MS Word经常向我们抛出“意外”：打印时“移出”屏幕截图，“浮动”表，空白页。 本文是关于我们如何寻找替代MS Word（我们没有发现破坏者）的方法，但是找到了改善我们在全球范围内使用文档的过程的机会。
在Uniscan Research，我们使高科技产品成为系列产品。 该公司在B2G（企业对政府）和B2C（企业对客户）领域开展业务。
我们的部门为正在开发的产品，认证文件，市场营销材料，办公室设计和装饰（导航，门牌）开发设计和用户文档。
对于B2C部门中的文档，可以自由选择文档的格式，名称和内容。 在B2G领域，我们开发的大约70％的文档应根据ESKD的要求准备，并以DOCX格式提交给客户批准。
我们将所有操作文档以印刷形式发送给用户，因此所有文档都经过印前准备。 我们的文档有两种目标格式：DOCX和PDF。
为了执行我们的任务，该部门多年来一直使用MS Word。
在用MS Word编译的文档中，每次进行新的编辑时，在大约一半的情况下，屏幕截图“滑出”，带有图标“浮动”的表，以及在打印文档时突然出现不可见的空白页。 这些文档布局操作不仅使文档作者摆脱了时间的困扰，而且还摆脱了从事创造力的需求-开发新文档。
在我们部门的下一次搜索DOCX文档中的不可见空白页期间，提出了尝试新的文档开发工具的想法。 我们希望减少排版和印前准备工作的时间。
结果，我们无法完全摆脱使用MS Word的麻烦，但是在搜索过程中，我们建立了一种用于处理文档的新方案。
接下来，我将尝试告诉您使用什么工具来处理我们考虑过的文档，为什么我们决定采用Confluence，遇到了哪些问题以及如何解决这些问题。
工具选择
我们阅读了有关现有文档开发工具的文章，并与其他公司的同事进行了交谈。 以下工具似乎最适合我们：
前两个工具由于不同的原因而不合适：我们需要我们没有的编程技能，并且要创建新的文档模板，我们将不得不寻求程序员的帮助。 根据我们的想法，与他们合作的过渡大约需要六个月，甚至更长的时间。 由于上述缺点，我们决定放弃对这些工具的全面测试。
从一开始就融合了
所见即所得的编辑器。 平均而言，技术作者需要花费大约一周的时间才能掌握该工具；“不符合GOST”的文档编排更容易。
在B2G项目中，PDF作为用户文档的格式对我们很重要。 因此，我们立即为Confluence-Scroll PDF Exporter安装了适当的插件。 借助它，我们尝试创建具有必要参数的自定义模板。 我们对测试结果感到满意：我们用MS Word制作了其中一个包含大量屏幕截图和图形元素的文档，大约一周了； 在Confluence中，我们设法在2天之内布置了同一文档，并获得了更好的视觉效果。
我们还尝试为Scroll Word Exporter配置模板，以使该模板可以根据所有ESKD规则发布文档。 在阅读了两天的Confluence和Scroll PDF Exporter指南并尝试自定义当前的技术规范模板后，我们意识到该工具不适合根据ESKD要求执行的文档开发。
因此，例如，我们无法对第二个级别的不油腻的标题进行编号，因此该文本不是标题，而是段落。 我必须手动输入段落编号并使用段落样式。 不可能用短划线排列项目符号列表（只能是圆圈，正方形），绘制的编号列表没有点，字母列表仅包含拉丁字母。 缩进只能手动调整。
在我们开始掌握Confluence的几个月后，该工具的开发人员实现了以原始格式编辑文档的功能。 这使我们能够存储“访客”文档并创建不需要在同一位置严格执行的新文档。 MS Word文件以附件形式存储在Confluence中，在编辑时，它们会打开并保存在用户PC上的MS Word中，并且在保存时，新版本会自动上传到Confluence。
因此，我们有了将Confluence用作可同时解决三个问题的工具的想法：
- 创建知识库。
- 并非根据GOST开发，存储和更新的文档。
- 存储和更新根据GOST开发的文档。
潜在的汇合
我们对Confluence功能的期望没有得到完全满足，但是在测试完成之后，人们对该工具普遍持积极态度。 以下是我们为部门制定的主要优势：
- 自行定制和支持该工具。
- 简单易学。
- 能够组织有关公司产品的知识库，并将所有已编译的文档存储在DOCX和PDF中的能力。
- 支持版本化文档。
- 能够使用单一来源技术。
- 开发人员和技术作者在文档上共同工作的可能性。
- 将工作文件和信息存储在一个地方。
- 可以随时随地从世界各地开发文档的能力。
实作
为了实施Confluence，我们从技术作家部门选择了两名专家，他们研究并测试了该工具的功能。
为了获得持续的技术支持，系统管理员部门为我们指派了一名专家。 他迅速解决了技术问题，并帮助了解了该新工具的基本设置。
同时，我们在技术作家部门中创建了一个工作组，其任务是计划数据存储结构。 我们服务器的整体结构分为与公司项目类型相对应的类别。 类别又按公司产品划分为多个空间。 我们还为内部知识库确定了一个单独的类别。
当负责测试系统的人员深入研究Confluence的工作时，对等培训阶段就开始了。 将知识转移到整个部门大约需要一个月的时间。
技术问题
整个Confluence的实施进展顺利，但存在问题。
版面设计和印前准备
“我以前在MS Word中花了几秒钟。 如何在Confluence中做同样的事情？” -在整个测试期间，我们每天都会问自己一个这样的问题。
