很难想象我们没有开会的工作日。 我们将解决问题，分配任务，讨论计划，并进行回顾。 但是，并非每次会议都可以称为有用和有效的。 如何使工作会议不浪费时间？ 我可以拒绝哪些会议？ 会议的费用是多少？ EPAT商务教练Dmitry Tatti回答了这些问题。
那里有什么样的会议
工作会议的类型很多：日常集会，站立式会议，集思广益会议，回顾，SCRUM仪式。 它们可以根据目的分为三大类。
内容丰富的会议
组织者告诉参与者的一些信息。 通常，许多人被邀请参加这样的会议，谈论任何新闻或创新。 例如，通知公司已出现反馈过程。
讨论会
参与者认为如何解决问题或疑问并分享想法的人。 例如，他们讨论要添加到应用程序的新功能。
决策会议
与会人员需要共同做出决定。 例如，选择整个团队将使用的任务跟踪器。
通常，同一次会议结合了信息，讨论和决策的要素。 在一次聚会中，团队负责人可以将客户的新要求告知团队，与开发人员讨论其实施，并共同决定谁将做什么。
我可以拒绝哪些会议
会议期间，员工没有履行工作职责，因此不会给公司带来利润。 这是一个在线计数器，您可以使用该计数器计算公司在每次反弹中“损失”多少钱。 这就是所谓的“会议费用”。 您需要输入参与者的数量，他们每小时的平均工资，并在会议开始时启动计数器。
预约之前，组织者需要了解是否确实需要预约。 您可以选择退出几种类型的会议。
广泛议程会议
这些会议专门讨论来自各个领域的广泛问题。 它们之所以无效，是因为在不同的时间有一定数量的人参加了讨论，而其他人则排队等候，花费了工作时间。
怎么办 首先，了解您想在集会上提出多少个问题。 然后-计划几次简短的会议，而不是一次长时间的会议，只邀请感兴趣的参与者参加。
多个部门致管理部门的讲话
通常，这些会议是部门在会议上轮流向总经理报告该月的工作结果。 看起来像是将军面前的一系列报道-有人说，其他所有人都在关注和倾听。
怎么办 用与每个团队的一系列短期会议来代替此类会议，然后发出一封包含各部门工作成果最重要信息的一般性信函。
内容丰富的会议
这些会议是公司管理层与员工进行沟通的会议。 通常，如果新闻真的很重要并且涉及到所有人，那么他们没有错。 但是，几乎不可能一次聚集大量的人。 这意味着信息将不会传递给任何员工。
怎么办 首先，通过邮件将新闻发送给员工，然后预约问答环节。 因此，人们将有机会在方便的时候研究信息并思考问题，而不必在会议中匆忙提出。
与众多参与者进行战略决策会议
在这里，我们谈论的是您需要做出某种顶级决策的会议。 这种会议的问题在于它们邀请了不能直接参与决策过程的人。 例如，在一次会议上，项目经理和架构师计算了将客户引入新模块到系统中要花多少钱，而开发人员只是坐下来而保持沉默。
怎么办 仅邀请那些能够真正影响决策的参与者参加集会。
定期团队会议
每个团队成员在会议上讨论自己正在从事的工作以及他计划在不久的将来处理的任务。 与工作团队并驾齐驱还不错。 问题在于有时我们召开这样的会议，是因为这是公司的惯例，是这样规定的，方法是写在一本聪明的书中，而不是因为确实需要它们。
怎么办 如有必要，安排每次会议-如果确实有整个团队需要讨论的主题。
如何组织和召开有效的会议
有效的会议是使所有参与者以及（最好是）项目或公司受益的会议。 集会上的每个参与者都必须了解他为什么被邀请，如何发挥作用以及在出口处会得到什么。
为了使任何会议尽可能有效，您需要：
开始时，组织者需要为参与者提供尽可能多的有关会议的信息。 为此，您需要尽可能清晰地制定会议主题，写下您将要提出的主题和问题列表以及您计划实现的结果。
在会议邀请中，组织者想问与会人员：“您是否同意会议计划，是否需要以某种方式进行更改？ 您还有其他要讨论的问题吗？” 这有助于会议的发起人在会议之前收集反馈，并根据参与者的意愿和需求来调整计划。
例如，项目经理想与项目团队讨论实现新功能的问题。 而对于开发人员而言，他们可以提出讨论现有应用程序体系结构的缺点，这些缺点可能会影响此功能的运行。
准备集会是非常重要的事情。 通常，会议效率低下是因为参与者没有时间去理解，处理和组织他们期望收到的信息。
应在一到两周内安排会议讨论和决策会议。 召开信息会议-在一个或两个工作日内，以便与会人员可以在不久的将来计划和分配他们的工作量。 但是，这不是一个公理-每个集会都必须单独进行。
值得努力确保会议花费最少的时间来实现其目标。 理想情况下，持续时间不应超过45分钟。 那就是我们可以定性感知和吸收信息的时间。 在第90分钟，我们的注意力大大减弱了，在开会两个小时之后，我们感到非常疲倦，以至于我们准备同意任何决定，只要尽快完成会议即可。
设定会议议程是成功的一半。 为了使会议真正有效，您必须遵循它。 为此，您需要一个可以控制会议进度的人员。 主持人既可以是集会的组织者，也可以是参与者之一。
没有主持人，任何集会都可能成为集市。 参与者可以开始争论，切换到其他主题，并阻止其他人发言。 主持人需要确保会议中的参与者有时间讨论计划中规定的所有主题。 人们可以从他那里听到这样的短语：“我们偏离了主题”，“这是一个非常广泛的问题，让我们在另一次会议上讨论它”，“我们通过……”。
需要秘书记录所做的决定，协议，想法和会议的其他要点。 如果未在任何地方记录此信息，我们可以假设尚未做出决定，协议没有确定，并且会议浪费时间。
会议结束后，秘书向所有参加者发送了一封所谓的后续信，其中附有集会的结果。 任何成员都可以担任秘书。
要求参与者提供反馈是一个非常好的主意。 这可以在会议的最后五分钟内完成。 如果您是组织者，请问与会人员：“这次会议对您似乎有效吗？ 如何改善？”
会议应被视为进行工作互动的工具。 改进我们使用的工具非常重要和必要。