如何在开放空间中保持疯狂：从头开始建立新办公室

在行业中，大多数办公室都是以开放空间格式布置的。 这通常会给在这样一个空间中工作的每个人带来痛苦和折磨：人太多了，他们太亲密，经常吵闹，一个巨大的房间看起来不舒服。 您无法打开窗户或关闭空调，肯定有人会吹，另一个人会立即变得闷热。 但是，在计划新办公室时，我们立即意识到这将是开放空间。 意识到所有不利因素后，我们开始提前考虑如何使未来的开放空间尽可能地适合同事的工作。 当然，他们对此表示怀疑，但是有人认为这根本不可能。

长话短说，在搬迁将近一年之后，我可以肯定地说，新办公室比过去好很多倍。 我的同事说，他们上班时有家的感觉。 在削减的范围内，我们将向您详细介绍Lamoda Home是如何为自己提出的，我们设法做得好的事情以及还有哪些工作要做。 我希望我们的经验将对不久的将来将会面临如此壮举的人们有所帮助。

旧办公室怎么了？

搬家的想法并非从零开始。 当我们走进老办公室时，我们喜欢它。 但是公司发展了，我们意识到房间的布局对于许多人来说并不是最方便的，因此禁止自己重建东西。 有更多的员工，在某个时候，我们只是不再有足够的空间。 技术部门已发展到300名专家： 信息技术和数据分析 ，必须位于三层，有时四层。 谈判一直很忙，根本没有其他可以交谈的地方，所以很多人直接在露天场所讲话。 IT基础架构也需要扩展：最明显的是，房间中散布了多少电线。

随着公司的成长，我们开始举办越来越多的活动。 唯一的会议室可容纳300人，即使有30人参加会议，也有必要租用任何会议室。

我们不喜欢旧办公室的饭厅。 面对现实吧-她太可怕了。 公共区域有自动售货机，但显然还不够，那里的食物还算一般。

这些问题中的一些问题通过与房东的谈判得以解决。 但是仍然很清楚，这只是一个临时措施。 我们需要更多的空间来适应我们的需求。 这是一项没有理想解决方案的任务：很明显，无法找到可以按您的意愿从头开始建造的1000名员工的园地，而且价格合理。

座位选择

STO Valentin Shchitov

我们正在寻找面积较大的房屋，以便尽可能少地从一层转移到另一层。 我们检查了莫斯科的各个场所，这些场所可以提供合适大小的房间，并根据舒适度，位置和其他因素的整体范围对它们进行了评估。 对我们而言，非常重要的是有机会自行维修，以完全调整自己的空间。 结果，在几支决赛选手中，选择了BC 1Zhukov。 您可以在那里创建我们想要的办公室。

当然，我们并没有立即接受从Paveletskaya迁至Polezhaevskaya，远离市中心的想法。 但是，许多人发现沿着MCC到Khoroshevo车站很方便，有人在距办公室步行距离之内租了一套公寓，价格比上一间便宜。 我们在守卫的停车场中有更多的地方，对于共享汽车，我总是在大楼周围的免费停车场中找到一个地方。


外部中庭商务中心

初步阶段：收集想法

搬迁的准备工作在货物运输之前六个月开始。 我们的承包商IND Architects介绍了最初的愿景。 之后，我们请所有同事表达他们对新办公室的愿望。 整个办公室直接与设计师在公开会议上记录，排名和讨论所有想法。 设计师和建筑商只有在讨论了每个想法和最终概念的外观后才加入。


愿望清单和梦想是可以理解的，但不是最简单的，但是，我们设法将几乎所有东西付诸实践。


Lamoda办公室位于三层，技术部门位于第二层

可变换的办公室

电子商务平台开发主管Timur Nurutdinov

我们的新大楼共有三层，其中一层完全由IT专家占用。 现在，开发人员，测试人员，分析师，项目和产品都位于一个很大的空间中，但是它们并没有坐在整个办公区域中无休止的平行表行中。 多亏了柱子，非标准角度和经过深思熟虑的工作场所安排，我们为每个团队划分了单独的区域。 实际上，橱柜只有没有坚固的墙壁。 因此，同事们可以快速地互相提问，解决复杂的问题。 同时，由于整个房间的大小，各部门的此类工作区域彼此之间相距甚远-同事们看到彼此经常出现，并且团队之间的沟通变得更加容易。 但是不会出现“蚁丘”的感觉。

