例子：
系统发现CJSC Vasilek没有被包括在Big Company的供应商列表中。
这使员工甚至可以在文档进入会计部门之前就跟踪错误。
如果所有检查均成功通过，则单击一下即可将文档的扫描副本发送到OpenText电子档案，然后在SAP中显示一个链接和带有其元数据的卡片。 会计或策展人始终可以在电子档案中查找所需顺序的文件清单，以及有关谁在什么时间范围内以什么结果处理文件的信息。
彼得·彼得罗维奇（Petr Petrovich）调查了电子档案，...
...查看谁上传了1111号订单的文件。
将数据和扫描结果从ABBYY FlexiCapture上载到SAP之后，将显示带有预填充数据的草稿过帐以及用于扫描文档图像的链接。
布线图：
然后，会计人员会在邮件中收到带有完成草稿链接的警报，然后进行扫描。 专家不再需要用纸。 他只能在扫描中验证交易的总金额，印章，签名和邮寄的存在。 会计现在花在她身上的时间不到一分钟。
项目总结
- 大公司使用ABBYY技术，不仅简化并加速了会计，而且还简化了财务控制。 进行过帐时，员工不再需要等待快递员提供原始文件，只需单击一下即可扫描电子档案中已验证的数据。 没错，仍然需要纸质文件。 但是现在可以稍后将其发送到会计。 到达那里后，员工将在会计系统“原始收货”中打勾。
- 员工会立即从扫描中收到有关交易的所有必要数据，及时进行交易，并准备所有文档以提前报告。 现在，他们不惧怕内部或外部检查。
- 会计师进行财务交易的速度提高了3倍，大公司提前10天关闭了报告期。
- 大公司的所有分支机构都将会计凭证存储在单个电子档案中。 因此，您可以比以前快4倍查找所执行的任何发票，合同或工作行为以及其中的任何属性（金额，增值税，产品或服务名称）。
- 该解决方案每年处理超过260万页的文档。
而不是结论
大公司已经使用
ABBYY FlexiCapture两年了，在此期间收集了统计数据。 事实证明，会计师在不更改草稿的情况下完成了95％的过帐。 这意味着将来可以完全自动跳过此类交易。 碰巧这种产品实际上是公司将“人工智能”要素引入公司业务流程的第一步：大公司正在开发自己的程序。
其他俄罗斯公司也使会计工作自动化：使其更简单，更方便。 例如，借助ABBYY技术，
Khlebprom的财务控制服务能够以两倍的速度收到重要的业务信息，并减少20％的时间来查找必要的发票和运单。 智能信息处理技术可帮助
Rust控股公司的会计人员在大规模税收审核期间立即找到必要的财务文件。 在2019年，该公司的专家计划处理大约1000万页的文档。
Elizaveta Titarenko，
ABBYY企业博客编辑器