数字代理商Roman Kvartalnov的创始人分享了一个简单的解决方案，该解决方案有助于使生产过程透明化，可以随时评估项目和整个公司的成本，还可以节省约100万卢布的员工汇报。
您知道公司的成本吗？ 您能否获得有关昨天3分钟内完成的工作的信息？ 在一个星期内？
四年前，我开设了公司。 一开始，我们有一个小团队。 显然，成为一个有机体的人越少，他们就越能更好地协调工作。 在第一年年底，我们开始积极扩展并面对增长问题。 在某个时候，我们只是失去了对公司内部流程的控制，开始随机地做出决定。 有一个术语-“混乱管理”，可以解释如下：管理者无法预测风险，不断扑灭大火并且不了解发生火灾的原因。 此方法有2条开发路径：
1.意识到这就是生命，消防员的角色已分配给企业的创始人。 在这种情况下，您的天花板是个很酷的消防员，超人消防员。
2.认识到灭火是以螺旋方式发展的，即 时间在继续，任务在增加，资源在减少。 在这种情况下，您的目标是发挥自己的能力，超越自己，克服问题，并尝试找到系统解决方案。我倾向于假设并测试它们。 这种方法是我在大学学习核物理的大学的老师们提出的。 实际上，我将相同的方法应用于业务。 我发现一个问题，假设可以将流程系统化的管理决策，并检验我的假设。 解决“永久消防”问题的一种假设解决方案是对公司成本进行实时操作控制。 为了访问此信息以及其他重要信息，我确实需要定期的员工报告。
必须打乱从事系统界面，门户，移动应用程序和其他数字解决方案的设计，我们在一个充满创造力的疯狂团队中工作。 在我们当中，组织最严密，纪律最严的人是开发人员，其他所有人：设计师，脚本作者，撰稿人，设计师，经理，分析师，营销人员，销售经理，客户-恶意破坏了每日报告的填充。 这使经理失去了实时快速评估项目成本并做出重要管理决策的机会，最终导致利润损失。
历史上发生过这样的事情，对我们来说，工作结果的质量和实现客户业务目标的必要条件。 但是同时，为了追求相同的质量，我们可能会进入不受控制的处理过程，这会导致项目预算令人沮丧。
解决方案我们从原始的解决方案开始-我们引入了以Google表单填写每日报告的规则。 该解决方案非常简单，可以理解并且不是特别有效。 更准确地说，每日报告的平均每月占用率不到15％。
我们尝试了奖励，发现了我们不喜欢的东西，更改了Google表单的用词，进行了个人对话，并解释了这一点的重要性，但不幸的是，这一过程中的人为因素并未消除。
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为了简化填写报告的过程以及提高员工的专注力，我们引入了使用计时器完成任务的做法。 一切都很简单-承包商在任务开始工作期间启动计时器，并确定执行任务所花费的时间。 这样一来，就不必在一天结束时回忆执行的任务的数量和本质。 令我遗憾的是，只有超级系统的，纪律严明的人才能以这种方式工作，而其中很少。
那么需要做什么，以便人们填写每日报告
是否定期，独立，快速，简单地在管理层的不必要请求下进行？
我一直想知道在什么条件下以及人们为什么会做出某种选择：购买或不购买，不按按钮，书写或打电话等。在这种情况下，心理学，神经营销，神经经济学和生理特征方面有许多科学方法人体。
一种趋势引起了我的注意-这就是“人工智能”的概念。 我认为，这是系统开发的最高程度。 系统与人之间的交互有几种交流级别：
1.人是系统。 这些是人作为行动发起者的输入工具
（Word，Excel，Paint，用于购买商品的终端，停车位，公共交通等）2.人-系统-人。 这是使用该系统
（信使，任务管理器，Yandex出租车，Uber等）建立人们的互动的方式
3.系统-人。 这是这种互动的构造，系统在该对话中发起对话
