我们将继续分享WebCanape的内部知识，并揭示我们所有的最严重的秘密。 上次我谈到了我们如何
为SEO专家开发
CRM的方法 ，现在我将告诉您我们如何跟踪工作时间以及为什么这样做。
该公司拥有90名员工。 管理和控制如此多的员工根本不好。 由于管理不善，公司服务质量可能下降，项目盈利能力可能下降，整体办公环境可能恶化。 为了避免这种情况，我们实施了对员工绩效的监控。
这是一个全面的系统，不仅涉及员工在项目任务上花费的时间，而且还监视工作的其他重要方面。 在每个人都在转向灵活的开发方法的情况下（并且我们也处于过渡过程中），监视项目的质量和收益很重要，时间跟踪是所有工作的基础。
该系统为我们提供了机会：
- 提高任务速度并缩短项目期限；
- 提前一个月建立实际的生产负荷预测；
- 预测新员工的需求并计划招聘
- 引入管理报告工具；
- 将超过90％的项目带到获利区
。
现在，我将告诉您我们是如何做到的。
绩效监控系统架构
工作控制基于四个支柱：会计人工成本，会计工作时间，监控工作量以及控制盈利能力。 对于这些任务中的每一个，都使用一个单独的工具-只有四个，其中两个是我们自己开发的。
- 人工成本核算。 为此，我们使用Redmine。 在这里，我们为彼此设置任务，并减少了在每个任务上花费的时间。
- 核算在工作场所花费的时间。 每个员工都有一个单独的电子钥匙，通过它他可以打开门进入办公室。 我们安装了Bolid门禁系统，该系统收集有关员工出入口的所有数据。 所以我们知道每个人在办公室多少时间。
- Canape STAT生产监控-内部开发。 这是Redmine收集的所有劳动力数据以及SKD的工作时间信息。 因此，我们可以全面了解所有员工以及部门的工作量（每个部门和每个员工的小时数/任务数）。
- Canape CRM中的获利能力控制（也由我们自己开发）。 该系统包含有关Redmine的所有人工成本的数据，我们可以跟踪项目何时进入风险区域，即工作时间将超过估计时间。
每种乐器及其工作的详细信息如下。
国家结构：我们的时间和思维方式
在90多名全职工作室员工中，约30％为经理。 其余的是生产和管理人员。
现在，生产部门正在级联模型上工作，但是我们正在逐步在大型项目中引入敏捷。 从事生产的员工-开发人员，设计师，布局设计师和其他人员-具有三类劳工：
我们的员工可以将20％的工作时间用于学习新技术，服务和工具，参加课程并阅读专业文献。 唯一的要求是，这种自我发展应在公司发展和当前任务的载体框架内。
行政人员的劳动成本按在办公室花费的时间记录。
经理工作的性质与其他员工的任务的性质和组成有很大不同。 因此，我们不考虑在经理和客户经理的工作上花费的时间。 我们拒绝考虑他们的人工成本，因为如果经理执行了10个以上的项目（并且在WebCanape中得到了类似的信息），那么在手动跟踪时间的情况下，系统之间切换的时间就会增加。 我们尚未开始使此过程自动化，因为事实证明很难计算电话对话，邮件通信和在基础架构条件下自动设置任务的时间。 现在，这不是我们的优先考虑-内部开发部门已加载了新版本的Canape CMS版本。
从经验上看，我们发现该项目平均花费了其所安排时间的10％，因此我们立即将此数字包括在估算中。 如果经理自己执行项目任务（例如，制定策略或上传照片），也就是说，他花费了评估项目时要考虑的时间，那么他会指出在相应任务上花费的时间。
我们如何将会计系统集成到公司的业务流程中
我们没有立即进入当前系统。 首先，他们有针对性地解决了问题，然后将所有解决方案组合在一起。
| 问题
| 解决方案
|
1个
| 项目延迟
似乎每个人都像往常一样工作，但是越来越多的项目完成期限被打乱了。 有必要了解问题所在的哪个环节。
员工人数：最多20人
| 开发人员时间跟踪
为了了解漏洞的形成位置，我们开始考虑开发人员所花费的时间，对其进行分析并调整任务和工作计划的结构。
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2
| 超过项目时间
当他们开始清楚地控制开发人员的时间时，在销售过程中在项目中放置的时间还不够，结果这些项目无利可图。
员工人数：35人
| 项目盈利能力计算
通过对项目获利能力的分析，我们可以调整项目的人工成本估算，并将90％以上的利润带入获利区域。
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3
| 缺乏合并的生产负荷数据
