5月初，我们在迪拜举行了一次名为“
全渠道零售业的胜利 ”的会议，与会人数是我们预期的两倍。 整个准备过程耗时3周。 并非所有事情都是完美的，但总体而言我们感到满意。 我告诉您在国外组织活动时要准备什么，要考虑什么。
从哪里开始
3月，我们在莫斯科举办了
IDRF-国际数字零售论坛会议，共有400名参与者参加。 如果组织得当，此类活动会带来良好的回报-新客户和潜在合作伙伴。 使用IDRF的过程是一样的-结果，许多公司都向我们求助。
我们的代理商专门从事在线零售解决方案，位于莫斯科和迪拜，因此我们决定在俄罗斯之后也在迪拜举行一次活动-专门讨论在零售中实施全渠道解决方案的会议。 如今，许多品牌已经意识到他们需要使用多渠道策略，因为消费者希望与公司进行全面的互动。 但是，大多数人不知道使用什么技术来获得完整的全渠道。 这是当前业务的难题，因此我们毫无疑问地确定了此次活动的主题。
我们通过分析本地活动市场开始准备mitap，我们建议您这样做。 这将有助于了解流行的格式，流行的主题，平均访客数量，并获得有关本地市场的正确想法。 有时候，您似乎对当地情况非常了解，但是很容易错过。 例如，在迪拜，绝大多数付款都是现金支付的，因此最初可以假定网上银行或电子支付这一主题并不有趣。 但实际上，恰恰相反，这些是吸引专业人士和个人的发展前景。
就我们而言，事实证明，4月中旬将举行中东无缝展览，而5月5日，斋月已经来临，专业活动停滞不前。 因此，我们必须大幅度加快速度，才能在Seamless和Ramadan之间进行调整。 时间非常重要，因为没有经验的组织者可以将活动安排在当地的死季节。 例如，来自Facebook，Instagram，Snapchat和Leo Burnett的发言人没有发言，因为与斋月一起，大型广告活动将在阿联酋开始，这给当地公司办公室增加了负担。
无缝中东展览如何组织
必须回答四个基本问题：“什么？”，“谁？”，“为谁？” 和“哪里？” 最重要的是活动的主题，演讲者，参与者的目标受众甚至平台的组成取决于会议的主题。 我们选择了在线零售，并召开了一次品牌和营销商代表会议。
讲者 他们吸引了参与者，因此选择经验丰富，有魅力和受欢迎的人，所有免费发言的演讲者可以分为两类：品牌代表和初创公司代表，包括中型企业主。 与品牌商谈绩效很难，因为总是会邀请他们到某个地方。 只有个人关系会在这里有所帮助。 我们的区域总监Marina Litvinova与以前的同事进行了互动，并组织了梅赛德斯和化妆品品牌Jardin de Parfums的代表做演讲。
演讲者在全渠道零售中获胜与初创公司代表和企业主进行谈判要容易得多。 通常，他们像PR一样活跃，无论如何，他们都看到了晋升和建立社交网络的机会。 因此，在与他们合作时，您无需说服，而是为了找到具有强大专业知识的真正有趣的人物而淘汰掉。 理想情况下，如果创业公司的创始人曾经是国际品牌的高级经理。 这样的人有丰富的经验，愿意分享。
一旦决定举办活动，您需要寻找发言人。 许多人的日程安排很忙，他们只会因为不得不在其他地方表演而拒绝。 我们的计划中有六个人，但是为了找到他们，我们不得不与二十个人进行谈判。 还有更多的电话和信件。 结果，在最终版本中，我们得到了七个确认而不是六个确认，并且在活动的前夕，没有一位发言者。 因此，请确保有可以保证的备用扬声器。
还应从战略上选择演讲者-拥有大量网络的人。 因此，如果他们拒绝发言，他们可以为自己提供一个有价值的选择。 如果他们同意，那么他们将带来一些参与者。 出席我们会议的与会者中有一半是应演讲者邀请而来的。
参加者 。 我们不出售米塔普门票，因为我们想用它寻找新的大客户。 而且，展望未来，我会说这是有可能的-我们从国际消费电子品牌在迪拜获得了一些有希望的潜在客户。 如果参与是免费的，那么找人就容易得多。 我认为，如果我们必须为参加会议付费，我们将无法在三周内组建一个完整的大厅。 在这种情况下，最好在大约六个月内开始。
最初，预计有30位与会者，并且只有一个合适的会议室。 但是到了某个时候，我们意识到会有更多的访问者，因此我们开始寻找可容纳60人的网站。 结果，几乎所有参与者都在那里。 此外，我们不能仅根据大厅的容量来选择地点，因为在迪拜，地点的地位至关重要。 只有这样，许多参与者才能决定是否参加活动。
