6个步骤解决问题的方法
自2013年以来，我们一直在工作中使用精益概念。 在它的帮助下，我们提高了服务质量，消除了损失，并试图期望客户的期望。 我们的武器库中大约有10种工具和技术。 公司大多数部门中使用的最受欢迎的工具之一是解决问题会议，或称为问题解决会议。
我们使用会议方法来解决不同级别的问题：小团队中的技术问题，制定部门的业务计划，解决整个公司员工的激励问题。 使用正确的方法可获得良好的结果-认真，长期地解决问题。
解决问题的能力取决于您的公司对变化的现实和新挑战的反应速度和正确程度。 在组织的各个级别有效解决问题的理想情况。 根据
世界经济论坛对未来职业的预测，解决复杂问题的技能已经迫在眉睫，而且这种趋势将持续到至少2022年。 想要成为潮流？ 然后欢迎猫。
我在部门工作，以优化服务的提供。 我和我的同事们帮助团队和整个公司更好地工作-我们从流程中删除无效的步骤，引入最佳实践，并创造持续改进的环境。 解决问题会话一次执行多个任务：
- 这个问题有一个最佳的解决方案
- 根本原因已消除，因此该问题不会再次发生
- 责任更大的员工在解决方案的所有阶段都将其实施。
首先，我将讨论此类会议的组织方面。 然后，我们将分析其中包括的步骤。
如何进行会议以解决问题
我们选出一个特定的问题，并组成一个小组来解决这个问题。 与3到8个人一起进行最佳工作。 我们为更多的参与者举办会议，但是其中很多资源都花在了促进小组上。
参与者的组成由问题本身决定-我们邀请受此问题影响的人，然后由他们实施行动计划。 例如，通过某些培训的问题：由于参加者人数少，培训被取消。 我们邀请培训部门的同事和培训师准备培训材料以解决此问题-在我们的情况下，他们来自不同部门。 不要忘了培训目标受众的代表。 结果，我们从各个方面看问题，并在出口处找到了出色的解决方案。
会话必须有主持人。 他设置会议的形式，监视时间并带领小组进行必要的步骤。 对于非关键性问题，熟悉此类会议算法并了解每个步骤预期结果的人员是合适的。 学习起来很容易，我们通过两个小时的培训来教授进行解决问题的基本技能。 问题和条件越困难，协调人的技能就越重要。 在此，主持人需要进行此类会议的个人经验，各种便利技术的知识。
以平稳的速度，该会话最多需要两个小时。 在输出中，我们得到了一个行动计划，该计划不仅应消除问题，而且应消除其重复发生。
通常，该小组只设法聚集一个小时。 在这种情况下，您必须严格控制每个阶段的时间，停止边讨论，使某些内容脱机。 例如，可以稍后为找到的解决方案制定行动计划。
他们分两，三组举行会议时有经验。 有可能没有聚集相同的参加者来继续会议。
如果问题有明显的或成熟的解决方案，请立即预订-您无需进行此类培训。 只需采取必要的措施即可。 另一方面，在已知解决方案的情况下，这样的会话可以导致更有效的，以前未被注意的解决方案。
六步算法该问题可通过六个步骤解决。 本届会议涵盖前四个。 第五步在会话设置的时间范围内执行。 完成计划的操作后，他们返回到第六步：
- 确定问题和所需条件；
- 找到根本原因；
- 寻找可能的解决方案；
- 优先考虑决策并制定行动计划；
- 实施行动计划；
- 评估问题是否已解决。
步骤1.确定问题和所需状态
我认为，这是最耗时的步骤。 从一开始，对小组中要解决的问题的观点就不同：每个人都以自己的方式理解问题。 对于某些人来说，这可能根本不是问题。 最多需要15分钟才能形成对我们将要从事的工作的共识。 他们几次选择了一个新的问题进行分析，而不是最初提出的问题。
问题和所需条件的选项：问题1：在2018年上半年，由于参加人数不足，取消了计划的每月培训课程的33％。
期望的条件1：计划在2018年第四季度进行的培训课程的100％由足够的参与者进行。
