10个控制系统。 在任务上进行交流和共享文件在哪里更方便？

在过去的7年中，我一劳永逸地从真正的办公室“迁移”到虚拟办公室。 我在家远程工作要舒服得多。 “虚拟办公室”是指项目管理系统。 在与不同公司和工作室的远程工作中，我尝试了十多个。

我将分享在通讯便利性方面使用10个控制系统的经验。 对于我作为内容营销商而言，这是关键。 对我来说，重要的是消息和文件不会丢失。



现在，我与正在开发自己的系统的YouGile合作 。 但是，尽管我的同情心来自YouGile，但完全不同的系统进入了审核领导者的前三名。

我根据许多标准尽可能客观地评估了通讯的便利性：

•“有聊天和实时供稿吗？”
•“评论功能有多广？”
•“是否与云存储集成？”
•“免费提供云中有多少GB？”
•“我可以将文件存储在一个地方吗？”

我根据评分对系统进行了排名：从最弱到最酷。 审查的最后是一个比较表。

10. Megaplan

Megaplan任务中的通讯

聊天和评论

没有个人聊天和群组聊天，但是有实时通讯形式的“通讯”部分。 实时供稿中的消息可以附加到以下部分之一：“工作”，“休息”，“新闻”。 您可以添加调查并附加文件。 通讯也会通过注释在任务卡中进行。 有一个“亮点”-基于任务或子任务，您可以自动创建电子邮件并直接从系统中快速发送。 发件人地址如下所示：i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru。

文件共享

可以从计算机下载文件。 没有与主要的云存储和磁盘集成。 在任务中，文件存储在单独的选项卡中，您可以快速链接到其中的任何文件或将其添加到收藏夹。

讯息通知

在任务中留下新评论时，您可以选择通知哪个同事。 在实时供稿中，您可以选择要关注的讨论。

个人意见

通常，任务通信是必需的功能。 但是起初很难适应该系统。 没有完整性和一致性的感觉，具有多种功能的多样化接口很容易丢失。 尽管如此，它还是CRM而不是通信系统。

9. 特雷洛

Trello任务卡中的评论

聊天和评论

注释在任务卡中交换。 您可以放心地表达对信息的态度，也可以向同事坦白自己的爱-表情符号种类丰富。 您可以将对评论的回复发送给特定的人。

文件共享

任务的附件不会绝对丢失：所有文本，图形和视频内容都可以存储在任务卡中。 从计算机以及Dropbox，Google Drive，One Drive和Box都可以轻松下载附件。 的确，免费关税对文件的重量有限制-不得超过10 MB。

讯息通知

所有通知到达窗口右上角的“铃”。 如果某种任务卡和其中的讨论真的很累，您可以取消订阅。

个人意见

在Trello，一切都很简单明了。 将新员工，自由职业者和客户连接到工作流程很容易-只需共享信息并发送链接即可。 我知道很多人喜欢这个系统，特别是小团队，但是我与Trello的关系以某种方式无法解决。 我试图用它来协调我的两位助理撰稿人和我一起工作的一位设计师的工作。 我们缺乏通信功能，我们不断地从系统“逃离”到通讯程序。 卡片上的评论“很繁重”，请严格遵循这些规则，例如2006年的模型论坛（不为您提供“微博”）。

8.派鲁斯

Pyrus任务中的文件和讨论

聊天和评论

乍一看，界面类似于邮件，甚至还有一个“收件箱”标签。 是的，这仅适用于任务；没有用于私人消息的单独区域。 所有通信均在卡上进行。 方便的功能是引用消息，即您可以回复特定的注释。 如果有些事情不愉快，我们会生气地微笑。

文件共享

在任务中，交换文件非常方便-我们复制并发送同事直接链接到特定文档或图片。 每个卡中的文件都存储在一个单独的列表中，也就是说，您不能在黑暗的注释林中使用手电筒搜索它们。 从Dropbox，One Drive，Google Drive，Box进行数据集成。 在云存储中，会提供10 GB的空间，但只能以付费的方式使用。

讯息通知

通知-与旧邮件一样。 在收件箱的对面，显示新任务和注释的数量。 通知还通过“真实”电子邮件发送。

个人意见

客观上来说，这个系统不错，但是不适合我。 困惑于普通用户无法创建私人任务。 查找权限设置很困难，并且不清楚您的任务是否对同事可见。 结果，事实证明它是可见的，只有管理员才能建立隐私。 而且这种“透明度”有时会造成混淆，并且部分通信会转移到即时通讯程序中。

7. Planfix

Planfix子任务中的通讯

聊天和评论

交流就像一个论坛。 每个任务都有一个块，您可以在其中进行讨论。 注释功能非常广泛：您可以引用消息，喜欢消息，将其添加到收藏夹中，将其固定......还有一些注释：按时间顺序或从新到旧。