（Google基础设施就是一个很好的例子。您购买机票，并在出发当天收到以下内容的提醒：“今天您在这样的时间段飞行。从地理位置到机场的路要花那么多时间那么是时候前进了”）为了排除人为因素，解决我们问题的方法是创造条件，使系统本身成为对话激活的发起者。
出色的解决方案是Telegram机器人-零没有人会记住有必要填写报告，但是系统（零）会独立启动对话。 这是一场对话。
怎么样了在工作日结束时，员工电话上会弹出一条有关电报中新消息的通知：“来自零的新消息”。 一个人打开一个熟悉的对话窗口，然后简单地回答他可以从朋友那里听到的问题，告诉他今天过得如何。 纯粹的心理作用证明了力学的合理性。 现代人更亲切地看待使者。 跟随链接并填写一些表格是一回事，而用简单的问题来回答一个朋友则是另一回事，例如：“你好吗？”，“你好吗？”，“你今天做了什么？”，“你做了多长时间了？”干嘛？
我们花了大约1.5个月的时间才发布了成熟的MVP。 当我们发布零版的alpha版本时，这一假设得到了证实。 第一个月的平均月租率上升至95％。 这在公司的业务流程中引起了明显的共鸣。
关于零实施的意见：较高的报告完成率不只是公司纪律的体现。 零成本可以节省大量资金。 数学很简单：
他们减少了填写报告的时间-每个月节省了约10万卢布。
平均图片：
一天结束时，每位员工都要填写一份完成的工作报告，平均要花15分钟来记住，迫使自己坐下来填写表格或表格，通常，他不能在旅途中这样做。 他将报告发送给经理，他每周收集一次报告，并花费大约2个小时来收集和汇总摘要信息。
数时间：团队时间：15分钟x 21个工作日= 315分钟/ 60 = 5.25小时x 15人= 78.75小时/月
时间经理：2小时x 4周x 2位经理= 16小时/月
数钱：金钱：78.75小时/月x 1,500 r（考虑发票的平均承包商费用）+ 16小时/月x 2,200 r（包括发票的平均经理费用）= 118,125 r + 35,200 r = 153,325 r填写报告的一个月。
153 325卢布-公司（17名雇员）每月的利润损失。
乘以12个月。
815100卢布
一年下来，一家拥有17人的公司由于填写报告而亏损了一年。
如果员工是一百人呢？ 如果一千？ 尝试为Rostelecom这样的公司进行计算吗？ 还是计算每天有一百多个销售人员报告ROP的销售公司？ 事实证明，这笔钱不菲。
我们设法使该业务流程尽可能自动化和人性化，这一点很重要。
目前，我们机构的每个员工每天都花费2-3分钟与ZERO交谈。 这通常在回家的路上或就寝时间之间发生。 结果，系统自动为公司生成摘要表。
对我来说，节省时间和金钱虽然很重要，但并不是零的最重要价值。 现在，我随时可以向我的经理询问项目的状态，并在一分钟之内得到答案，因为他们总是手头有ZERO的管理版本。
老实说，现在，我可以在没有管理人员参与的情况下，获得有关整个报告期内项目成本的信息，包括上周，所选日期的成本，每位员工的工作效率以及有关人为破坏系统或实际从事系统工作的人员的报告。悲伤。
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对于我们而言，团队中每个人的情感状态以及团队的情感智慧比以往任何时候都变得越来越重要。 在开发的这个阶段，我们的零成本已经使我（作为所有者）和公司的所有领导与员工保持联系。
ZERO被证明是一种有效的工具，因为它是为解决特定问题（特别是我们公司）而创建的。 这再次证明了实验的重要性。 现在我们不出售机器人，但我们正在积极开发它。 海洋的想法-从对话的一般人性化开始，例如，随机建立对话，进行分析并预测员工和团队的各种绩效指标，与工作中使用的各种服务集成，为员工创建最简单的公司服务（内联网）并以内部公司忠诚度系统结束。 将来，我们计划将他变成Jarvis，这是公司每个成员的私人助理。