每个小组的传统工作室，用围墙围起来，将花费更多。 是的，而且具有灵活性会出现问题-我们正在积极发展，团队也在不断变化，因此划分成内阁的角色将很快失去相关性。 现在，每个团队都有足够的空间坐在长桌旁，彼此之间有宽阔的过道。 移动开发甚至抱怨说他们坐得太宽敞，距离太远，所以我们不得不雇用更多的人加入团队:)（实际上，我们现在希望将这些团队加倍以解决产品问题）。

我们与所有技术管理人员一起绘制了总体平面图，但与此同时，我们积极地征询了同事的意见：有人丢下了图片，有人提出了现成的想法，有人在大会上表达了设计工作室的建议。 最终版本不是第一次诞生-我们反复更改了桌子的布置，会议室的用途和部门的位置。 现在，由于开放空间的区域分布，每个人都知道哪个部门位于哪里。 而且，空间是经过计划的，因此随着公司的扩展，不会造成混乱。

技术部门所在的2层地图

得益于同事们的积极参与和与设计师讨论中产生的想法，我们得到了一个非常活跃的空间。 尽管空间很大，但几乎没有长无聊的墙壁，每个区域看起来都配备齐全，很明显，人们正在积极使用它。 同时，整个房间采用单一有效的设计。 分隔开放空间和会议室的玻璃墙覆盖着镜子和二向色膜，该膜根据角度改变颜色-设计师希望通过一堆试衣间和镜子来重现时尚商店的氛围。 顺便说一句，起初在许多人看来他们走在迷宫中，但是后来我们习惯了，这变得很有趣。


二向色膜看起来像这样（在电话亭的门上）

终极问题：如何将OpenSpace的噪声水平降至最低？

即使在墙壁规划阶段，我们也开始将空间切成小块，分散工作块之间的对讲机，因为它们从地板到天花板是连续的，并且完全阻挡了声音的传播。 甚至连到相邻会议室的门都是从不同侧面设计的，以便一次最大程度地增加人流。 工作场所远离通道区域：没有人坐在马桶或厨房附近。


间接通道，空间分区

舒适多样的会议室是我们提高工作舒适度最有趣，最重要的事情。 在三层，多达43个会议室，这是以前办公室的2.5倍。 那就是设计师的出发地！ 您可能突然发现自己身处牛仔会议室的皮革马鞍中，或躺在超大号毡羊毛制成的软椅子上-我们为每种款式的服装都有自己的风格化房间。















专门的电话聊天室大大改善了这种情况，我们在技术层的25个这样的电话亭中放置了5个，每个人都知道，比OpenSpace中的声音更糟糕的是，扬声器只会扭曲和放大声音。 外围的隔间都装有隔音材料，您可以通过缩放或Skype轻松拨打电话，而不会威胁同事的心理健康。 并且有软垫凳子。 两个人可以轻松地容纳在某些展位中，因此有时也可以用于快速保密对话。


2楼电话亭


中庭电话亭

所有嘈杂的房间-厨房，带打印机的房间，踢脚区-都通过门与工作区隔开，因此某些房间的娱乐不会干扰其他房间的生产。 即使是使用铁的技术支持专家的工作，也要提供一个单独的房间，以免在公共空间造成混乱。 支持部门的专家称其为“填充”。


踢脚区域也由始终关闭的门隔开。

我们实现了想要的结果：将办公室的噪音降到最低。 令我们感到惊讶的是，我们没有典型的“开放空间”，而当发现有300个人在地板上工作时，他们感到非常惊讶。

但是有时候工作需要特别关注，而您却想完全沉默和孤独地去做。 对于这种情况，我们有多达两个解决方案。

带电源插座，Wi-Fi，桌子和椅子的独立隔音室-您可以在几个小时内关闭并平静地思考问题的解决方案。 这些不是装甲会议室，即在邻居连呼吸都无法分神的情况下用于个人工作的会议室。 在技​​术楼层有3个。

一日内政部-这个想法是由业务流程自动化部门的人提出来的，管理部门启动了该试验，然后将该程序推广到开发中的所有工程职位。 根据与团队负责人达成的时间表，每周一次，任何工程师（甚至有时是团队负责人）都可以在家工作。


个人工作空间

我们的办公室被称为Lamoda Home，这并非毫无意义-我们希望它在家里既舒适又舒适。 在家中，有笔记本电脑的人通常不会整天坐在原地，而是在沙发，扶手椅和厨房桌子之间移动。 为了创造从办公室内主要工作场所放松的机会，我们在墙壁上设计了带有隔音垫的特殊壁ni，并在其中安装了不同颜色的豪华沙发，将它们躺下来非常令人愉悦。


