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入门团队的六个秘诀：如何跟上一切并发展团队



你好 我叫Dmitry Lee，我是Badoo后端开发团队之一的团队负责人。

当我第一次成为团队负责人时，我开始积极参加会议并阅读有关团队管理的精明书籍。 但是，从那时起，在我的工作中并没有什么改变。 我读了我应该怎样做，应该发展什么，但是我不清楚为此需要做什么。

在找出导致我无法进行设置和改进工作的原因之前，我不得不踩过一两次以上。 因此，为了在Saint TeamLead Conf上发表演讲，我决定从我目前的经验技巧中收集一些我在管理生涯初期没有的技巧。 如果我以前知道这些事，它们将大大简化我的生活。

我想分享的食谱对新手团队负责人会更有用：几年前，我把它们写下来是对自己的一种指导。 本文基于我在TeamLeads Conf上的演讲。


当我是开发人员时，一切都很简单明了。 我做了一些功能，修复了一些错误（当然是创建的），编写了测试等等。 很明显，我在做什么方面做得很好，但并不是很好。

作为团队负责人，我遇到的第一件事是大量的多样化工作（我想每个人都知道这一点）。 一方面，非常小的任务，另一方面-高级任务。 很少有甚至是一次性的任务，而同时又是例行任务。 另外，在行业中，对于谁是团队负责人还没有清楚的了解：在不同的公司中，此人执行的职能截然不同。

所有这些使我想到一个问题：“如果我能够成为团队领导者，领导者将如何理解？” 最好的选择是立即讨论它，而无需等待问题。 所以这是我的第一个食谱...

同意领导


如果不这样做，您很快就会明白，您对重要内容以及团队负责人应负的责任有不同的理解。 结果，对您的工作的评估似乎或什至更糟！ -有偏见。

实际上要谈判什么？ 对于我自己，我将团队领导的职责分为三个部分。



  • 产品设计工作。 这是直接影响业务的工作部分：实验，功能，项目。
  • 技术部分。 团队负责人通常是前工程师/开发人员/测试人员，他负责技术部分，实际上，这也影响业务。
  • 人与团队。 与团队一起工作的质量极大地影响了业务增长和扩展的速度。

如何理解各个方向的领导者对您的期望？ 食谱很简单：

  1. 独立准备重要项目清单，确定团队负责人负责您组织的目标和指标；
  2. 与负责人讨论，最有可能的是，他会添加一些内容，删除一些内容并进行校准；
  3. 修复协议（不是那么重要：笔记本中的笔，Google文档中的笔或您的内部工具。主要是修复它）；
  4. 不要忘记讨论的规律性：业务需求可能会发生变化，您需要及时响应，并在必要时修改目标和协议（频率可以根据任务的规模来确定）。

您越早进行这项工作，就越有可能避免与领导者产生误解。

设置基本工具


我遇到的下一个困难是大量的干扰：生产下降，错误到达，产品经理的工作重点发生了变化。 此外，我们在上面已经确定了实现大目标的过程中，不断需要时间和精力。

在我开始专注于主要事物之前，我没有完成其中一个项目的截止日期。 在工作中，我经常会分心：帮助某人，修复某事，等等。 此后，有时我忘了回到我正在从事的重要任务，而她远非孤单。

当截止日期失败时，我意识到是时候进行一些更改了。

首先要做的是停止。 无需尝试跟上混乱。 第二个是确定什么有助于实现目标，相反是什么干扰工作。

在这两个方向上，必须恢复顺序。

  1. 目标是可视化。 通过可视化，我并不是说在早晨躺在床上时，您需要想象如何完成项目并庆祝。 我的意思是每个目标和协议都应该以可视形式呈现：仪表板，进度表，表格等。
  2. 处理障碍物-系统化：收集所有干扰物并组织处理。