问题2：红色区域中的流程之一的KPI超过一个月。
所需状态2：自3月以来，流程的KPI不会低于目标值。
步骤2.找到根本原因
在此步骤中，“
五个为什么”方法运行良好；同时，参与者了解了根本原因。 “为什么出现问题”的版本记录在黑板或活动挂图上。 易于理解的笔迹将对主持人派上用场:)
第一步之后，该小组已经开始工作，并提出了许多可能的原因。 压倒自己，不要沉迷于最明显的版本，这是很有用的，请尝试更深入地研究。
让我给您一个确定根本原因的训练示例：
您发现一楼漏水。 该问题的解决方案是集水盆。 这是一个临时解决方案，因为我们尚未消除泄漏的根本原因，并且有可能再次发生。 问“为什么”的问题，我们找到问题的根源：
- 为什么一楼有泄漏？ -在第二层和第三层流动。
- 为什么第二层和第三层有泄漏？ -下雨了，屋顶漏水了。
- 为什么屋顶漏水？ -材料的物理磨损以及缺乏对屋顶技术条件的定期检查。
一楼泄漏的根本原因是屋顶泄漏和缺乏定期检查。 我们的决定应旨在消除根本原因。
步骤3.搜索可能的解决方案
所以我们找到了解决方案。 很难想象如果没有安静的头脑风暴会议该怎么办。 它使所有参与者都参与讨论并节省时间，但这总是不够的。 对于袭击，我向所有参与者分发了不干胶标签。 在五分钟之内，参与者在他们身上写下可以消除根本原因的东西。 在一个贴纸上-一个主意，因此与他们合作更加方便。
在他的第一届会议上，他忘记将小组的重点放在仅消除影响范围内的那些原因上。 结果，我们得到了小组外部人员应执行的操作：邻近部门，管理层等。 如果将这样的行动计划移交给附近的部门，则将需要大量的努力来采用它。 请记住，第1步-对于某人来说，这可能不是问题，解决该问题需要花费时间和资源。
现在，我提醒您在我的职责范围内寻求解决方案。 因此，同事们养成了通过“我在这里能做什么”的角度看问题的习惯。
步骤4.优先考虑决策和行动计划
在上一步中，该小组处于其绩效的顶峰：事实证明，有很多解决方案的标贴。 我们与小组一起，根据每个想法对消除根源和实施工作量的影响来确定其优先级。 将标签读取到组中，并确定将其粘贴到哪个象限。 例如，这个想法很容易实现，但是效果不大-这是左下象限。 这个想法可能会带来很大的好处，但是必须花费大量资源-我们将这个想法放在右上象限中。
我注意到一种意见可能在这里占主导地位，例如经理。 因此，我试图找出所有参与者的意见。 在此阶段，将对决策进行大概评估，但实践表明，这足以进行进一步的工作。
我们没有时间在每小时会议上草拟一项行动计划。 该小组已经在会话范围之外执行此操作。 为了制定计划，首先，从左上象限“重大影响/小努力”中获取贴纸。
步骤5和6从描述中很清楚，这里没有特殊功能。 立即确定如何以及由谁监视行动计划的实施是很有用的。 最好将计划放在突出位置，以便整个团队都能看到协议。 如果在第六步发现问题仍然存在，我们将返回步骤1并重新通过此算法，排除已经实施的解决方案。
后记
经过2-3次独立练习后，对使用此方法的信心就会增强。 起初，他随身携带了带有步骤的印刷模板-它可以确保您不会忘记任何东西。 每个步骤都可以轻松地通过各种有用的技术进行补充-在第一步中使用SMART方法来表达问题，在第二步中使用Ishikawa图，依此类推。
问题解决会话定义了找到问题解决方案的过程的结构。 没有它，就有丢失某些东西并找到效率较低的解决方案的风险。 例如，如果您没有直接寻找根本原因，而是直接寻求解决方案，那么问题可能会再次出现。 这是仅消除疾病症状的方法。
相反，如果您以高质量的方式制定出每个步骤，则可以提出新颖，创新和有效的解决方案。 让员工参与改善工作流程，教他们如何最好地解决复杂的情况，并负责实施找到的解决方案。
我希望我已经详细讨论了这种方法，也许它可以帮助您解决问题。