游乐场 如果活动是非盈利性活动，建议您节省所有费用，包括租用房间。 最好使用加速器的会议厅，工业园区，地方行政部门-任何对发展该地区的业务联系感兴趣的组织。 当您在某个站点上达成协议后，请立即讨论设备租赁的费用。 有时会发生免费赠送大厅的情况，但是投影仪，麦克风，家具等是单独计费的，这与出租房间的费用相当。 与该站点一起，我们可以获得免费的投影仪和技术支持。
会议室是由Astrolabs加速器提供的，我们是其中的居民。 但有一个细微差别：大厅只能容纳30人，我们已经决定邀请更多人。 当时，该加速器有一个可容纳60人的新平台，但尚未调试。 我们说服了Astrolabs管理层为我们提供了10天的空间。 同时，他们想出了一个方案，如何解决这个问题，如果该网站无法解决问题，该如何免费获得另一个网站。
为此，向酒店提供了两种版本的易货交易：简单和高级，并增加了我们的义务。 通过简单的套餐，酒店提供了一个免费的房间，并相应地在参与者之间做广告。 这是一个很好的报价，因为我们收集了营销预算经理，他们还举办活动并寻找场地。 酒店可以展示自己的水平并结识潜在客户。
扩展包还包括餐饮，我们承诺邀请当地媒体，社交媒体和影响者。 上周末，我们与四家酒店进行了交谈，他们都喜欢这个报价。 但是最后，不需要此选项，因为Astrolabs确认了一个大型站点。
餐饮业 参加者的食物几乎都是由易货组织的，其价格比通常的价格低五到六倍。 餐饮由位于五星级JW万豪侯爵酒店的卡塔赫纳酒店饭店组织。 玛丽娜在活动开始前几周与活动的代表会面，并商定了服务。
如果您不能就营养达成共识，请自己整理。 强制性下限：水，咖啡和茶。 建议尽量少吃零食：三明治和糕点。 您可以尝试在当地面包店以批发价购买。 但是水生产商，咖啡和茶品牌不太可能享受折扣。 会议应该足够大以使他们感兴趣。
如何吸引参与者
我们利用国际服务Meetup.com的服务，通过它们他们组织了迪拜的所有活动：从瑜伽课到商务早餐。 它有助于广泛宣布事件并快速收集访问者，但不提供用户数据。 因此，会议的一部分大厅被非目标观众占用。
在其他免费促销方法中，我们使用了网站上的公告，Facebook上的群组和页面，包括IDRF会议，加速器网站上的新闻以及通过其通讯的邀请。 如果您没有数千个订阅者，但仍然有所贡献，那么免费方法将不会带来很大的回报。 我们还在Facebook和LinkedIn上发布了付费广告，每个频道收费500美元，而后者却要贵出几倍。
Facebook并未带来可观的回报，因为据感觉，它仅在俄罗斯用作商业网络，而在其他国家/地区则是与朋友交流的地方。 下次我们完全不打算使用它，而是关注LinkedIn。 它确实是帮助网络的工作工具。 如果您打算在国外举办活动，请确保事先创建一个LinkedIn页面，并定期为其添加内容。 到邀请参与者时，您需要一个激荡的页面和一个广泛的朋友圈。
共有110人注册了mitap，其中56人来了| 转化率为51％| 对于免费活动，这还不错。 通常，如果参与者没有花这笔钱，则视察为可选项。 必须考虑到这一点，并尽量不要限制注册，否则大厅中可能有太多的空座位。
结论
- 活动免费时，可以快速组织。 如果要点很明确：演讲者，讲台，饮食，那么两个星期就足够了。
- 想想活动的总体主题。 它应该与您业务的主要重点产生共鸣，但不应该与广告有关。
- 要聚集相关参与者，最好使用个性化邀请。 发送信件或致电预编译列表。 要求发言人邀请参与者。 因此，您可以吸引目标受众并节省广告费用。 建议在注册新参与者后联系他们，以过滤掉随机的人。
- 呼叫不必要的发言人，以免依赖不可抗力：疾病，紧急商务旅行等。
- 升级网络，因为它简化了组织。 在同一个迪拜，人际关系总是最重要的。 即使是像帽一样的熟人，也会得到比冷战时更多的回报。 如果我们在迪拜没有主要组织者Marina的王牌，拥有强大的人脉和广泛的联系，那么我们将无法按时完成任务。 因此，在开始之前，请列出在陌生国家可以提供帮助的人员的列表。
- 提前打开您的LinkedIn页面，并在其中填充内容以免费吸引成员。