办公区旁的舒适沙发


协同工作的软区


脚凳安静地放松，那里有按摩椅和一个睡袋

在宽大的沙发区域，有些团队甚至可以站起来。 高背的沙发也能很好地工作：彼此相对放置，它们为在室内谈话提供了一个隔离的空间，而如果将它们作为分隔物放置在团队之间，则在室外会形成声音的障碍。




高背沙发


桌面开发团队在这里进行站立训练

有余量的计划，然后乘以2。 三个更好

信息技术支持部主管Vlad Almazov

拉莫达（Lamoda）一直在增长，我们试图仔细考虑团队的位置，以在所有地方提供储备。

在迁移过程中，我们最终将服务器从办公室移至数据中心，从而摆脱了服务器机房及其维护。 这样可以更加注意其余的技术设备。 对于有线网络，我们铺设了双重网络容量，甚至在没有工作的地方也放置了插座。 对于监视器，电视等其他设备，我们也得出了许多结论。

顺便说一句，从个人经验中得出的建议：对于那些只考虑搬家的公司，我建议您在进行任何规划之前总是亲自查看一下房屋。 甚至更好-邀请将在此会议室工作的团队或至少邀请他们的领导者。 可能会发现，例如在放置台式机的地方，太阳的光线太亮了。 必须部署桌子，然后将插座放置在不舒服的地方。 您还应该查看如何与工作场所进行通信-例如，员工是否能够将其他设备连接到自己。 尽早注意这些小事情将在以后节省大量时间。

我们精心计划了一个Wi-Fi网络，这要归功于它，员工可以使用笔记本电脑和电话在办公室中自由移动，同时可以使用所有访问权限保持在公司网络中。 现在，无线网络旨在连接2000台设备，我们为其扩展预留了空间。 在布置无线网络时，我们遇到了一个意料之外的问题：粘贴在所有会议室上的漂亮薄膜被金属化，并且完全没有通过Wi-Fi 5GHz信号。 我不得不在会议室中放置单独的访问点。

永远不会有太多的显示器

带有有用信息的显示器在我们的办公室周围徘徊：主要的OKR公司，各地区的新闻，即将发生的事件的公告。

有一个想法可以实时广播在我们位于Bykovo的仓库，在交付城市的转运仓库中，在取货点发生的情况。 试点在技术上是成功的，但是由于法律困难，我们没有启动该项目。 根据法律，这种广播需要获得每个员工拍摄影片的许可。 但是对于其他人来的接送点，这根本无法实现。 因此，尽管我们在世界公司的办公室中看到了类似的情况，但我不得不放弃了这个绝妙的主意-它看起来很棒，而且有助于统一分布式结构。

在技​​术部门所在的二楼，几乎每个团队都对团队开发和支持的关键服务指标进行了调整。 如果发生问题，同事可以通过这种情况来引起兴趣或吸引团队对指标的注意。 当您拥有100多个内部服务时，您必须仔细监视它们。

随着搬迁，我们更新了工作场所中的设备。 现在，我们所有在更新笔记本电脑上工作的开发人员，如果需要的话，每个人都可以配备一台或两台27英寸显示器。









还有更多壁挂式平板电脑负责预订。 我已经提到过，单独的聊天室是我们新办公室的主要功能。 预订系统是其中的重要组成部分。 尽管承包商提供了不同的选择，但最终我们还是使用了一堆Zoom Room，Google Calendar和Google建筑与资源。 一切都是有偿的，但没有卖方锁定，可以使用包括ipads在内的通用设备。 事实证明，这样的设备比专用设备更快，更方便且功能更多。 系统会在会议室的门上显示日程安排，允许您预订日程以供将来使用，或选择“现在”免费的房间进行私人对话。


缩放会议系统已集成到会议室预订中

我们通过Face ID面部识别系统实现了对建筑物的完全访问权限，并可以在办公室中四处走动，因此，如果员工在家中忘记了通行证，则无需写下临时通行证。 每个人都以特殊的方式被特别拍照，起初一切都稳定。 您认为之后发生了什么？ 仅仅几个月之后，人们就开始改变自己的形象：他们长大或割下了刘海，戴上了眼镜而不是眼镜-门停止打开了，因为从他们的角度来看，一个人看起来并不像他自己。 因此，如果您的职业是时尚，则必须再次使用通行证或在系统中拍摄一张新照片。