项目越来越多，必须按时完成，生产开始“窒息”。 一些部门提前几个星期被加载，而另一些部门则交出了大部分项目，而其负荷却很少。 每个部门的工作量摘要数据不足，因此无法正确分配项目工作。
员工：40人
| 人工和负荷数据可视化
为了可视化员工负担的所有数据，我们开发了自己的服务，该服务从Redmine接收数据。 所有信息的显示均以热图的形式显示，其中的颜色代码表示特定员工/部门的欠载/超载。
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4
| 员工扩充->难以控制
随着盈利能力的提高，我们开始更快地发展，在营销方面投入更多，这导致了应用程序流量的增加，结果，团队的扩大，以便可以处理这些应用程序。 需要自动化的员工控制。
员工人数：60人
| 与门禁系统集成
大型团队难以管理。 为了保持劳工纪律，我们开始考虑办公室人员的工作时间。 我们所有的员工都是公司的正式雇员。 有关劳动力成本，工作任务数量和工作时间的数据被合并到一个系统中，从而清晰地了解了部门。
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5
| 订单量增加->需要优化工作
随着订单数量的增加，仅考虑工作人员的获利能力和时间是不够的。 我想优化流程，以便在不增加人员的情况下处理大量订单。
员工人数：90人
| 解决已发现的问题并优化性能
我们开始对如何使订单更具成本效益并减少交货时间感兴趣。 在此阶段，我们开始在生产中寻找“薄点”，并考虑优化方法，以便将来获得更多收益。
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让我们更详细地考虑在每个阶段我们进行了哪些工作。
步骤1.计算工时
我们从小开始-引入了任务跟踪器。 他们没有开始实现任何其他计时器，而是在Redmine和他们自己的CRM中完成了所有工作。 这样就可以了解执行特定任务需要花费多少时间。 所有这些都已标准化-出现了任务类型的标准。
之后，他们为开发人员设定了小时工资。 由于采取了这些措施，我们的劳动纪律得到了改善，人们开始对项目的盈利能力有了了解。
步骤2.追踪获利能力和截止日期
为了解决项目截止日期的获利和控制问题，我们长期开发了自己的项目管理系统Canape CRM，在其中我们执行公司的所有服务：从开发到网站推广，每个项目的截止日期都在合同中指定。 我们在CRM中直观地介绍了这些术语。
经理清楚地看到他的项目应在什么时间提交，还剩下多少天，可以在批准时暂停工作。 这也使我们能够在办公室中央的大显示器上显示所有计时数据。 这种可视化可以激发管理者之间的良性竞争，鼓励开发人员，管理者也要注意这些报告，并且可能对项目的进度感兴趣。
除了按时交付项目外，在CRM中我们还可以看到其盈利能力。 该报告显示每个合同的已承诺和已用时间的摘要。
基于这些数据，不难得出每个管理者都是有效的结论。 可以看出每个提交了多少项目，其中有多少个项目-准时，为公司赚了多少。
这是一个开放的统计数据-员工可以看到谁做得更好，谁做得不好。 在CRM系统中，评级是自动建立的。
众所周知，主要的办公室对抗是经理与开发商之间的对抗。 如果开发人员拖出一个项目怎么办？ 我们通过汇总项目数量以及将其提交给KPI经理和开发人员的截止日期来摆脱这种情况。 因此，经理竭尽所能控制开发人员，以使他们不超过任务期限，并按时捐赠。 在将开发人员转移到下一个年级时，我们开始考虑项目交付的及时性。
结果，我们开始监视经理和执行者的负担，他们的有效性和他们项目的收益。 根据这些数据，我们制定增长和发展计划，并运用经济激励措施获得的数据。 所有这些转化为客户服务水平的提高。
我们看到客户留下的评论。 如果我们没有按时完成，我们会警告并解释原因。 现在由生产经理控制。
步骤3.可视化负载
在上一步之后，出现了一些问题，其中之一是我们没有装载部门的数据。 我们不知道，也无法预测，例如，何时布局设计师大跌眼镜并能够再次承接项目。 也就是说，我们实际上拥有所有这些数据，但都是零散的形式。 无法正确解释它们。
为了解决该问题，我们开发了另一项内部服务-Canape STAT。 Redmine系统将有关人工成本，任务和项目的所有数据提供给该服务，其中每个开发人员的人工成本和负荷以热图格式显示。 这是员工在Redmine中完成任务的真实工作。
