许多公司，特别是大型公司的许多公司问自己：“在该IT系统上花了多少钱？”。这个问题很有趣，答案并不总是那么简单。复杂性是由复杂的成本结构和影响许多IT系统的复杂变更的管理共同引起的。

我们还着手准确计算在哪个IT系统上花费了多少钱。

问题陈述

我们的主要任务是确定公司在每个IT系统上花费了多少钱。换句话说，我们试图通过将公司的所有IT成本与IT系统相关联来计算TCO（总拥有成本）（在本文中可以找到IT系统的含义）。仅信息技术部的费用参与了计算，而AHD，租金和工资单的费用未计入计算（希望将其包括在内，但下次需要）。

当前状态分析

第一阶段是对当前状态的分析：如何支付IT成本，我们可以从中得出什么结论以及将来如何使用它们。

分析表明，付款文件不包含有关正在处理哪个系统的准确数据。根据一些间接迹象，个人付款可以等同于某个系统，但无法建立单一方法。根本不可能将付款与业务任务相关联。在大多数情况下，都是在一段时间内支付团队的工作费用。例如，对于许多使用发布交货的系统，最终付款凭证是针对整个发布而不是针对每个发布任务发布的。

第二个同样重要的问题：是否可以根据任务或项目的生命周期建立统计信息？不幸的是，采用的预算系统并不意味着对生命周期成本的精确管理。即在第一阶段，这个想法也被放弃了。

以上所有与咨询费用有关。但是，与基础架构相关的大部分成本，根本不可能在IT系统上分散。事实是，与数据中心的设备购买和工作有关的大多数活动都是一次完成的。即基础设施运营部的同事将所有需求汇总为一项大型活动，并在基础设施活动的框架内花费了费用。

公司预算制度

现在，我们需要讨论一下公司的预算结构。

公司的预算分为以下几类：

预算所属的理事会。
与费用有关的活动领域是财务状况（例如，项目咨询，电话订购费，主要通讯渠道的租金等）。
项目是将成本组合成某种大型活动的组合。

削减预算

在上述各节中，分配了初始预算，该预算被发给了首长级理事会。然后，开始执行向承包商付款的文件-它们列出了所提供的材料和提供的服务，合同的数量以及承包商的数量。

通常，我们在以下方面制定计划预算：管理，财务状况和项目。在上下文中的实际预算：方向，财务状况，项目，供应商，合同和材料。

形成IT系统成本核算方法

为了解决上述所有问题，我们开发了一种用于向IT系统分配付款的系统。它基于下面描述的方法。

在第一阶段，我们决定根据活动方向将成本分配给IT系统。为此，将所有区域分为几组：

IT系统咨询成本：与维护或更改IT系统相关的成本。
基础设施成本。
其他费用。

IT系统咨询费用

在这里，我们采用了这种方法：

以旧费用为准去年的费用，我们分别分析了每笔付款，并确定了与公司特定IT系统相关的费用百分比。这项工作不是很大，只需要查看几百笔付款，就花了几个星期。
对于新的支出，我们有义务让每位经理在付款时指出与付款相关的IT系统。如果付款涉及多个系统，则必须将金额除以这些系统，或指出每个IT系统在总付款额中所占的比例。

基础设施成本

由于在大多数情况下，在大型活动的框架内会考虑基础架构成本，因此我们没有尝试将每次付款与IT系统相关联。相反，所有基础设施成本均归因于基础设施服务（我们有26个）。接下来，我们提出了一种方法，用于根据一些指标将收集的成本分配给IT系统。例如，我们根据IT系统使用的内核分配服务器成本。即我们考虑所有IT系统当前使用的核心总数，然后计算每年购买所有服务器所花费的金额，并计算一个核心的成本。接下来，我们将所有这些成本分配到IT系统中。