文件共享

在单独的窗口“文档”中，您可以访问所选项目中的所有文件。 与Dropbox，Google Drive，One Drive以及所有流行的即时通讯程序集成。 所有价格下云存储的基本大小为1 GB，那么您需要支付额外的费用。 方便地，可以将一个特定任务的所有文档下载到一个存档中。

讯息通知

定制通知的充足机会。 它们可以出现在邮件中，也可以出现在Messenger中：Skype，WhatsApp，Telegram和其他类似的消息。 浏览器中还有弹出窗口和声音警报。

个人意见

在该系统中，可以方便地完成营销任务，该任务由多个阶段组成，并且涉及多个专家。 例如，进行网站的SEO优化或使用上下文进行登陆。 在每个阶段轻松安排任务列表并共享文件和注释。

6. Bitrix24

Bitrix任务中的文件共享

聊天和评论

与爱斯基摩人的积雪相比，沟通的机会更多。 私人和小组聊天，打开和关闭，通话和视频通话，嗡嗡声，视频消息，重要消息，民意调查，表情符号，gif等等。您可以在聊天中喜欢或引用消息，但是，遗憾的是，您无法固定也无法创建快速链接。

文件共享

免费提供5 GB的云存储空间。 与Dropbox，Google Drive，Yandex.Disk，One Drive集成一个好主意是将组和项目创建为单独的文件夹，在其中存储文件并讨论材料。 在我工作的市场部，我们创建了以下组：“新闻通讯的想法”，“问题和答案”，“评论”，“设计”，“社交网络”，“新闻通讯”，“网站内容”，“市场营销” 。 从理论上讲，这非常方便，但是在实践中……一个月之内，我们开始忽略这些文件夹并在共享聊天中共享文件。 那里一切都很快消失了。

讯息通知

弹出窗口，声音信号和带有任务或聊天功能的窗口前的数字。 您可以设置电子邮件通知。

个人意见

Bitrix有很多可能性，但是...由于某些原因，您不使用它们。 这就像一条巨大的渡轮，舒适而豪华，但是却“缓慢地”骑行。 有时候登机比较容易。 最广泛的功能和丰富多彩的“重量级”界面使同事感到困惑和恐惧。 结果，所有的共同工作被转移到聊天室，在那里完全混乱。 但是，这些仍然是系统中的混乱，而不是“一面的”。

5.工作区

在工作区任务中与客户沟通

聊天和评论

群聊仅在付费版本中。 在项目的单个分支中进行通信很方便。 您可以引用消息，也可以通过@提及特定的人。 您可以发表私人评论-当项目中有客户时，这特别酷。 例如，发生在我们身上的事情是：客户写着“一切都很糟糕，我不喜欢！”，而我的经理给我留下了一个私人评论：“保持冷静：）我们什么都不会回答，我会亲自与他交谈。”

文件共享

文件是从计算机下载的，没有集成。 免费试用后，云中只有100 MB可用。

讯息通知

通过邮件接收通知最方便，也有推送通知。 对于项目中的每个单独注释，您可以放置​​自己的通知。 例如，我想在不打扰客户的情况下向同事提问。 我们将其从通知中删除-完成。

个人意见

我们在销售代理机构中使用此系统进行客户和撰稿人之间的沟通。 邀请新朋友加入非常容易；客户没有困难。 界面直观，让人联想到经典论坛，其中的消息“从上到下”。 在特定阶段很容易将新人与项目（例如，校对人员和设计师）联系起来。 通常，该系统可方便地与几个专家和客户以小组形式就任务进行通信。 但是对于一个成熟的市场部门来说，其功能显然是不够的。

4. YouGile

YouGile任务聊天和快速文件链接

聊天和评论

立即引起我注意的通信的主要特征是，每个任务都是作为聊天实现的。 也就是说，除了说明，标签和待办事项表之外，聊天还被“缝制”在每张卡中。 在聊天中，交流比在评论中更生动。 您始终可以转到所有任务的聊天完整列表，包括您自己的任务和其他任务。 也有单独的群聊和私人消息。

文件共享

免费提供5 GB的文件存储空间。 没有与云存储和驱动器集成。 文件共享直接在聊天任务中进行。 为了不丢失重要的文档或图片，您可以使用快速链接将其“固定”在聊天中并添加任何名称标签。

讯息通知

对于任何任务，您都可以订阅或签名，然后他的朋友会收到通知。 私人聊天和任务中会收到新消息的通知。 带有更改的任务以红色概述。 而且，如果同事们完全累了，您可以关闭通知长达30分钟，1小时等，直到一天。

个人意见

现在，我与YouGile团队一起工作，因此与他们的系统交了朋友。 YouGile并不像其他系统那样广泛，但是这些家伙制造的很酷。 我认为这些芯片值得关注。 例如，“镜像帖子”，我以前从没见过，这对于部门之间的交流很方便。 仍然缺少很多功能，例如，通过@引用聊天消息或提及特定人员的功能，但是这些功能目前正在开发中，将很快可用。