同时，我们立即查看某个地方是否有多余的地方，与所需的工作时间，缺陷和其他问题区域有明显的偏差。 在我们公司，专家必须每天7小时完成任务。 因此，经理和专家可以看到每个员工工作了多少小时；存在明显的缺陷和处理过程。
在系统中，您可以选择一个专家，并查看他在特定的一天完成了哪些任务，他在这些任务上花费了几个小时以及留下了哪些评论。 因此，您可以确定偏离规范的原因。
第4步-与ACS集成
将这些数据带入系统后，仍然有必要补充一些我们缺少的信息-有关办公室花费时间的数据。 因此，我们将小时人工核算系统与访问控制系统结合在一起。
现在我们看到一个人在任务上花费了多少时间，以及他同时在办公室里花费了多少时间。 这消除了劳动的操纵。 如果员工在工作场所工作了6个小时，并设定了10个小时的任务，则经理或主管会提出问题。 该系统还有助于维持劳动纪律。 我们看到谁经常迟到，谁准时到达。 当办公室有50多人并且他们坐在两层楼和不同的办公室中时，很难跟踪此类情况。
在同一系统中，我们的人力资源专家输入休假，节假日，病假的数据，并填写生产日历。
经理和同事可以看到某人何时休假或请病假。 这简化了团队中的沟通。 所有统计信息均向员工开放。
它还显示每个部门和每个员工的计划工作小时数，以及本月实际工作的小时数。 由于有了这个人力资源部门，报告变得更加容易。 当我们估计每月的标准小时数并与商业任务的人工成本进行比较时，我们能够计划自我发展的时间。
第5步-优化流程
一切看起来已经足够好了，并且控制过程变得更加容易，但是一个问题根本没有解决-无法正确确定任务的优先级。 “什么燃烧-我们先做”的标准原则行不通，因为采用这种方法，所有任务迟早都会变成燃烧的任务，原因是为了更紧急的任务而不断将它们推迟。 因此，有必要以某种方式了解做什么更快，以及谁应该做出决定。
为了解决此问题并使员工了解如何下载它，我们再次确定了Canape STAT。 现在，专家可以看到他们的任务，这些任务大约提前了一个半星期分发了，并且可以根据任务的剩余时间和任务中的执行者来系统地执行它们。
经理和开发人员无需彼此澄清谁将执行什么，何时执行什么任务。 一切都在系统中。 默认情况下，状态为“评估”（您需要为新客户提供答案）和“显示中”（当您需要在实时站点中放置内容）的任务优先。 有些任务的状态为“未售出”。 这意味着该项目一定会启动，需要为其分配时间，但是由于仍在指定任务中的某些数据，因此尚无法启动该任务。 这些任务还包括“优先级”标签-这是最紧急的任务，只有部门主管才能设置此类标签。
我们来做什么
这是很长的路要走，我们还没有结束。 与任何公司一样，我们仍然存在瓶颈。 小计如下：
- 提高完成任务和交付项目的速度。
- 提前一个月预测生产负荷。
- 预测人力资源需求。
- 管理报告工具。
- 盈利区域中超过90％的项目。
- 另一个内部服务：(
最后一点对我们来说并不令人满意，但是当我们开始此过程时，Bitrix和AmoCRM都没有。 我们为自己编写了自己的工具，而无需依赖外部服务。 如果现在摆在我们面前的是这些问题，我们当然会寻求一方的解决方案，而今天这就是我们的瓶颈。 维护和改进系统需要大量资源和开发工作。 但是，有一个积极点-这对新员工来说是一个严峻的挑战。 他们将自己的技能应用于我们的国内产品。
工作时间会计制度的逻辑
对于我们系统中的员工而言，最困难的事情是确定他们在工作上的时间，并在准证系统中应用准证。 很难想象有人无法应付。
董事，部门负责人，团队负责人，直属员工，行政人员-这些规则绝对适用于每个人。 所有人员均保留劳动成本记录并报告在工作场所所花费的时间。 这使我们能够准确跟踪项目的盈利能力和内部任务的成本。
每个人都可以去Canape STAT，看看他或他的同事在该项目上工作了多少时间，来去时将自己与团队进行比较。
我们信任员工，但控制他们。 主管大约每月检查一次劳动纪律，如果有系统的违规行为，则与员工进行对话。 他负责使部门超负荷工作，使下属的表现不佳以及他们的生产力低下，因为他拥有在问题变得严重之前进行干预的所有工具。
实现和提高盈利能力是实施该系统的主要目标。 该系统中的所有工具都致力于最大程度地提高公司的经济效益。
不能批量输入全局更改。
这可能会导致员工的不满，会计时造成混乱。我们逐渐整合了新的会计工具，以便每个人都可以重组并适应新的条件。我们不断地重新思考我们的内部流程，以使时间追踪更加完整，减少员工的劳累。告诉我们它如何与您组织在一起？您使用什么指标评估项目的盈利能力？现在，我们正在准备另一种有关如何以及为什么开发自己的CRM的材料。订阅Telegram中的频道，以免错过。