脸部ID可让您无需通行证即可行走

在办公室内部，我们有一个大型室内中庭，由于我们可以完全控制内部空间，日程和设备，因此我们可以全年安排任何活动。在这里，我们举行了IT收集技术部门的季度会议，在星期五的IT Fests和Tech Talks中，我们将进行其中之一的变压器讲座。

拉莫达乔迁


派对 变压器房中庭的Mitap Mosdroid- 两间会议室合为一间


，可容纳40至50人

营养很重要

在旧地方的一间餐厅彻底糟糕之后，我们意识到了饮食的多样化对我们所有人都非常重要-并尽可能认真地对待餐厅的组织。现在，每个人都有机会花几分钟时间考虑这次去哪里。商务中心有一个不错的餐厅，您可以在那里享用250-350卢布的丰盛午餐，还有几家提供商务午餐的餐厅。

每个楼层都设有带冰箱，微波炉和洗碗机的大厨房。这不是一个狭窄的地方，有两张桌子供人们吃饭和分散，而是一个额外的舒适交流区。同事有时会在那里度过很多时间-那里有沙发，几个围栏区域，您可以在其中陪伴，甚至可以在角落使用笔记本电脑工作。随即，我们为技术文献和技术雷达建立了一个书架。

为了不让茶水流过较长的地板到达厨房，我们计划了额外的咖啡点区域。即使在高峰时段（早上和下午），也没有排队的水或咖啡机。


一楼的 厨房一楼的


厨房

餐食，每日交货，VkusVill，GinzaGo和其他一些供应商为我们提供了现成的食物：打开冰箱，将早餐，午餐或晚餐放在条形码读取器上，然后通过非接触式或卡式付款。起初，一切都在公共领域是不寻常的。这种建立在信任基础上的系统已经运行了一年多，并且显然是完全合理的。


现成的冰箱

许多咖啡迷喜欢旧办公室附近的小咖啡店，因此我们与业主结识了朋友，并邀请他们在我们的中庭开设一个营业点。他们召集了一个新的办公室和一家友好的公司，制作美味的汤和沙拉。在同事的建议下，打开了一个鲜榨果汁的迷你吧。中庭已成为整个办公室的吸引力中心：您可以品尝美味的东西，并在舒适的桌子或柔软的沙发上举行会议。传统上，移动开发团队会在那里站着站着，手里拿着一杯美味的咖啡。


咖啡厅


汤


平滑

同事的其他愿望呢？

实际上，我们实现了我们一开始就谈到的所有舒适元素。

• 他们建立了一个健身房，那里不仅有健身房，而且还有一个乒乓球室。定期举行瑜伽课和EMS锻炼。
  
• 他们制作了淋浴，可在教室上课或步行自行车上班后（或在家停热水时使用）。
  
• 娱乐室配备了按摩椅，酒吧桌和椅子。
  

健身房，铁不包括在框架中

结果我们得到了什么？

因此，为使新的OpenSpace尽可能方便而做的主要事情是：

1. 整个办公室与受邀设计师一起收集并讨论了初步想法。
   
2. 考虑到位置，规模，基础设施以及为自己完全配备场所的能力，我们找到了适合预先形成的要求列表的场所。
   
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8. 我们组织了自己的空间，在这里举行大型和小型活动和聚会。
   

也许有些工作，无论是在哪里单独工作，但对于团队和部门之间的沟通而言，搬迁后它都得到了明显改善。总体而言，气氛变得更加宜人。现在我们大家坐在一起，无需在地板之间跑动，彼此见面，而且由于有足够的空间安排，我们感觉比以前的办公室要舒适得多。

STO Valentin Shchitov

我知道许多积极发展的IT公司都在考虑自己的总部。但是为了避免期望与现实背道而驰，我建议您不要向承包商订购完全交钥匙的项目。值得积极参与新空间的建设，并在早期阶段吸引尽可能多的员工。到那时，我们得到了一个符合公司精神的项目。在我们的新办公室中，我们能够影响某些事物，使其完全符合我们的期望。

您可以在我们的Lamoda Home上仔细看一下，并在视频采访游览中收听有关规划和建设细节的更详细的故事：


您为提高开放空间的生活质量而又不为之疯狂而做出了自己的决定或从别人那里看到了哪些其他好的决定？