让我们用示例来看看它。

可视化目标


从视觉上将重要与流体分开。

例如，有一个重新设计项目需要在第三季度完成。 我将此项目和其他重要项目提交到“重要项目”仪表板，以跟踪工作区域，截止日期，当前状态和进度，即以视觉方式将其分开。 从技术上讲，这很容易做到：几乎每个任务跟踪器（我们使用Jira）都有标签或类似的标签。 我们基于具有相同标签的任务（例如，“重要项目Q3”）形成仪表板。 因此，重要的项目将永远摆在您眼前。

另外，例如，我们就用户在重要业务组件中面临的最少问题数达成了协议。 再次可视化。 两个图在这里帮助了我：

  1. 已打开和已关闭的错误的时间表，显示最近n天已打开和已关闭的错误的比率。 帮助评估错误数量增长/减少的动态。
  2. 饼图组件任务。 它有助于评估我们在这些或这些组成部分（业务的条件领域）中存在多少问题，并及时更改重点。

是的，所有这些都是数值指标。 问题的严重性和需要完成的工作量在数字后面并不明显（有时一个bug的麻烦比十个bug的麻烦更多）。 但是对我来说，这些数字指标非常有助于评估灾难的规模，并在必要时将力量转移到问题更大的地区。

有障碍地组织工作


我们转到第二部分：我们将讨论导致我无法工作的原因。

在一周的时间里，我记录了自己的障碍。 他们有两个主要来源。

首先，新任务出现在系统的不同位置。 有了我们，任何人都可以在Jira中开始一项任务（我们正在谈论错误和支持）。

其次，这些任务出现的优先级。 作者可能表示该任务很关键，而我们已经有20个其他更关键的任务。

我根据以下计划将这些障碍系统化了：

  1. 我们集中管理。 我更改了响应任务的方法：创建了一个新的筛选器，所有新任务都属于我的团队负责的那些组件。
  2. 我们确认需要执行此任务。 在新的筛选器中，我们可以查看是否需要完成任务，或者有没有必要执行此任务的原因（例如，这是重复的）。 如果需要执行该任务，则我们将其确认（我们为自己设置了一个特殊标志“已批准”和相应的按钮），然后继续进行下一项。
  3. 我们校准优先级。 由于团队了解优先级和待办事项，因此在这里我们相对于待办事项来校准新任务的优先级。
  4. 任务将进行到积压。 我们的过滤器为空或包含最少数量的未查看任务。 同时，待办事项已排序，仅包含需要完成的工作，最重要的是应首先处理的那些任务。

合计 我们设置了工具，实现了可视化的目标，系统化地处理了障碍。 现在很清楚，我们是否遵守协议，并且我们可以更轻松地评估我们的工作。 同样重要的是，现在我们可以及时改变我们的重点和策略，因为我们可以监视我们“被带入”的位置以及哪些重要项目无法应对。

建立通讯


现在，随着项目和任务的显示，我们已经获得了完整的订单，但是您仍然可以发疯。 某些东西继续消耗很多时间。

这就是东西-仅仅是信息的传入流和持续的上下文切换。 他们越多，你变得越分心。 根据各种消息来源，在被另一封信或突然开会分散注意力之后，可能又需要五到十分钟，甚至20分钟，才能再次分散思想过程。 结果，时间变得无处可去：处理各种瞬时问题并试图参与同一任务。 为了专注于真正重要的事情，时间已经不多了。

该怎么办？ 我将沟通工作分为两个领域：

  1. 通过委派和自动化减少入站流量。 顺便说一下，这是2019年TeamLead Conf 大会上Alexei Kataev deusdeorum的精彩报告 。
  2. 正确处理剩余流量。

这些观点并不矛盾，但可以很好地结合在一起。 但是，我将重点讨论第二个问题，因为并非总是可以实现自动化和委派，并且您需要在此处和现在处理传入的流量。

对于我自己，我确定了三个目标：尽可能少分心，不要错过任何重要的事情，并及时做出反应。

从信息来源的角度来看，我的前三名是邮件，信使和会议。 让我们去吧。

自定义邮件


有一种众所周知的“ 收件箱清零”方法。 设置邮件时，我非常依赖它。

1.删​​除完全不重要。

就我而言，这些是无关紧要的邮件，洪水等。我为自己提出了两个标志性问题：“如果我不读这封信会怎样？”和“这封信将来对我有用吗？”。 如果回答“什么都不会发生”和“不需要，则不需要”，那么我设置了自动删除此类字母的功能。 不存档，不关闭通知，即删除。