因此，如何垂直对齐表格的内容或分配小于16像素的图标大小一点也不明显。
确实，Confluence所见即所得（WYSIWYG）编辑器中的页面格式化功能的基本设置比MS Word差得多，但是如果您进入源代码编辑模式并直接使用HTML代码，则可以大大扩展该功能。
我们阅读了文章，观看了有关HTML布局的培训视频，并分享了我们找到的解决方案。 我们在Confluence中创建了一个单独的页面，在其中放置了有关使用此工具的有用信息。
融合和插件更新
在主Scroll PDF Exporter插件的第一次更新后，80％的宏消失了，页面结构移至Confluence。 后来发现由于插件的新功能而发生了什么。 在整个部门中，我们将文件的结构恢复了几天。 之后，我们制定了未来的更新计划，但我们仍然坚持：
- 在完成本周的主要工作之后，请在星期五执行更新，以消除周末可能出现的问题。
- 分发给系统的所有用户，以告知他们计划的更新时间。
- 升级之前，请备份服务器。
- 更新Confluence的版本。
- 测试服务器，确保所有信息都到位，指向外部和内部资源的链接正常工作。
- 如果您需要更新插件，请再次备份服务器。
- 一次更新一个插件。
- 升级后立即测试插件。
批量通知
当技术作者和开发人员的动荡最终在Confluence中沸腾时，管理员收到了该服务用户的来电。 他们要求通过邮件通知其他用户的行为来使他们免受大规模攻击。
默认情况下，用户只需要转到某个页面一次，此后系统就会将他自动添加到观察者列表中，并且每次更改此页面时都会收到通知。
除此之外，Confluence每周都会向用户发布最流行的Confluence页面的新闻通讯。 幸运的是，此问题已在Internet上广泛涵盖。 解决方案是在系统设置中禁用相应的通知：
现在，只有在文章的注释中提到了他们的姓名时，用户才会收到通知。
服务器稳定性
为了测试Confluence，我们部署了Windows服务器。 在初始阶段，服务器经常“崩溃”。 事实证明，部分问题是服务器上的RAM不足（建议大小为11-12 GB）。 在这种情况下，我们打开建议的系统设置后，其余的问题就消失了。
现在服务器运行非常稳定-中断在2个月内发生了1次。 发生故障时，重新启动足以修复它。
融合中的文档管理
今天，在Confluence中，技术作家，程序员，电子工程师，质量保证人员一起工作。
我们计划完全放弃MS Word，仅在Confluence中开发文档，然后将其转换为DOCX和PDF。 实际上，事实证明，您无需执行冗长的过程即可将所有现有文档转换为新格式，然后在Scroll PDF / Word Exporter中设置模板。 据我们估计，这大约需要六个月的时间。 事实证明，将所有MS Word格式的已开发文档传输到Confluence并在此处进行维护要容易得多。
我们决定不期望根据ESKD的所有要求从Confluence获得出色的格式，而是简单地将所有用户文档有条件地分为“国家客户”文档和“非国家客户”文档。
我们首先以DOCX格式创建文件，并在Confluence中存储和更新。 我们直接在Confluence中开发后者，必要时导出为PDF。
多亏了内置的宏，我们在用户文档中使用了单一来源技术-现在，我们无需在多个版本的文档中手动更改一个参数。
方便的所见即所得编辑器使对完成的文档进行更改变得更加容易-屏幕截图，图标和图形元素保留在原位。
协作编辑功能使您可以在文档上进行协作。 您可以直接在Confluence中与技术专家共享文档，并实时讨论他的评论，而不必通过邮件无休止地散布文档。
要在办公室外工作，无需配置远程访问。 为了能够在家工作，您只需要Internet。
Confluence为用户提供了熟悉的网页界面，能够配置交叉链接并在浏览器中打开多个选项卡以立即工作。
现在，我们存储了所有文档，图形元素，设备照片，并且还在一个地方维护了有关公司产品的知识库。 无需考虑图片来源或文档的最新版本在哪里。
你还想做什么
我们目前正在使用Comala Workflow插件设置Confluence页面对齐过程。 但是，此插件不适用于MS Word附件。 我们借助版本注释来协调此类文档。 现在，我们正在考虑用于设置自动批准DOCX附件的选项。 我希望批准和批准过程与Confluence页面和DOCX格式附件同时使用。
当我们设置附件的自动批准时，我们将尝试从MS Word快速转换为PDF。 然后-将文档发送到我们的印刷产品服务器，印刷公司从那里获取文档进行打印。
突然查找说明
我们从未设法放弃MS Word，但是在寻找替代品的过程中，我们突然发现了更多东西。 Confluence汇集了来自不同部门的开发人员，形成了公司的知识库，并成为了所有公司文档的存储库，无论它们的格式如何。
我们公司的原则是：在任何无法理解的情况下，系统地做出决定。 我们认为，依赖于模型的解决方案要优于基于专家意见或直觉的解决方案。
就Confluence而言，精益创业公司（Lean Startup）的埃里克·里斯（Eric Rhys）的模型派上了用场。 在产品开发中，它有助于旋转，改变产品开发方向。 在寻找替代MS Word的任务中，请更广泛地尝试使用新工具并找到相关的好处。
我们希望其他技术撰稿人能提供有用的模型！