3. BaseCamp

在BaseCamp进行项目沟通的篝火聊天

聊天和评论

有可以共享文件的Campfire私人聊天。 有一个单独的“留言板”（类似于“嗡嗡声”）-您还可以与同事进行交流并共享文件。 您可以回复特定评论，也可以添加微笑。 留言板显示所有新注释和附件。

文件共享

所有聊天文件都可以单独显示，并且不会丢失。 文件也可以存储在单独的“文档和文件”板上。 云存储容量-500 GB（按试用价和基本价）。 仅与Dropbox和Google文档集成。 结构清晰易懂，很难丢失一些重要的东西。 您只需要事先同意上传文件的位置：每个项目的留言板，聊天室或“文档和文件”部分。

讯息通知

新聊天消息的通知进入“ Pings”选项卡，其他所有事件的通知均以友好名称“嘿！”进入该选项卡。 为了使同事不会错过此消息，您可以向他发送个人Ping。

个人意见

英文界面使我的一些同事感到恐惧，他们全力反对该系统。 las，不是每个人都告诉他们并理解和记住：“让我们将文件上传到文档和文件中，并在留言板上向所有同事写重要信息。”

2. 打败

Wrike子任务中的通信

聊天和评论

没有聊天，但是与Slack集成在一起，这使得可以同时使用两个系统的功能-Wrike任务+ Slack聊天。 等等-通过任务和子任务中的标准注释进行交流。 还有一个“新闻提要”，可以实时更新并显示员工正在关注的所有工作流程和通讯。 与邮件的便捷同步-您可以将电子邮件从电子邮件发送到系统，然后立即将其转换为任务。 您可以通过@写下某人的名字来在评论中提及该人。 有表情符号和文本格式。

文件共享

在每个任务中，共享文件都很方便，并且与Google Drive，Dropbox，OneDrive，Box和其他服务以及YouTube集成在一起。 免费提供2 GB的云存储空间。 一个大加号-您可以分别查看附加到特定项目或开发板的所有文件。 另一个优点是，可以使所有同事都可以使用通用的材料，而且可以使用有限的材料。

讯息通知

任务中新注释的通知显示在顶部的“收件箱”选项卡中，您也可以配置与邮件的集成。 通知有灵活的设置，您可以订阅特定任务并对其进行监视，只能监视“收藏夹”中的任务。

个人意见

Wrike具有许多很酷的功能，其中之一是用于不同目的的现成项目模板，例如，发布新产品。 借助模板，可以轻松构建结构清晰的项目。 另一个功能是内置编辑器，它使您可以直接在系统中编辑文档而无需下载它们。 总的来说，我在系统中工作很自在，一切都很好。 的确，Wrike对俄罗斯来说有点贵，以美元支付。

1. 体式

Asana任务中的通信和文件共享

聊天和评论

在每个项目中，您可以创建一个单独的“对话”对话，一次签署选定的同事或整个团队。 您可以调整任务的私密性，并大胆地讨论您内心想要的一切-从无聊的客户到去酒吧。 您可以将自己的任务设定为自己，并仅与一个人共享，而不必担心其他同事会看到对话。 在卡片中留下评论很方便：您可以固定一条重要消息，可以通过@与该人联系，可以喜欢或微笑。

文件共享

为了快速访问材料，您可以直接指向任务。 任务中的文件在所有注释上方分别显示，并且始终处于可见状态。 您也可以上一层，在单独的“文件”标签中查看项目的所有文件。 与Google Drive，Dropbox，OneDrive，Box集成。 云上的位置-任意数量，没有限制。

讯息通知

通知显示在“收件箱”选项卡的左侧菜单中。 如果任何任务很累，只需单击所有讨论下方的“离开任务”，就不再收到通知。 也有邮件通知。

个人意见

界面简单，直观，基本功能一开始就很容易理解。 飞行的独角兽极大地喜悦。 Asana是组织可容纳10至15人的小型营销部门的绝佳选择。 但是有一个很大的缺点-缺少俄语版本。 如果团队规模较大，并且并非所有员工都懂英语，那么迟早会出现此问题。

在所有方面都没有理想的系统。 在这里，我比较了与同事之间进行通讯和共享文件的便利性的“调味”系统。 如果我承诺按标准（例如）比较设定目标的便利性，那么评级将完全不同。 因此，您只能通过反复试验才能找到自己的“虚拟梦想办公室”。

顺便说一下，这里是任务管理系统的另一个概述 ，在这里我根据另一个标准考虑系统-处理任务的便利性。

控制系统在通讯便利性方面的对照表：

Asana «Conversations» Google , Dropbox, OneDrive, Box «Files» Wrike Slack Google , Dropbox, OneDrive, Box 2 Basecamp + Dropbox 500 «Docs & Files» YouGile Worksection Bitrix + Dropbox, Google , ., One Drive 5 Dropbox, Google , One Drive 1 «» Pyrus Dropbox, One Drive, Google , Box 10 Trello Dropbox, Google , One Drive Box 10 –