示例：洪水邮件。

2.现在为不重要的部分设置一个部分。

这部分比较隐蔽。 它与您现在不需要了解的信件有关，但是将来可能会出现这种需求。 我创建了一个主要部分（我称其为“第二重要性”），其中有几类：“ Jira流”，“自动更新”及其他。 所有绕过收件箱的此类信件将立即属于“第二重要性”部分，每个部分均属于其自己的类别。 很难区分“现在不必要”和“完全不必要”，但是问题标记可以帮助我。

示例：部署状态自动更新

3.将重要内容分为几个部分。

现在，传入电子邮件列表仅包含重要的电子邮件。 我将它们分为两个部分：“紧急”和“非紧急”。

-“紧急”。 紧急响应是正常的，因为我们已经摆脱了不重要的事情，因此这里的内容很清楚。

示例：“生产问题”。

-“无限”。 最阴险的字母类别。 必须与他们一起计划好工作。 该类别与“现在不重要”不同，因为大多数情况下都必须执行强制性任务。 许多人（包括我自己）使用待办事项列表（某些甚至可以作为扩展添加到浏览器中，只需单击几下即可将字母转换为任务）。 如果您不喜欢待办事项清单，则可以在手机上使用提醒。

示例：“我们有一个很不错的主意。 让我们讨论一下。 你觉得呢？”

所有这些都是通过对过滤器，快捷方式和自动操作进行微调来实现的：“删除”，“跳过传入”，“创建快捷方式”等。在流行的邮件服务中，它是一种或另一种形式。

总计：我们通过设置自动删除和按类别排序来删除所有不必要的内容。 剩下的一切，我们将根据紧急情况开展工作。 我们立即响应紧急情况，与非紧急情况一起工作-我们计划。



定制信使


下次，食者是使者。 这里只是一些我想分享的技巧。

  1. 首先也是主要的事情是仅启用有关私人消息和提及的通知。
  2. 随时了解客房/频道列表。 最好只呆在您对某物感兴趣或某人需要您的地方。 在所有其他人中，您可以放心离开。
  3. 设置推送通知。 如果您遵守第一点和第二点，则通知将主要在某些信息与您有关的情况下出现。
  4. 不要忽略状态。 例如，当您需要集中精力时，请勿打扰状态会有所帮助。

我们召开会议


三位领导人结束会议！

第一个技巧是关于提醒。 我想你们中的许多人都使用它们并了解它们的用处。 我想完全共享配置。 我制定了这个方案：一天-一小时-五分钟。

当天：有时间准备内容（内容，问题等），如果出于某种原因您以前没有这样做的话。
一个小时：计划做某事，或者相反，在不久的将来不计划任何事情，因为您知道一个小时内您需要出席会议。
五分钟内：带上笔记本电脑，运动，喝咖啡等。

第二个技巧：如果您尚未在日历中使用移动应用，请务必尝试一下。 推送通知形式的提醒为我节省了不止一次，警告即将召开会议。

第三提示：为了避免淹没大量提醒，请尝试仅参加那些确实需要您出席的会议。

借助这些技术，我将交流时间减少了数倍。 通过正确设置通信，您只会被重要的事情分散注意力：应对紧急情况，并计划非紧急情况下的工作。 结果，较少的上下文切换和节省时间。 这将使重点放在目标和协议上。

接下来是什么？ 我们就目标达成了共识，在项目和OS中安排了一些事情，建立了沟通并释放了时间。 但是，项目和任务-这不是很酷的团队负责人的全部职责范围。 酷团队的领导还与团队胜任工作，不断发展。 这个话题非常多。 在这里，还有适应，指导，发展水平，授权等等。 但我建议您从个人卡开始。

