理想的报告系统在项目管理系统中应该是什么样？ 通过从管理系统中卸载某些东西，是否有可能为公司带来真正的利益，还是永远只是形式？ 是否有可能在公司自身的控制系统数据中找到有趣且新颖的东西？
我特别关注这些问题。 在过去的两年中，我一直在研究YouGile管理系统。
关键的报告问题是，无论公司如何尝试标记和记录所有内容，任何一个数据片中的信息始终是不完整的。 最简单的示例是查看人员已完成的任务的列表，最多只有80％的情况如此。 并非所有任务都是固定的，并非所有任务都标记为已完成，某些指标会系统地失真。
此外，对于来自不完整信息的报告的要求非常高-报告应形成对正在发生的事情的客观理解。
在短片中，我们在研究了此问题后最终做了什么。 在剪辑下，对过程进行了描述，并说明了如何实现这一目标。
现实性
公司的实际情况要比每份特定报告中不完整情况的20％稍差一些。 通常情况是这样的：通常，“至少在某个地方”只有一半的任务是固定的，并且同时在不同的地方：在即时通讯程序中，在邮件中，在口头交谈中……
随着集中管理系统的出现以及至少一些设定目标文化的形成，情况略有改善，但是信息系统不能也不应成为控制和会计系统。 关于应在系统中记录的内容的规则越严格，报告就越准确。 但是更少的人会自愿使用该系统。 为透明而奋斗的圈子结束了。
一家开发管理系统的公司呢？ 如何在不记录所有信息的情况下如何客观地描述正在发生的事情？
我们的报告记录
2年前 -我们开始制作一个专注于沟通的项目管理系统。 我们正在实施一种方法，其中每个任务都是聊天，并且我们尝试通过沟通使团队更专注于项目活动。 忽略报告。 我们认为，这样的工具不会影响系统的使用，而只会从免费的计划工具中排斥真正的团队。
1.5年前 -我们经常收到许多报告要求。 最常见的要求是为人们提供的任务清单。 我们开始学习从其他系统转移过来的客户如何使用报告。 我们了解那里有报告。 在最流行的系统中，您可以获得几种不同的摘要：按人员，按时间，按完成，按项目。 但是，与用户交谈时，事实证明没有人真正使用它。 例外仅是最初严格管制的过程（例如HelpDesk或BugTracker）。
1年前 -我们发布了诸如配置器之类的功能，该功能使您可以在系统内部编写自己的脚本。 包括上传任何数据。 我们不时为大型客户直接在其要求下配置卸载。 发生了一些奇怪的情况-有时公司设法从中获得真正的利益-他们告诉我们他们卸载了一堆数据，对其进行分析并做出任何决定。 有时它会变成没有人使用的镇流器。
8个月前 -我们遵循客户的要求，并像大多数其他系统一样进行了一些总结：所有活动的录像带和一个专门负责员工任务的董事会。 该功能很少使用，但是使用它的人很满意，并且需要更多此类信息。 他们解释说，他们希望查看有关一个或另一个过程的更多详细信息。
5个月前 -我们开始立即向所有大型客户提供一个系统，其中包含有关较早开发的脚本的各种报告。 它们很多，它们有很大的不同，但不是很方便，因为没有普通的接口。 但是同时，这种方法非常适合客户。 我们注意到一个非常简单的事实：当有许多报告时，由于某种原因它们开始起作用。 公司报告说，他们能够提取信息以做出决策。 要求员工提供有关项目视图的报告以及团队关注的分布。
3周前 -我们再次与客户交谈，得出一个简单的结论：不同角度的报告数量是有道理的，因为只有从许多不同角度查看图片，才能产生任何理解。 而且，这些各方在不同情况下可能会有很大差异。
我们发布报表设计器。 我们试图做到这一点，以便您可以获得任何东西，但同时保持界面简单。
我们在YouGile中构建了什么报告和摘要系统
让我们从一个简单的开始。 系统中的所有内容都可以过滤，排序并显示在表格中。 以Excel格式下载或通过邮件配置常规收据。 当然，所有信息都会随着项目的变化而动态变化。
报告界面如下所示：
您可以使用15个参数生成报告并配置多重排序规则。 有两个不同寻常的参数：最后移动的日期和最后一条消息的日期。 例如，您可以选择和查看活动最活跃的任务。 如果我们考虑到每个任务都是一个单独的聊天并且我们进行了很多交流，那么下载会非常有趣。
结果，该报表看起来像一个具有多种排序功能的表。
坦率地说，到目前为止，还没有什么超自然的东西-只是一个很好的灵活系统，用于接收具有可访问界面的任务的报告。 是的，有几个有趣的参数和一个计划的报告系统。 但是，在公司中创造透明度的真正强大的工具是“摘要”。
总结报告与报告完全相同，但是任务不是显示为带有许多参数的表，而是显示为面板上的一列。 即，您可以与通常的列一起在面板上创建一个特殊的列，其中根据给定的过滤原理，在任意时间段内显示来自其他项目和面板的任务。 公告中的任务是只读的，无法更改，但您可以参与聊天。
这是其中几列的最简单的示例：
与报告系统一起，此工具具有许多应用程序选项，可用于了解公司中正在发生的事情。 您可以制作单独的板进行观察，可以将相邻部门的紧急任务列表添加到工作板，可以自己显示所有重要任务，每个项目都可以显示一列，等等。
一些案例研究
1.我们想知道团队在做什么在正常情况下，我们将必须上载有关已完成任务的报告，并且可能是有关新分配的任务的报告。
现在我们可以做一个总结：在第一列中，显示最近7天中已完成的任务，在第二列中，显示过去7天中的所有新任务，在第三列中，显示最近7天中存在移动或对话框的所有任务，在第四列中，显示所有具有最高状态的任务优先级。
而且，当然，这样的总结远不能告诉所有团队部门的工作。 但是在观察了几周的动态之后，肯定会得出有关过程中瓶颈所在的位置以及有关如何改善监视的想法的结论。
2.如何了解谁在做什么在正常情况下，有可能为人们派生所有未完成的任务。
现在，您可以为每个人创建一个单独的列，在其中显示其所有未完成的任务，并按上一条消息的日期对其进行排序。 最上面是那些进行积极讨论的卡片。 例如，如果您是一家照相馆，并且在所有任务中都有消息或文件，则此方法会很好用。
3.如何理解团队决定不做的事情在第一列中，我们显示该项目的所有未完成任务，并将最旧的任务提升到顶部。 在第二个中，输出已存档，但未标记为已完成。
这些是即使在小型团队中也适用的最简单的示例。 对于拥有至少100名员工的公司，对于不同部门，还有更多有趣的部分，但情况仍然很清楚。 最重要的是-所有这些都无需额外的数据收集工作。 团队可以按照自己的习惯工作，同时仍可以直接了解正在发生的事情，而无需直接参与流程。
实际结论
为了对公司发生的事情，在哪里花费资源，评估公司未来面临的风险有一个客观的了解，有必要从多个方面生成许多不同的报告。 仔细分析，得出结论，如果没有足够的信息，请生成新报告并进行观察。 它总是需要时间。 例如，一周内您可以按优先级观看一列所有项目的任务。 但是在那之后，形成了一种神奇的感觉，您可以在没有直接参与流程的情况下了解公司的情况。
在大型团队中，这更复杂，在小型团队中，则更简单，但是以某种方式，报告系统确实可以成为决策工具。
PS在
8.00 ，是工厂起重机生产报告讨论的
一小部分。