你好 与Sberbank租赁专家联系。 我们工作的很大一部分与文档有关，因此不断改进我们的COURT-文档管理系统符合我们的利益。 坦白说，直到最近，她还是最好的助手，并花费了大量时间和精力。 没有单一的电子存储库，没有文件的自动扫描和验证，也没有控制档案中原件的可用性。
没有现成的解决方案可以解决市场上的所有三个问题，因此我们开始开发自己的项目“ Electronic DOC.office”。 我们将讨论这篇文章中发生的事情。
我们的解决方案包括
简而言之，我们的COURT是一个个性化项目，其中多个信息系统相互连接：Navision，IBM Filenet和ABBYY解决方案套件。
Navision是我们关键的ERP系统，在其中记录了所有过程：从官方注释的协调到内部文件的形成。 公司的所有员工都在Navision工作-从秘书处到财务服务。 我们自己开发和支持Navision，我们拥有庞大的专家团队。
IBM Filenet是我们的文档存储库，在其中生成了所有电子文件。
项目档案ABBYY解决方案包旨在用于文档识别。 它包括一个数据识别子系统和一个信息输入子系统（或扫描站）。 我们长期以来一直与ABBYY合作，并且，如果我们评估市场，这是唯一可以满足我们要求的功能强大的候选人。
这是“电子DOC-办公室”的简要算法：
- 管理人员通过ABBYY扫描文档。 他们的归因结构充满了。
- 文档和完整的归因结构存储在Filenet电子资源库中。
- 文件和署名显示在Navision中。
魔鬼详细
总体工作方案很简单。 但是为了使我们的法院系统更加方便，我们不得不改善所有关键的工作流程。 我们将按顺序描述所有内容。
创建并填写交易对手证
快速创建卡。 现在，只需在卡中输入TIN或PSRN，其他所有信息就会自动填写。 这样可以加快工作速度，有助于避免引入错误的数据和复制卡。
可以自动填充现场的租赁协议
个人责任。 现在，系统中的每个客户都被分配了一个经理，负责数据和文档的相关性。 这有助于避免数据混乱，并及时接收有关承包商的信息。
形成客户和供应商档案
单一档案。 每个交易对手（客户，供应商，担保人）的单一档案结构已经出现，可用于一般用途。 此外，所有下载的文档都易于在电子存储中识别和查找。 不再混乱。
减少纸张工作流程。 在引入新系统之前，我们在发送和存储纸质文件上花费了大量资金。 在新的阶段，我们放弃了一些纸质文档，转而使用扫描副本。
ABBYY扫描窗口控制文件的有效性。 以前，我们不确定我们上传的文件是否相关。 现在，过期的文档以红色突出显示。
文件扫描
扫描质量和单一格式的标准。 ABBYY系统包含对文档扫描副本的格式和质量的要求。
快速装订文件。 我们简化了拼接合同文档的要求，并且扫描过程现在不需要四分之一小时，而只需三分钟。 将文档上载到卷宗也比以前快得多。
合同文件的形成
自动化技术 现在，员工需要对合同和项目卡进行最少的修订，该系统将自行完成大部分工作。
方便的导航。 项目文档中出现了一个方便员工使用的有序结构。
快速填写字段。 Navision系统的开发和合同文档模板的完善使我们能够减少卸载合同后填写字段所需的时间。
验证签名文件
自动条形码。 此功能的引入排除了“手动”数据验证。 该系统仅需三分钟即可比较文档并生成验证结果。
处理文档的电子档案
快速搜索和上传文档。 如果较早前有一项任务是在特定时期内卸载所有合同，则必须手动卸载每个文档。 现在，由于批量上传，系统可以自行执行所有操作。
文档比较窗口
审批队列在线查看存档的文档。 要使自己熟悉存档文档，只需在系统中找到它即可。 电子档案存储从公司成立到项目启动之间创建的所有项目文档。
将文件存储在纸质档案中
快速的文件注册过程。 同样，条形码系统可以提供帮助；纸质档案中也考虑了条形码系统。
电子文件清单。 代替了通常的纸张库存，我们引入了其电子副本。 您可以通过Navision系统与存档员工就文档进行互动。 我们还开发了一份已签订合同的登记册，以控制向归档文件提供文档。
那又如何呢？
我们概述了一些对我们有用的不同改进。 我们希望我们的想法能帮助您改善自己的法院系统。
到目前为止，我们正在跟踪COURT中包含的系统的新版本的出现，并且我们试图立即对其进行介绍。 我们还在Filenet中集成了两个新的大型系统-在不久的将来，电子存储不仅将与Navision一起使用，还将与其他已实施的系统一起使用。
我们很乐意回答您有关文档管理系统及其改进方面的问题。