取得个人卡


卡片-这种工具在任何情况下都可以让您依赖数据，而不仅仅是像我们许多人一样依赖直觉和记忆。 它有助于您在需要做出决定时以及在客观，及时地发展人员时不会忘记任何事情。

什么是个人卡？

我们创建一个或多个文件（无论外观如何：主要是您拥有某种可以输入信息的源）。

我建议从三个部分开始：技能，发展计划和反馈。

让我们从第一个开始。 首先，您需要列出在公司中有效工作所必需的技能。 如果您已经工作了很长时间并且有足够的经验，那么这将很困难。 如果出现困难，您可以集体完成：与其他团队负责人一起整理和头脑风暴。 如果根本不清楚从哪里开始，您可以将现成的能力矩阵作为基础，并根据需要进行调整。

然后，您需要描述所有权级别。 识别几个级别并确定它们之间的区别就足够了。

在下一阶段，我们将指示每个团队成员的技能，以便随后在制定决策时将其考虑在内。 我什么意思 假设您有Vasya，Petya和某个项目X。项目X包含与客户沟通和技术审核的工作。 您还记得在此之前Vasya已经从事过此类任务，但Petya却没有。 要检查您的记忆力，您可以使用卡片-看看有多少人具有这些技能，并且对于他们来说，这项任务对发展有更大的价值。

这是技能部分的缩写形式的示例。 它对我来说看起来有些不同，具有自己的特征，但是这张照片清楚地说明了这个想法：



在这里，您可以查看特定员工在不同时间的技能及其所有权级别的列表，以及每个级别的含义。 如您所见，该列表不包含编程语言，技术，数据库和其他内容的知识-这些是某些任务和工作技能中更有可能帮助我的团队发挥作用的方面。

发展计划。 我大胆地描述：

  • 员工在某个特定时间应该能够做什么；
  • 他应该处理什么任务以及在什么级别上处理；
  • 哪些责任范围应涵盖。

这是以标记和可证明的经验的形式制定的。 不好：“最好地研究X的组成部分”，“解决问题Y很酷”（通常很难验证）。 好：“完成学习快速入门”，“成为组件X的主要负责人”（从结果中您可以了解目标是否实现）。

令我惊讶的是，并不是每个人都以这种方式或其他方式领导卡牌。 而且，有些人在他们了解此工具时反对他们。 我将尝试回答最常见的异议。

  1. 我对卡牌表达的第一个争论是：直到某个时候，我认为我会牢记所有事情，因为我是团队负责人，我可以！ 但是技能，发展计划和职责范围的数量随团队规模的增长而增加。 责任级别太高，无法完全依靠您的记忆和直觉。 所以我得到了卡片。
  2. “太复杂了！” 答案很简单：不要复杂！ 不要列出100500技能并为每位员工绘制25页的发展计划。 只留下真正需要的信息。
  3. “维护卡需要太多时间。” 我决定自己测试这个论文。 当然，我没有坐在秒表上，但是我整个五个人的团队每个月要花一个小时左右。
  4. “不可能使人们的成长正规化。” 是的，不可能正式描述一个人的成长-这是一个多方面且非常困难的过程。 卡片正是帮助我更加自觉地接近他的原因。 再一次：它有帮助，并且不能代替所有工作。

对自己负责是一回事，而当他人的发展和职业道路在许多方面取决于您时，则是另一回事。 . « », , , .

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  7. Teamlead roadmap . YourDestiny , @DevAlloy , , , , . . !

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结论


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我不会夸大这些食谱的重要性：仅遵循这些技巧不足以成为一个很酷的团队领导。但是，正是这些人一次帮助我摆脱了混乱，建立了工作流程并释放了时间。

由于这些食谱，我变得更有条理，更有意识。当部分工作任务落到正轨时，我就有机会将时间投入到其他方面：流程，团队关系，知识管理等。但这当然是一个完全不同的故事。

感谢您的关注！

Source: https://habr.com/ru/post/zh-CN478722/

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