所有其他基础架构服务都采用了大致相同的方法。
我同意该模型很粗糙，但是考虑到虚拟化的使用和基础架构的频繁更改，很难提出更准确的信息，并且不需要花费很多精力。

该模型以Excel文件的形式实现，所有参数均写入其中，与基础架构服务相关的成本在IT系统之间分配。在Habr的开放空间中，我很惊讶地发现承包商的一篇文章，该文章帮助我们采用了这种方法，描述了他们对我们任务的看法。

其他费用

在IT部门的成本结构中，发现了与IT系统没有直接关系的支出，例如团队建设活动。经过一番审议，这些费用被排除在分析之外。而且数量很少。

自动化技术

手动关联成本和重新格式化报表需要花费大量时间和精力。由于我们公司拥有预算报告系统，因此我们在其中实施了分配规则。并且，一旦付款数据从报表系统中的ERP到达，其数据就会根据规定的规则自动分布在IT系统中。

一些结果。实施上述所有措施后，我们能够在2018年分配94％的IT系统和基础设施服务付款，并在2017年分配约90％的付款。

由于成本结构或多或少是恒定的，因此通常不必建立新规则，并且需要花费一些精力来维护系统。但是，我们不仅获得了预期的统计信息，还了解了哪些系统花了多少钱，哪些承包商为哪些系统工作以及哪些系统在不同项目中受到影响。有有趣的“发现”。

总结

在介绍了所描述的方法之后，我们能够在IT系统和基础架构服务之间分配2018年付款的94％和2017年付款的90％。

由于成本结构或多或少是恒定的，因此通常不必建立新规则，并且需要花费一些精力来维护系统。

出现一个合理的问题，为什么我们需要这些数据？多亏了他们，我们开始了以下活动：

我们开始为每个IT系统和提供商制定类别策略。也就是说，找出成本结构后，我们可以更准确地了解每个供应商的成本分配。反过来，这使得可以挑选出每个系统中每个供应商的工作总量，并开始与供应商就一年的计划产量进行谈判，以获得更有利的条件。由于以前的历史总量并不总是很清楚，因此我们就每个系统进行了单独的谈判，每个项目都有自己的条件。
有了有关系统成本的数据，我们开始介绍系统的生命周期，并制定维护这些周期的策略。例如，我们的IT环境中的某些系统已经被认为已过时，并计划停用。但是模型显示，我们仍然在它们上花费很多钱。对于某些系统，这被认为是不合理的工作，并且将其重新分配给其他项目，并且在某些情况下，我们决定加快迁移项目的速度。
一个单独的问题是支持费用。根据模型数据，我们找出了支持系统的总成本：许可费和非供应商支持成本。现在，我们正在开发策略，以优化支持部分系统的成本。

另一个尽管是间接的但仍然非常有趣的结果是创建了具有计划事实分析的预算报告。在创建模型之前，此类报告已经存在，但它们是零散的，并且其中的分析师人数很少。当在报告系统中自动化模型时，我们为计划事实分析创建了一个报告，其中包括最大数量的分析师。现在，管理人员可以使用更方便的工具来构建所需的报告（该操作以前可能已经完成，但是每次任务都被优先考虑而被推迟）。

发展历程

目前，我们已经确定了两个发展领域：

为IT创建驱动程序预算模型 。

在此领域的框架中，我们正在创建DIT的预算模型，该模型将使您能够基于IT驱动程序的输入来获得计划的年度预算。我们还可以根据更改和查看动因，而不仅仅是根据支出来保护和调整预算。该项目目前处于活跃阶段，我计划根据其结果撰写一篇文章。
创建用于维护IT资产的统一方法 。

将公司的IT基础架构成本与IT系统相关联的主要问题之一是缺少单个IT资产数据库以及IT资产与IT系统之间关系的完整图（此外，在方法上存在差异，这被理解为IT资产）。现在，我们计划开始一个大型项目，在这个框架内，我们将对基础架构进行完整的清点，并解决维护和会计IT资产的方法问题。我想谈谈这个项目，但是令人怀疑的是，这个主题会引起很多人的兴趣，因为该主题非常专业。

估算公司IT系统的成本